Ważne, by zaakceptować sytuacjÄ™ takÄ…, jaka ona jest. Nie jesteÅ› sam. Ponadto sÄ… rzeczy, które możesz zrobić, by wszystko naprawić i przywrócić projekt na wÅ‚aÅ›ciwe tory. AkceptujÄ…c to, że jego status może zmienić siÄ™ na lepsze bierzesz pierwszy, niezwykle istotny krok w kierunku uzdrowienia sytuacji.
Gdy osiÄ…gniesz już poziom akceptacji, podejmij te 5 kroków, które pomogÄ… tobie i twojemu zespoÅ‚owi wyjść z impasu.
- OceÅ„ szkody. Krok pierwszy polega na ustaleniu, gdzie dokÅ‚adnie stoisz z projektem. GÅ‚ówny oficer informacyjny, manager projektu czy zespóÅ‚ odpowiedzialny za jego wdrożenie mogÄ… być przytÅ‚oczeni wszystkimi jego ruchomymi częściami i kumulujÄ…cymi siÄ™ kosztami. Zatrudnienie niezależnej firmy doradczej w takiej sytuacji to strzaÅ‚ w dziesiÄ…tkÄ™. Autonomiczni konsultanci przeprowadzÄ… obiektywnÄ… ocenÄ™ projektu i oszacujÄ…, w jakim stadium obecnie siÄ™ znajduje, a w jakim powinien. DostarczÄ… również proste w realizacji wskazówki, dziÄ™ki którym projekt wróci na wÅ‚aÅ›ciwe tory.
- Skup siÄ™ na ludziach i procesach. W wiÄ™kszoÅ›ci przypadków, rozeznanie przeprowadzone w punkcie pierwszym pociÄ…gnie za sobÄ… zmiany w podejÅ›ciu do poszczególnych elementów projektu i przeniesie ciężar skupienia na zarzÄ…dzanie zmianami organizacyjnymi i/lub zarzÄ…dzanie procesami biznesowymi. Zbyt czÄ™sto projekty grzÄ™znÄ… od strony technologicznej, ale prawdziwe okazje, by sprowadzić projekt na wÅ‚aÅ›ciwe tory zwiÄ…zane sÄ… z ludźmi i procesami. OdsuniÄ™cie na bok kwestii technologicznych, wygospodarowanie czasu i skupienie siÄ™ na dokÅ‚adniejszym zdefiniowaniu procesów biznesowych oraz wÅ‚aÅ›ciwej reakcji na opór organizacyjny w wiÄ™kszoÅ›ci przypadków przeÅ‚ożą siÄ™ na wiÄ™kszy zwrot z inwestycji.
- Zastanów siÄ™ nad alternatywami. Wiele zespoÅ‚ów zaraz po rozpoczÄ™ciu projektu czuje siÄ™ uwiÄ™zionych. Innymi sÅ‚owy, czujÄ… siÄ™ tak, jakby musieli maszerować okreÅ›lonÄ… Å›cieżkÄ…, na którÄ… siÄ™ na poczÄ…tku zdecydowali. W rzeczywistoÅ›ci, firmy dysponujÄ… wieloma drogami, którymi można doprowadzić projekt do koÅ„ca. Spróbuj odpowiedzieć sobie na te przykÅ‚adowe pytania: Czy oryginalny cel, którym siÄ™ kierujesz jest odpowiedni na tym etapie projektu? Warto wziąć pod uwagÄ™ fakt, że na każdym kolejnym etapie widzisz wiÄ™cej i wiesz wiÄ™cej. Może istniejÄ… sposoby, które sprawiÄ…, że projektem bÄ™dzie siÄ™ lepiej zarzÄ…dzać? Czy posiadasz odpowiednich czÅ‚onków zespoÅ‚u? Czy wybrana wczeÅ›niej integracja systemowa na pewno jest najlepszym rozwiÄ…zaniem? OdpowiadajÄ…c sobie na te i inne pytania możesz dostrzec alternatywne rozwiÄ…zania, których do tej pory nie braÅ‚eÅ› pod uwagÄ™.
- Weź pod uwagÄ™ taÅ„sze i bezpieczniejsze opcje. Tak, jak w punkcie poprzedzajÄ…cym, zastanów siÄ™ nad alternatywnymi rozwiÄ…zaniami. Być może istniejÄ… inne sposoby realizacji celu koÅ„cowego, bez bólu, ryzyka i kosztów, z którymi obecnie siÄ™ zmagasz? JeÅ›li odpowiednio podszedÅ‚eÅ› do punktu 1., to odpowiedź na to pytanie powinna być oczywista. Możesz dowiedzieć siÄ™ np., że modyfikacja obecnego systemu i procesów biznesowych zaowocuje podobnymi korzyÅ›ciami biznesowymi, co nowe wdrożenie, tyle że bez wspóÅ‚miernego ryzyka i wysokich kosztów.
- Gdy wszystko inne zawiedzie spauzuj lub przerwij projekt. Spojrzenie prawdzie w oczy może być bolesne, ale być może to najwyższy czas by podjąć radykalnÄ… decyzjÄ™ i zrezygnować z projektu lub wstrzymać go na jakiÅ› czas. JeÅ›li nie posiadasz wystarczajÄ…cych Å›rodków, dysponujesz zbyt niskim budżetem, brakuje ci wsparcia ze strony kadry zarzÄ…dzajÄ…cej lub innych kluczowych dla osiÄ…gniÄ™cia sukcesu czynników, być może takie rozwiÄ…zanie bÄ™dzie prostsze do strawienia. Tak czy tak, dobrze jest wiedzieć, gdzie należy postawić granicÄ™ i kiedy wycofać siÄ™ w porÄ™.
O komentarz do 5 kroków Eric Kimberling z Panorama Consulting, majÄ…cych pomóc wyprowadzić na prostÄ… nieudane wdrożenia systemu ERP, poprosiliÅ›my eksperta z DSR SA, PawÅ‚a Daszkiewicza:
Eric Kimberling przedstawia dosyć spójnÄ… receptÄ™, jak wyjść z zapaÅ›ci projekt wdrożenia systemu ERP. Jednak przyznam, że z perspektywy kilkuset wdrożeÅ„, które miaÅ‚em możliwość dotknąć, jego recepta nie do koÅ„ca mnie przekonuje. Propozycja wynajÄ™cia firmy doradczej, która oceni stan projektu i przedstawi rekomendacjÄ™ jest bowiem trochÄ™ metodÄ… wyparcia problemów. OczywiÅ›cie metoda „nowego otwarcia” jest czÄ™sto skuteczna, tyle tylko, że nie uczy organizacji, która przeprowadzaÅ‚a wdrożenie, dlaczego i kiedy nastÄ…piÅ‚y zdarzenia, które zdecydowaÅ‚y o zaistniaÅ‚ym kryzysie. Zanim zacznie siÄ™ realizować kroki naprawcze proponowane przez Erica Kimberlinga, wydaje siÄ™ istotne wykonanie kroku przygotowawczego, jakim jest uczciwa rewizja przez sponsora projektu zasadniczych elementów definiujÄ…cych takie przedsiÄ™wziÄ™cie.
SÄ… to zwykÅ‚e bazowe elementy dla każdego projektu, jednak jak uczÄ… przykÅ‚ady, czÄ™sto wciąż sÅ‚abo zdefiniowane lub wrÄ™cz pomijane. I tu jest klucz. Aby projekt wdrożenia systemu ERP mógÅ‚ siÄ™ udać, muszÄ… być zdefiniowane cele, jakie sÄ… stawiane dla oceny osiÄ…gniÄ™cia sukcesu, zakres i harmonogram wdrożenia, wyłączenia i ograniczenia, okreÅ›lony i zabezpieczony budżet przedsiÄ™wziÄ™cia, powoÅ‚any zespóÅ‚ projektowy z osób Å›wiadomych procesów i celów organizacji i z zagwarantowanym czasem na prowadzenie wymaganych aktywnoÅ›ci oraz uzgodniona metodyka, komunikacja i marketing projektu. Szczególnie kwestia komunikacji w zakresie uwspólnienia celów i oczekiwaÅ„ jest zaniedbywana i projekt bywa kierowany w zupeÅ‚nie odmiennych kierunkach przez zarzÄ…d, sponsora, zespóÅ‚ projektowy i w koÅ„cu koÅ„cowych użytkowników, którzy maja pracować w systemie. OczywiÅ›cie zdarza siÄ™, że kryzys we wdrożeniu zwiÄ…zany jest z czynnikami zewnÄ™trznymi, takimi jak niewÅ‚aÅ›ciwie wybrana technologia lub brak kompetencji u dostawcy systemu ERP, jednak nawet takie czynniki zwykle sÄ… konsekwencjÄ… niezadbania o wymienione wyżej elementy bazowe projektu. OkreÅ›lenie, który z tych elementów zostaÅ‚ źle zdefiniowany lub błędnie uruchomiony, dopiero może być podstawÄ…, by proponowane przez Erica Kimberlinga kroki przyniosÅ‚y efekt.