Komputer w Firmie :: Biuro w chmurze

Również rynek pozytywnie reaguje na korzyści, jakie płyną z zastosowania chmury obliczeniowej i coraz chętniej wdraża usługi w chmurze. Tylko w ostatnim kwartale potroiła się liczba płatnych użytkowników usług Office 365, względem poprzedniego roku. Nadal jednak wielu klientów, szczególnie w segmencie MŚP, w związku z użytkowaniem rozwiązań chmurowych w formie usług online obawia się utraty dostępu do swoich danych i możliwości efektywnej pracy w sytuacji braku połączenia z siecią Internet.

Czy obawy są uzasadnione?

Office 365 to pakiet usług i aplikacji dostępnych online. Składają się na niego popularne i sprawdzone aplikacje Office - Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote, Access oraz o szereg rozwiązań usprawniających komunikację i współpracę, dostępnych w formie usług – Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online. I tu pojawia się pytanie, które zadaje sobie wielu użytkowników. Czy usługi online oznaczają, że z Office 365 mogę korzystać jedynie, kiedy jestem podłączony do Internetu? Co stanie się wówczas, kiedy nie będę miał połączenia z siecią? Czy stracę swoje dane i zasoby albo zmiany wprowadzone w dokumencie?

Office 365 został zaprojektowany w taki sposób, aby praca była możliwa niezależnie od tego czy w danym momencie mamy dostęp do sieci. Niektóre funkcje Office 365 są rzecz jasna zaprojektowane z myślą o współpracy z Internetem i wówczas też możemy w pełni je wykorzystać. Jednocześnie, w sytuacji braku połączenia z siecią, nadal możemy sprawnie wykonywać swoją pracę, tyle że czasowo bez dostępu do określonych funkcjonalności rozwiązania.

„Office 365, pomimo tego, że jest rozwiązaniem chmurowym i oferuje wszystkie wynikające z tego korzyści, jak większą elastyczność, czy niższe koszty w modelu subskrypcji za zużycie, jest dostępny dla użytkowników także w trybie offline. Oznacza to, że aplikacje dostępne w Office 365 działają niezależnie od tego, czy komputer jest podłączony do sieci, czy też takiego dostępu w danym momencie nie ma” – dodaje Radosław Ochotny, odpowiedzialny za usługi Office 365 w polskim oddziale Microsoft.

Dostęp do Internetu gwarantuje funkcjonalność usługi Office 365. Nie jest jednak tak, że brak sieci odcina nas od możliwości pracy. Wręcz przeciwnie. W sytuacji, gdy jesteśmy niepodłączeni do Internetu nadal możemy napisać odpowiedź na wiadomość email od klienta, nanieść zmiany do oferty dla innego klienta czy zredagować współdzieloną z zespołem prezentację. Jedyna różnica jest taka, że wiadomość zostanie wysłana, a nasze zmiany we współdzielonych dokumentach udostępnione pozostałym ich użytkownikom, kiedy znów znajdziemy się w zasięgu sieci Internet.

Jak więc wygląda praca z pakietem Office 365 z punktu widzenia potencjalnej utraty łączności z Internetem?

Zapis plików bezpośrednio w chmurze

Funkcja ta umożliwia zapisywanie dokumentów Office zamiast na dysku twardym bezpośrednio w bibliotece dokumentów SharePoint Online. Dzięki temu dokumenty są dostępne z dowolnego urządzenia. W przypadku braku dostępu do Internetu dokument zapisywany jest lokalnie na dysku, a następnie po podłączeniu do sieci automatycznie synchronizowany z biblioteką SharePoint w „chmurze”.

Dostęp do poczty elektronicznej

Aplikacja Outlook 2013 pozwala na dostęp do poczty elektronicznej, kalendarzy współpracowników, zadań oraz historii konwersacji w komunikatorze Lync. Naturalnie podłączenie do Internetu pozwala na odczyt i wysyłanie wiadomości e-mail. W przypadku braku połączenia z siecią, nadal mamy jednak dostęp do odebranych wiadomości, ponieważ są przechowywane lokalnie, mamy również możliwość tworzenia i „wysyłania” wiadomości, które w takiej sytuacji przechowane zostaną w skrzynce nadawczej i wysłane automatycznie w momencie połączenia komputera do Internetu.

Dostęp do dokumentów w chmurze

Biblioteki SharePoint Online umożliwiają przechowywanie dokumentów w chmurze oraz ich synchronizację z dokumentami przechowywanymi lokalnie. Synchronizacja odbywa się automatycznie, dlatego nie musimy pamiętać o zapisywaniu dokumentów w dwóch miejscach – w chmurze i na dysku lokalnym. Wystarczy, że wybierzemy jeden lub kilka folderów, które chcemy synchronizować z chmurą, a każdy plik zapisany w tym folderze na naszym dysku twardym zostanie skopiowany do chmury. Dzięki temu uzyskujemy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.

Musimy również pamiętać, że każda zmiana pliku na dysku lub w chmurze uruchamia synchronizację, dzięki czemu obie kopie pliku po chwili są identyczne. Mamy, więc zawsze pewność, że zarówno pliki zapisane chmurze jak i te zapisane na dysku naszego komputera są identyczne i najbardziej aktualne.

W ten sposób możemy również synchronizować biblioteki dokumentów utworzone przez inne osoby i dzięki temu mieć dostęp do najnowszych wersji ważnych dokumentów firmowych – cenników, ofert, katalogów – nie musimy pamiętać gdzie się znajdują, bo całą zawartość takiej biblioteki możemy przechowywać na swoim komputerze, a funkcja synchronizacji zapewni nam dostęp do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów

Co ważne, funkcja synchronizacji plików między chmurą i dyskiem twardym została zaprojektowana tak, aby zapewnić płynną pracę z Office 365, bez względu na to czy mamy dostęp do Internetu, czy też pracujemy offline. Zmiana treści dokumentu niezależnie od tego, czy otwieramy jego kopię z naszego komputera, czy bezpośrednio z chmury jest automatycznie synchronizowana, co daje nam pewność, że pracujemy na najnowszych wersjach plików.

Wszystko to pokazuje, że pakiet Office 365 nie ogranicza możliwości pracy do sytuacji, kiedy mamy podłączenie do Internetu. Wręcz przeciwnie. Przechowywanie dokumentów w chmurze oraz uruchomienie ich synchronizacji z komputerem umożliwia bezproblemową pracę z Office 365 nawet, gdy czasowo nie mamy dostępu do Internetu, dając nam większe bezpieczeństwo danych, dostęp do potrzebnych materiałów z dowolnego miejsca. Dzieje się tak nawet wówczas, gdy nie mamy akurat możliwości skorzystania ze swojego komputera, ale dzięki synchronizacji w chmurze mamy wciąż dostęp do najbardziej aktualnych, zsynchronizowanych danych.

Biuro w chmurze

Kto jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo firmowej chmury?

4 zasady zarządzania danymi w chmurze

Firmy w Polsce doceniają chmurę publiczną

5 kroków do podniesienia efektywności i obniżenia kosztów

Z drugiej strony chmury

Wirtualne serwery – oszczędność i bezpieczeństwo

CloudOS: Chmura dla wszystkich

Dodatkowy telefon to dodatkowe problemy?