Strona główna / Analizy / Papierowe marnotrawienie czasu w biznesie
środa 19 październik 2016 | Robert Kamiński
Papierowe marnotrawienie czasu w biznesie
Polscy pracownicy tracą od 25 do 30 minut dziennie na poszukiwanie ważnych dokumentów. Jak temu zaradzić?

Polscy menedżerowie w sektorze MÅšP wciąż zwlekajÄ… z cyfryzacjÄ… przedsiÄ™biorstw. Mimo tego, że aż 80% z nich przyznaje, że inwestycje w narzÄ™dzia IT wspierajÄ… optymalizacjÄ™ procesów biznesowych, to rodzime firmy wciąż tonÄ… w stosach papierów. Poszukiwanie ważnych dokumentów firmowych to prawdziwa zmora przedsiÄ™biorstw. WedÅ‚ug badaÅ„ ICM na tÄ™ wÅ‚aÅ›nie czynność pracownicy tracÄ… dziennie od 25 do 30 minut, a to daje łącznÄ… sumÄ™ aż 90 godzin rocznie!  Jak walczyć z papierowym marnotrawieniem czasu?

„PamiÄ™tnik znaleziony w wannie” autorstwa StanisÅ‚awa Lema, to powieść przedstawiajÄ…ca wizjÄ™ Å›wiata, który pogrążyÅ‚ siÄ™ w chaosie z powodu epidemii „papyrolizy”, czyli zjawiska polegajÄ…cego na gwaÅ‚townym rozpadzie papieru. W lemowskim Å›wiecie przed katastrofÄ… papier jest jedynym powszechnym i trwaÅ‚ym noÅ›nikiem danych. Jak siÄ™ okazuje, mimo, że w fantastycznej wizji polskiego autora brak papieru okazaÅ‚ siÄ™ przyczynÄ… chaosu, to mogÅ‚oby siÄ™ wydawać, że w dzisiejszej cyfrowej rzeczywistoÅ›ci nagÅ‚a anihilacja Å›wiatowego papieru nic wielkiego by nam nie zrobiÅ‚a. Prawda jest jednak nieco bardziej skomplikowana – zwÅ‚aszcza w sferze biznesu. WedÅ‚ug badaÅ„ IDC ze stycznia 2016 roku, zdecydowana wiÄ™kszość europejskich firm korzysta obecnie z dwóch, równolegÅ‚ych obiegów dokumentów – cyfrowego i papierowego. Na peÅ‚nÄ… cyfryzacjÄ™ i implementacjÄ™ automatycznych procesów biznesowych zdecydowana jest zaledwie 1/3 przedsiÄ™biorstw. 

Papierowy skład odchodzi do lamusa

Poza oszczÄ™dnoÅ›ciami zwiÄ…zanymi z oszczÄ™dnoÅ›ciÄ… czasu i zwiÄ™kszeniem wydajnoÅ›ci pracy, za zarzÄ…dzaniem procesami biznesowymi (BPM - Business Process Management), opartym na automatyzacji cyfrowej przemawiajÄ… co najmniej dwa bardzo istotne argumenty. Pierwszy z nich dotyczy optymalizacji wykorzystania przestrzeni przeznaczonej na archiwizacjÄ™ dokumentów. TysiÄ…ce zgromadzonych papierowych kart to koszmar wiÄ™kszoÅ›ci polskich biur. Poza tym, że zajmujÄ… one sporo miejsca (a ponadto sporo ważą, o czym przekonaÅ‚ siÄ™ każdy przedsiÄ™biorca zmieniajÄ…cy siedzibÄ™), to potrafiÄ… być także siedliskiem drobnoustrojów, zwÅ‚aszcza jeÅ›li od ich sporzÄ…dzenia minęło kilka wiosen i nie sÄ… przechowywane w odpowiednich warunkach, które nierzadko generujÄ… dodatkowe wysokie koszty. Papier nie należy do najtrwalszych noÅ›ników danych, a wiÄ™c wspomniane zÅ‚e warunki mogÄ… doprowadzić również do jego uszkodzenia i utraty dokumentów. W ten sposób przechodzimy do drugiego, równie ważnego argumentu – bezpieczeÅ„stwa.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

- Obieg dokumentów, który nawet w części nadal polega na przekazywaniu papierowych kopii jest dużo bardziej zagrożony „wyciekiem” danych, lub po prostu ich utratÄ…. W tej sferze szczególnÄ… uwagÄ™ należy zwrócić na archiwa zwierajÄ…ce dane osobowe, które posiada każda firma. Nieodpowiednie ich zabezpieczenie może grozić poważnymi konsekwencjami, zarówno w sferze finansowej jak i wizerunkowej. – uważa Marcin KrasnodÄ™bski Dyrektor Sprzedaży z firmy LoVo, oferujÄ…cej rozwiÄ…zania do zarzÄ…dzania obiegiem dokumentów w firmach.

Sprawa wygląda podobnie w kwestii wypłynięcia na zewnątrz informacji o kontrahentach, budżetach czy strategii firmy. Jak się przed tym chronić?

Optymalizacja czasu i przestrzeni w chmurze

Jak widać, opieszaÅ‚ość polskich menedżerów może mieć negatywne skutki dla ich biznesu. Trudno walczyć z argumentami mówiÄ…cymi o zbawiennym wpÅ‚ywie cyfryzacji na optymalizacjÄ™ procesów biznesowych w firmach, zwÅ‚aszcza w zakresie przepÅ‚ywu dokumentów. Dzisiejsze możliwoÅ›ci technologiczne pozwalajÄ… zastÄ…pić stosy papierów jednym programem, czy aplikacjÄ… dziaÅ‚ajÄ…cÄ… w chmurze obliczeniowej. - Takie rozwiÄ…zania, poza zaoszczÄ™dzonym czasem i miejscem, oferujÄ… również dużo wiÄ™kszy poziom bezpieczeÅ„stwa i gwarancjÄ™ tego, że nikt niepowoÅ‚any nie otrzyma dostÄ™pu do poufnych danych. – twierdzi Marcin KrasnodÄ™bski z firmy LoVo. Åšwiatowy rynek zwiÄ…zany z usÅ‚ugami optymalizacji procesów biznesowych nieustannie roÅ›nie i wedÅ‚ug prognoz agencji badaÅ„ marketingowych TechNavio w 2019 roku siÄ™gnie wartoÅ›ci 10 miliardów dolarów. Okazuje siÄ™, że również na polskim podwórku funkcjonujÄ… już firmy, które oferujÄ… usÅ‚ugi zwiÄ…zane z Business Process Management, a niektóre z nich przetestowaÅ‚y wczeÅ›niej te rozwiÄ…zania najpierw na wÅ‚asnej skórze. - Stworzony przez nas system BPM LoVo, który pozwala na optymalizacjÄ™ i automatyzacjÄ™ procesów zachodzÄ…cych w firmie, powstaÅ‚ w wyniku wewnÄ™trznej potrzeby naszej firmy. Od dÅ‚uższego czasu borykaliÅ›my siÄ™ z problemem nieustannego przesyÅ‚ania dokumentów. System po pierwsze byÅ‚ maÅ‚o wydajny, a po drugie, wraz z rozwojem firmy, staÅ‚ siÄ™ po prostu dużym wyzwaniem logistycznym – mówi KrasnodÄ™bski z LoVo. Dlatego postanowiliÅ›my stworzyć infrastrukturÄ™, która pozwoli nam dokonać cyfryzacji części procesów. ZależaÅ‚o nam na tym, aby wspomniana infrastruktura byÅ‚a na tyle elastyczna, aby pozwalaÅ‚a na utworzenie Å›cieżek dla jak najwiÄ™kszej iloÅ›ci elementów codziennego życia firmy, od obiegu faktur, przez procesy rekrutacyjne, po monitoring i tworzenie raportów.

Ratunek w papyrolizie

Z papierowymi dokumentami zawsze byÅ‚o wiÄ™cej kÅ‚opotu niż pożytku. Do niedawna byÅ‚y one zÅ‚em koniecznym, ale dziÄ™ki nowoczesnym technologiom mogÄ… być z powodzeniem zastÄ…pione przez cyfrowe odpowiedniki. Dokonanie tej zmiany wiąże siÄ™ niestety z koniecznÄ… zmianÄ… mentalnoÅ›ci kadry kierowniczej i wÅ‚aÅ›cicieli przedsiÄ™biorstw. Ci, którzy siÄ™ na niÄ… zdecydujÄ… zyskajÄ… w zamian bezpieczeÅ„stwo i wyższÄ… wydajność pracowników, a co za tym idzie – przewagÄ™ nad konkurencjÄ….

Lovo

Podobne artykuły
Komentarze
comments powered by Disqus
zobacz więcej
Advise me
więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej