czwartek 30 listopad 2017 | Robert Kamiński

Zonifero, czyli innowacyjny pomysł polskiej firmy IT

Aplikacja, kt├│ra oszcz─Ödza czas i usprawnia prac─Ö.

Organizacyjny chaos potrafi zabi─ç nawet najlepsz─ů ide─Ö i pomys┼é na biznes. Przede wszystkim jednak – skutecznie zdemotywowa─ç pracowników i popsu─ç codzienn─ů atmosfer─Ö w pracy. Jak tego unikn─ů─ç i sprawi─ç, ┼╝e nawet du┼╝e i dynamicznie rozrastaj─ůce si─Ö biuro b─Ödzie przyjazn─ů przestrzeni─ů, w której swobodnie si─Ö poruszamy? Polska firma IT stworzy┼éa aplikacj─Ö Zonifero, która za chwil─Ö mo┼╝e okaza─ç si─Ö absolutnym must have w ka┼╝dej du┼╝ej firmie na ┼Ťwiecie. To nowa klasa aplikacji typu Digital Office Management, usprawniaj─ůca i uprzyjemniaj─ůca codzienn─ů prac─Ö w biurze.

Wszystko zacz─Ö┼éo si─Ö od potrzeby nowych rozwi─ůza┼ä usprawniaj─ůcych codzienn─ů prac─Ö. Ambicje Roberta Strzeleckiego, wiceprezesa bia┼éostockiej grupy kapita┼éowej TenderHut, wykracza┼éy poza odtwarzanie lub ulepszanie istniej─ůcych rozwi─ůza┼ä i kierowa┼éy si─Ö w stron─Ö nowatorskich, niestandardowych sposobów. Swoj─ů firm─Ö stworzy┼é od zera, stopniowo wprowadzaj─ůc w ┼╝ycie kolejne pomys┼éy i idee, powi─Ökszaj─ůc j─ů o nowe obszary dzia┼éa┼ä i nowych pracowników. Kompetencje, do┼Ťwiadczenie i ┼Ťwietna intuicja sprzyja┼éy szybkiemu rozwojowi firmy. W zaledwie dwa lata firma zmieni┼éa si─Ö w grup─Ö firm, gdzie 4 spó┼éki zale┼╝ne stworzy┼éy najwi─Öksze przedsi─Öbiorstwo IT w regionie podlaskim. Pr─Ö┼╝nie rozwijaj─ůca si─Ö firma nast─Öpnie rozszerzy┼éa swój zasi─Ög  o nowe rynki, otwieraj─ůc 7 zagranicznych oddzia┼éów w Sztokholmie, Kopenhadze, Londynie, Zurichu, Berlinie, Dublinie i Nowym Jorku. Mog┼éoby si─Ö zdawa─ç, ┼╝e nic nie stanie na przeszkodzie w ekspansji na rynku informatycznym. Ale niekiedy najbardziej zaskakuj─ůce wyzwania przychodz─ů od wewn─ůtrz. W ci─ůgu 2 lat liczba pracowników w firmie wzros┼éa dwudziestokrotnie, a powierzchnia zajmowanego biura siedemnastokrotnie… i ten sukces zapocz─ůtkowa┼é problemy.

Sukcesy, po┼é─ůczenia firm i … stopniowa dezorganizacja

W ko┼äcówce roku 2016 TenderHut wch┼éon─ů┼é lokalne firmy IT QBurst Polska oraz LIT. Ju┼╝ pierwsza transakcja spowodowa┼éa, ┼╝e w biurze TenderHut zjawi┼éo si─Ö kilkudziesi─Öciu nowych pracowników, którzy razem ze swoim sprz─Ötem i narz─Ödziami pracy próbowali znale┼║─ç dla siebie miejsce w nowej rzeczywisto┼Ťci. Do codziennej pracy zespo┼éu wkrad┼éy si─Ö chaos i dezorganizacja, utrudniaj─ůc szybk─ů komunikacj─Ö i sprawn─ů realizacj─Ö zada┼ä. Nowi specjali┼Ťci nie do ko┼äca odnajdywali si─Ö w przestrzeni biura, stale kto┼Ť wchodzi┼é do sal konferencyjnych, w których odbywa┼éy si─Ö spotkania, siada┼é za biurkiem osoby na urlopie albo te┼╝ zjawia┼é si─Ö na zebraniu, które ju┼╝ dawno odwo┼éano. Firma stan─Ö┼éa przed obliczem nowego wyzwania.

Robert, jako mened┼╝er z wieloletnim do┼Ťwiadczeniem, zdawa┼é sobie spraw─Ö, ┼╝e im d┼éu┼╝ej taka sytuacja b─Ödzie si─Ö utrzymywa─ç – tym wi─Ökszy mo┼╝e by─ç jej negatywny wp┼éyw na dzia┼éania firmy. Po┼é─ůczenie du┼╝ych firm wymaga w praktyce perfekcyjnej organizacji zada┼ä i doskona┼éej elastyczno┼Ťci przy rozwi─ůzywaniu kolejnych, pojawiaj─ůcych si─Ö komplikacji. A te pojawiaj─ů si─Ö na ka┼╝dym etapie – zarówno przed jak i po po┼é─ůczeniu. Potrzeba wtedy sprawnego sposobu komunikacji wewn─ůtrz firmy, organizacji wspólnej przestrzeni pracy, logistyki zwi─ůzanej ze sprz─Ötem biurowym i informatycznym, czy te┼╝ efektywnym systemem pracy oraz dokonaniem niezb─Ödnych formalno┼Ťci natury administracyjno-kadrowej.

Brakowa┼éo narz─Ödzia, które rozwi─ůza┼éoby problem dezorganizacji i pozwoli┼éoby i┼Ť─ç naprzód. Pojawi┼éa si─Ö idea stworzenia aplikacji, dzi─Öki której ka┼╝dy nowy cz┼éonek zespo┼éu móg┼éby, pocz─ůwszy od pierwszego dnia, czu─ç si─Ö w firmie komfortowo i porusza─ç w niej swobodnie. Gdyby wszyscy mogli si─Ö zna─ç, wiedzie─ç dok┼éadnie gdzie, kto siedzi, gdzie znale┼║─ç osob─Ö, z któr─ů codziennie mailuj─ů w sprawie okre┼Ťlonego projektu – czy┼╝ nie by┼éoby idealnie?

Biurowe ┼╝ycie w aplikacji

Wiedzia┼éem, ┼╝e szybko musz─Ö znale┼║─ç rozwi─ůzanie i sprawi─ç, by mimo szybkiego rozwoju firma nie straci┼éa swojej wyj─ůtkowej, rodzinnej atmosfery sprzyjaj─ůcej kreatywno┼Ťci – mówi Robert Strzelecki.– Pami─Ötam, jak usiedli┼Ťmy do tego projektu po raz pierwszy. Burza pomys┼éów i rozwi─ůza┼ä, flipczarty wype┼éniane jeden po drugim, ca┼ée sterty nowych bloków, wykresów, schematów. W pewnym momencie Mateusz Andrzejewski, CTO SoftwareHut zaproponowa┼é: „Ch┼éopaki, spójrzcie na stó┼é, my wsz─Ödzie chodzimy ze smartfonami. Zróbmy moblin─ů apk─Ö, taki biurowy organizer.”. Pomy┼Ťla┼éem, ┼╝e mo┼╝e nie by─ç ┼éatwo, bo to musia┼éoby by─ç kilka systemów w jednym. Ale jazda samochodem po obcym mie┼Ťcie te┼╝ kiedy┼Ť budzi┼éa dezorientacj─Ö… a potem powsta┼é GPS. Mo┼╝emy prze┼éo┼╝y─ç mechanizm „odnajdywania miejsc” z przestrzeni miejskiej, na przestrze┼ä biurow─ů. Tak zacz─ů┼é rodzi─ç si─Ö nasz pomys┼é – podsumowuje Robert Strzelecki. Kilka tygodni pó┼║niej zespó┼é programistów z SoftwareHut, jednej ze spó┼éek-córek grupy TenderHut stworzy┼é nowatorsk─ů aplikacj─Ö – Zonifero. Rozwi─ůzanie, które cho─ç uszyte na miar─Ö TenderHut, okaza┼éo si─Ö uniwersaln─ů odpowiedzi─ů na problem dezorganizacji w ┼Ťrednich i du┼╝ych firmach.

Zonifero, czyli jak odnale┼║─ç si─Ö w biurze i pracowa─ç szybciej

Jak dzia┼éa to rozwi─ůzanie? Jednym klikni─Öciem sprawdzamy, gdzie pracuje osoba, z któr─ů mailujemy w zwi─ůzku z realizowanym projektem. Widzimy, gdzie znajduje si─Ö jej stanowisko pracy, na którym pi─Ötrze, w którym pokoju. Z ┼éatwo┼Ťci─ů, bez pytania o drog─Ö, mo┼╝emy j─ů znale┼║─ç i nawi─ůza─ç kontakt. Zonifero pokazuje te┼╝ drukarki, sale konferencyjne, toalety czy miejsca rekreacyjne. – ┼╗eby nie by┼éo niedopowiedze┼ä. Zonifero nie ┼Ťledzi ludzi. Nie zbiera statystyk, kto ile czasu sp─Ödzi┼é w  toalecie, czy na papierosie. To nie jest system kontroluj─ůcy, tylko u┼éatwiaj─ůcy biurow─ů komunikacj─Ö i organizacj─Ö. Aplikacja pokazuje pracownikowi, gdzie on sam si─Ö znajduje i gdzie s─ů stanowiska pracy pozosta┼éych wspó┼épracowników. Kiedy kogo┼Ť szukamy, to mo┼╝emy mu wys┼éa─ç informacj─Ö przez apk─Ö, nawet nie znaj─ůc jego numeru, ┼╝eby np. wróci┼é do biurka lub do nas podszed┼é – podkre┼Ťla Robert Srzelecki.

Aplikacja zawsze dostosowywana jest indywidualnie do potrzeb przedsi─Öbiorstwa, które chce jej u┼╝y─ç. To rozwi─ůzanie mo┼╝e przynie┼Ť─ç ┼Ťwietne efekty interpersonalne, o┼Ťmieli─ç tych, którzy maj─ů problem z nawi─ůzywaniem relacji z nieznajomymi w pracy, a przede wszystkim skróci─ç do minimum czas dostosowywania si─Ö nowych pracowników do sposobu pracy firmy, co przy du┼╝ych firmach ma ogromne prze┼éo┼╝enie na oszcz─Ödno┼Ťci.

Komfort pracy to jako┼Ť─ç pracy

Zespó┼é SoftwareHut, tworz─ůc aplikacj─Ö, zastanawia┼é si─Ö, jakie dodatkowe funkcje pozwoli┼éyby na usprawnienie pracy w firmie im samym. Zadali pytania kole┼╝ankom i kolegom, jakie problemy jeszcze utrudniaj─ů im prac─Ö, a które mo┼╝na by rozwi─ůza─ç poprzez aplikacj─Ö. Wyszli z za┼éo┼╝enia, ┼╝e wszystko co usprawni odnalezienie si─Ö w przestrzeni firmy – jest po┼╝─ůdane. Dlatego w Zonifero mo┼╝na nie tylko znale┼║─ç osob─Ö lub miejsce, ale tak┼╝e wyszuka─ç i zarezerwowa─ç sal─Ö konferencyjn─ů. Robert Matyszewski, CSO ds. sprzeda┼╝y w TenderHut, wspomina: Zdarza┼éo si─Ö, ┼╝e prowadz─ůc spotkanie w sali konferencyjnej, by┼éem w po┼éowie wa┼╝nej prezentacji, a kto┼Ť nagle wchodzi┼é do sali, zaczyna┼é rozmawia─ç i rozwala┼é na chwil─Ö zebranie. Ja traci┼éem w─ůtek, s┼éuchaj─ůcy – rozpraszali si─Ö. S┼éabe uczucie. Z drugiej strony by┼éo i tak, ┼╝e sam wchodzi┼éem do sal pe┼énych ludzi, bo szuka┼éem akurat pilnie wolnego miejsca. Traci┼éem czas, frustrowa┼éem si─Ö. To te┼╝ nie jest zbyt komfortowe. Aplikacja Zonifero w obu takich przypadkach sprawdza si─Ö ┼Ťwietnie. Przed salami konferencyjnymi zosta┼éy zainstalowane tablety, które wy┼Ťwietlaj─ů aktualny plan rezerwacji. W salach umieszczono najnowocze┼Ťniejsze czujniki ruchu, które sprawiaj─ů, ┼╝e aplikacja sama wysy┼éa informacje o anulowaniu zaplanowanego spotkania, je┼╝eli sala pomimo rezerwacji, pozostaje pusta. – Drobiazg? – pyta retorycznie Robert Strzelecki. – Mo┼╝e tak, a jednak wiele zmieni┼é. Poza tym ziarnko do ziarnka, usprawnienie do usprawnienia – i tak sypie si─Ö miarka albo raczej miara poprawy komfortu pracy odczuwalna dla ka┼╝dego. A to ju┼╝ CO┼Ü.

Pocz─ůtkowo wprowadzono aplikacj─Ö w wersji testowej, przy czym przez kilka tygodni zespó┼é SoftwareHut stale j─ů ulepsza┼é. Dzi┼Ť produkt jest ch─Ötnie u┼╝ywany przez ka┼╝dego w biurze. – Nie trac─ů ju┼╝ czasu na szukanie – wystarczy szybki podgl─ůd na aplikacj─Ö i z pozycji biurka wiem, jak wygl─ůda ruch w ca┼éej firmie i które stanowiska pracy s─ů wolne. No i które sale konferencyjne, pracownicy nawet list─Ö obecno┼Ťci podpisuj─ů przez Zonifero – komentuje z u┼Ťmiechem Robert Matyszewski.

Ostateczny sprawdzian i ciekawe zastosowania

Wie┼Ťci szybko si─Ö rozchodz─ů. Po uko┼äczeniu Zonifero nie trzeba by┼éo d┼éugo czeka─ç na zapytania ze strony zainteresowanych jej wykorzystaniem firm. To by┼é prawdziwy sprawdzian dla tego rozwi─ůzania. Mimo pozytywnych wewn─Ötrznych recenzji z u┼╝ytkowania aplikacji, SoftwareHut chcia┼é si─Ö przekona─ç, czy aplikacja przyjmie si─Ö równie┼╝ w strukturach innych organizacji. Przyj─Ö┼éa si─Ö. I – mo┼╝e co najwa┼╝niejsze – pozytywnie zaskoczy┼éa u┼╝ytkowników.

Pewnie nikt z twórców Zonifero nawet nie pomy┼Ťla┼é, jakiego rodzaju problemy przyjdzie im rozwi─ůzywa─ç. – Jeden z naszych zagranicznych klientów poprosi┼é o utworzenie funkcji… sprawdzenia dost─Öpno┼Ťci toalet! – zagaduje Robert Strzelecki. – Naprawd─Ö! Okaza┼éo si─Ö, ┼╝e uk┼éad przestrzenny biura sprawia┼é, ┼╝e pracownicy tracili w ci─ůgu dnia du┼╝o czasu na odnalezienie dost─Öpnej toalety. Firma obliczy┼éa, ┼╝e to im przynosi naprawd─Ö pot─Ö┼╝ne straty, a dla nas to by┼éa prosta w wykonaniu funkcjonalno┼Ť─ç. A po udost─Öpnieniu tej dodatkowej funkcji w biurze TenderHut, najbardziej zaskoczy┼éo nas to, ┼╝e okaza┼éa si─Ö ona strza┼éem w dziesi─ůtk─Ö równie┼╝ dla naszych pracowników, którzy odebrali j─ů du┼╝ym entuzjazmem i ch─Ötnie z niej korzystaj─ů.

Wiele oddzia┼éów – jedna aplikacja biurowa

Zonifero jako rozwi─ůzanie sprawdza si─Ö te┼╝ w organizacjach maj─ůcych wiele oddzia┼éów i biur w ró┼╝nych cz─Ö┼Ťciach ┼Ťwiata. – To znowu spostrze┼╝enie z w┼éasnego podwórka. Mamy 7 oddzia┼éów zagranicznych i wiem, jakich to mo┼╝e nastr─Öcza─ç problemów. Pracownicy, którzy podró┼╝uj─ů pomi─Ödzy oddzia┼éami, je┼Ťli tylko dostan─ů Zonifero – od razu b─Öd─ů mogli sprawdzi─ç, gdzie znajd─ů miejsce do pracy lub osoby, których szukaj─ů. To po prostu du┼╝o u┼éatwia – mówi Robert Strzelecki.  Zonifero zosta┼éo wdro┼╝one ju┼╝ u Thermo Fisher Scientific, mi─Ödzynarodowego producenta sprz─Ötu i oprogramowania laboratoryjnego, który zatrudnia ponad 50 000 pracowników w 50 krajach na ca┼éym ┼Ťwiecie. Thermo Fisher Scientific otrzyma┼é dedykowan─ů wersj─Ö aplikacji, która posiada specjalnie dostosowan─ů kolorystyk─Ö, a do aplikacji automatycznie uprawnienia otrzymuj─ů tylko u┼╝ytkownicy pochodz─ůcy z firmowej domeny mailowej.

Czy twórcom aplikacji uda si─Ö zach─Öci─ç jeszcze wi─Öcej firm do skorzystania z niej? Produkt jest ci─ůgle rozbudowywany o nowe funkcjonalno┼Ťci, ┼é─ůcz─ůc w jednej prostej aplikacji funkcjonalno┼Ťci kilku du┼╝ych systemów informatycznych, posiada modu┼é do zarz─ůdzania projektami, zadaniami, czy problemami w ramach dzia┼éów, umo┼╝liwia elektroniczne podpisywanie listy obecno┼Ťci, zast─Öpuje firmowy komunikator, system do rezerwacji sal, oraz dzi─Öki zbieranym statystykom pozwala na optymalizacj─Ö wykorzystania przestrzeni biurowej. Obecnie aplikacja wdra┼╝ana jest w du┼╝ych mi─Ödzynarodowych korporacjach i instytucjach publicznych w Polsce, trwaj─ů rozmowy z uczelniami oraz organizatorami festiwali muzycznych i targów, gdzie optymalizacja zarz─ůdzania przestrzeni─ů jest równie┼╝ bardzo potrzebna. Robert Strzelecki twierdzi, ┼╝e innowacyjno┼Ť─ç i jako┼Ť─ç zawsze znajd─ů potencjalnych klientów. Teraz rozwa┼╝a nowe niestandardowe funkcje dla aplikacji – chce j─ů jeszcze bardziej rozbudowa─ç, by produkt maksymalnie u┼éatwia┼é prac─Ö i odpowiada┼é na najwa┼╝niejsze i nawet najbardziej nietypowe potrzeby organizacji, tj. heat mapy biura, otwieranie drzwi za pomoc─ů smartphone’a, informowanie o us┼éugach dost─Öpnych dooko┼éa biura czy zbieranie informacji o wykorzystaniu powierzchni biurowej. Jednak najwa┼╝niejszym za┼éo┼╝eniem Zonifero jest to, ┼╝eby po prostu odpowiada┼é na potrzeby pracowników i rozwi─ůzywa┼é ich codzienne zadania, które poch┼éaniaj─ů czas. Oszcz─Ödno┼Ť─ç czasu, jest priorytetem w ka┼╝dej – aspiruj─ůcej do konkurencyjnej – firmie.