Strona główna / Chmura / Biuro w chmurze
czwartek 11 kwiecień 2013 | Robert Kamiński
Biuro w chmurze
Cloud computing zyskuje na znaczeniu i popularności i będzie, zdaniem wszystkich analityków branży IT, coraz powszechniej obecny w przedsiębiorstwach.

Również rynek pozytywnie reaguje na korzyÅ›ci, jakie pÅ‚ynÄ… z zastosowania chmury obliczeniowej i coraz chÄ™tniej wdraża usÅ‚ugi w chmurze. Tylko w ostatnim kwartale potroiÅ‚a siÄ™ liczba pÅ‚atnych użytkowników usÅ‚ug Office 365, wzglÄ™dem poprzedniego roku. Nadal jednak wielu klientów, szczególnie w segmencie MÅšP, w zwiÄ…zku z użytkowaniem rozwiÄ…zaÅ„ chmurowych w formie usÅ‚ug online obawia siÄ™ utraty dostÄ™pu do swoich danych i możliwoÅ›ci efektywnej pracy w sytuacji braku połączenia z sieciÄ… Internet.

Czy obawy sÄ… uzasadnione? 

Office 365 to pakiet usÅ‚ug i aplikacji dostÄ™pnych online. SkÅ‚adajÄ… siÄ™ na niego popularne i sprawdzone aplikacje Office - Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote, Access oraz o szereg rozwiÄ…zaÅ„ usprawniajÄ…cych komunikacjÄ™ i wspóÅ‚pracÄ™, dostÄ™pnych w formie usÅ‚ug – Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online. I tu pojawia siÄ™ pytanie, które zadaje sobie wielu użytkowników. Czy usÅ‚ugi online oznaczajÄ…, że z Office 365 mogÄ™ korzystać jedynie, kiedy jestem podłączony do Internetu? Co stanie siÄ™ wówczas, kiedy nie bÄ™dÄ™ miaÅ‚ połączenia z sieciÄ…? Czy stracÄ™ swoje dane i zasoby albo zmiany wprowadzone w dokumencie?

Office 365 zostaÅ‚ zaprojektowany w taki sposób, aby praca byÅ‚a możliwa niezależnie od tego czy w danym momencie mamy dostÄ™p do sieci. Niektóre funkcje Office 365 sÄ… rzecz jasna zaprojektowane z myÅ›lÄ… o wspóÅ‚pracy z Internetem i wówczas też możemy w peÅ‚ni je wykorzystać. JednoczeÅ›nie, w sytuacji braku połączenia z sieciÄ…, nadal możemy sprawnie wykonywać swojÄ… pracÄ™, tyle że czasowo bez dostÄ™pu do okreÅ›lonych funkcjonalnoÅ›ci rozwiÄ…zania.

Office 365, pomimo tego, że jest rozwiÄ…zaniem chmurowym i oferuje wszystkie wynikajÄ…ce z tego korzyÅ›ci, jak wiÄ™kszÄ… elastyczność, czy niższe koszty w modelu subskrypcji za zużycie, jest dostÄ™pny dla użytkowników także w trybie offline. Oznacza to, że aplikacje dostÄ™pne w Office 365 dziaÅ‚ajÄ… niezależnie od tego, czy komputer jest podłączony do sieci, czy też takiego dostÄ™pu w danym momencie nie ma” – dodaje RadosÅ‚aw Ochotny, odpowiedzialny za usÅ‚ugi Office 365 w polskim oddziale Microsoft.

DostÄ™p do Internetu gwarantuje funkcjonalność usÅ‚ugi Office 365. Nie jest jednak tak, że brak sieci odcina nas od możliwoÅ›ci pracy. WrÄ™cz przeciwnie. W sytuacji, gdy jesteÅ›my niepodłączeni do Internetu nadal możemy napisać odpowiedź na wiadomość email od klienta, nanieść zmiany do oferty dla innego klienta czy zredagować wspóÅ‚dzielonÄ… z zespoÅ‚em prezentacjÄ™. Jedyna różnica jest taka, że wiadomość zostanie wysÅ‚ana, a nasze zmiany we wspóÅ‚dzielonych dokumentach udostÄ™pnione pozostaÅ‚ym ich użytkownikom, kiedy znów znajdziemy siÄ™ w zasiÄ™gu sieci Internet. 

Jak więc wygląda praca z pakietem Office 365 z punktu widzenia potencjalnej utraty łączności z Internetem?

Zapis plików bezpoÅ›rednio w chmurze

Funkcja ta umożliwia zapisywanie dokumentów Office zamiast na dysku twardym bezpoÅ›rednio w bibliotece dokumentów SharePoint Online. DziÄ™ki temu dokumenty sÄ… dostÄ™pne z dowolnego urzÄ…dzenia. W przypadku braku dostÄ™pu do Internetu dokument zapisywany jest lokalnie na dysku, a nastÄ™pnie po podłączeniu do sieci automatycznie synchronizowany z bibliotekÄ… SharePoint w „chmurze”.

Dostęp do poczty elektronicznej

Aplikacja Outlook 2013 pozwala na dostÄ™p do poczty elektronicznej, kalendarzy wspóÅ‚pracowników, zadaÅ„ oraz historii konwersacji w komunikatorze Lync. Naturalnie podłączenie do Internetu pozwala na odczyt i wysyÅ‚anie wiadomoÅ›ci e-mail. W przypadku braku połączenia z sieciÄ…, nadal mamy jednak dostÄ™p do odebranych wiadomoÅ›ci, ponieważ sÄ… przechowywane lokalnie, mamy również możliwość tworzenia i „wysyÅ‚ania” wiadomoÅ›ci, które w takiej sytuacji przechowane zostanÄ… w skrzynce nadawczej i wysÅ‚ane automatycznie w momencie połączenia komputera do Internetu.

DostÄ™p do dokumentów w chmurze

Biblioteki SharePoint Online umożliwiajÄ… przechowywanie dokumentów w chmurze oraz ich synchronizacjÄ™ z dokumentami przechowywanymi lokalnie. Synchronizacja odbywa siÄ™ automatycznie, dlatego nie musimy pamiÄ™tać o zapisywaniu dokumentów w dwóch miejscach – w chmurze i na dysku lokalnym. Wystarczy, że wybierzemy jeden lub kilka folderów, które chcemy synchronizować z chmurÄ…, a każdy plik zapisany w tym folderze na naszym dysku twardym zostanie skopiowany do chmury. DziÄ™ki temu uzyskujemy dostÄ™p do dokumentów z dowolnego miejsca i urzÄ…dzenia.

Musimy również pamiÄ™tać, że każda zmiana pliku na dysku lub w chmurze uruchamia synchronizacjÄ™, dziÄ™ki czemu obie kopie pliku po chwili sÄ… identyczne. Mamy, wiÄ™c zawsze pewność, że zarówno pliki zapisane chmurze jak i te zapisane na dysku naszego komputera sÄ… identyczne i najbardziej aktualne.

W ten sposób możemy również synchronizować biblioteki dokumentów utworzone przez inne osoby i dziÄ™ki temu mieć dostÄ™p do najnowszych wersji ważnych dokumentów firmowych – cenników, ofert, katalogów – nie musimy pamiÄ™tać gdzie siÄ™ znajdujÄ…, bo całą zawartość takiej biblioteki możemy przechowywać na swoim komputerze, a funkcja synchronizacji zapewni nam dostÄ™p do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów

Co ważne, funkcja synchronizacji plików miÄ™dzy chmurÄ… i dyskiem twardym zostaÅ‚a zaprojektowana tak, aby zapewnić pÅ‚ynnÄ… pracÄ™ z Office 365, bez wzglÄ™du na to czy mamy dostÄ™p do Internetu, czy też pracujemy offline. Zmiana treÅ›ci dokumentu niezależnie od tego, czy otwieramy jego kopiÄ™ z naszego komputera, czy bezpoÅ›rednio z chmury jest automatycznie synchronizowana, co daje nam pewność, że pracujemy na najnowszych wersjach plików.

Wszystko to pokazuje, że pakiet Office 365 nie ogranicza możliwoÅ›ci pracy do sytuacji, kiedy mamy podłączenie do Internetu. WrÄ™cz przeciwnie. Przechowywanie dokumentów w chmurze oraz uruchomienie ich synchronizacji z komputerem umożliwia bezproblemowÄ… pracÄ™ z Office 365 nawet, gdy czasowo nie mamy dostÄ™pu do Internetu, dajÄ…c nam wiÄ™ksze bezpieczeÅ„stwo danych, dostÄ™p do potrzebnych materiaÅ‚ów z dowolnego miejsca. Dzieje siÄ™ tak nawet wówczas, gdy nie mamy akurat możliwoÅ›ci skorzystania ze swojego komputera, ale dziÄ™ki synchronizacji w chmurze mamy wciąż dostÄ™p do najbardziej aktualnych, zsynchronizowanych danych.

Microsoft

Podobne artykuły
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej