Strona główna / Biznes / Organizowanie konkursów a ochrona danych osobowych
środa 04 kwiecień 2018 | Robert Kamiński
Organizowanie konkursów a ochrona danych osobowych
Konkursy należą do popularnych metod promocyjnych. Jednak czy organizatorzy takich działań aby na pewno zbierają informacje zgodnie z zasadą adekwatności – czy nie zbierają niepotrzebnych danych o uczestnikach konkursów i czy później wykorzystują dane zgodnie z celem w jakim zostały zebrane?

MogÄ… być przygotowywane przez różne organizacje, fundacje non-profit, firmy, czasopisma, stacje telewizyjne etc. Najczęściej podstawowym wymogiem, który je łączy jest konieczność podania danych osobowych, aby wziąć w nich udziaÅ‚, a czÄ™sto i obligatoryjne wyrażenie zgody na wykorzystanie danych w celach marketingowych. 

Uważaj co udostępniasz

BiorÄ…c udziaÅ‚ w tego typu inicjatywach powinniÅ›my być ostrożni. W pierwszym etapie organizator co do zasady powinien od nas wymagać jedynie podstawowych danych czyli imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu. W przypadku kiedy udziaÅ‚ w konkursie zależy od wieku może dodatkowo potrzebować podania daty urodzenia. Takie informacje sÄ… wystarczajÄ…ce aby móc skontaktować siÄ™ z osobÄ… biorÄ…cÄ… udziaÅ‚ w akcji.

PamiÄ™tajmy, że samo zgÅ‚oszenie nie jest jednoznaczne z wygranÄ…. Dlatego dopiero kiedy okaże siÄ™, że jesteÅ›my zwyciÄ™zcami organizatorzy powinni wymagać podania szerszego zakresu danych. W przypadku nagród rzeczowych może to być adres zamieszkania, a pieniężnych numer rachunku bankowego – mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W żadnym przypadku firmy nie powinny wymuszać udostÄ™pnienia im innych informacji, zwÅ‚aszcza takich jak seria i numer dowodu osobistego – dodaje. Czasami natomiast jest konieczne pozyskanie numeru PESEL. ObowiÄ…zek podania numeru PESEL przez zwyciÄ™zcÄ™ konkursu zwiÄ…zane jest z koniecznoÅ›ciÄ… wystawienia nagrodzonej osobie informacji podatkowej PIT-8C. Jednakże w zdecydowanej wiÄ™kszoÅ›ci akcji marketingowych, zwÅ‚aszcza tych konsumenckich, nie trzeba nikomu wystawiać „pitów”, ani tym bardziej zbierać do tego szczegóÅ‚owych danych osobowych.

Regulaminy konkursów i zgÅ‚oszenia

SÄ… one bardzo ważne ze wzglÄ™du na to, że zawarte sÄ… w nich kwestie zwiÄ…zane z ochronÄ… danych osobowych. W regulaminach powinien być wskazany podmiot bÄ™dÄ…cy administratorem danych, cel, w jakim bÄ™dÄ… one wykorzystywane, informacja o prawach wglÄ…du w dane oraz ich poprawiania oraz dobrowolnoÅ›ci podania danych (podanie danych może być dobrowolne ale niezbÄ™dne do przystÄ…pienia do konkursu), ewentualnie informacja o znanych odbiorcach danych. Z regulaminu powinno również wynikać, iż uczestnik zgadza siÄ™ na przetwarzanie swoich danych w celach zwiÄ…zanych z konkursem, pomimo zbierania zgody w zgÅ‚oszeniu konkursowym.

KolejnÄ… istotnÄ… kwestiÄ… jest samo zgÅ‚oszenie konkursowe. Jego forma może być dowolna. Jednak należy pamiÄ™tać, że firma/organizacja odpowiedzialna za dziaÅ‚ania musi być w stanie przedstawić, że każdy z uczestników dokonaÅ‚ zgÅ‚oszenia Å›wiadomie. Dlatego powinno ono zawierać przede wszystkim:

1.       Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. W celu udziaÅ‚u w konkursie oraz ewentualne inne zgody dot. pozwolenia na opublikowanie informacji o zwyciÄ™zcach oraz na wykorzystanie wizerunku zwyciÄ™zcy, czy na przetwarzanie danych w innych celach marketingowych – należy pamiÄ™tać: jeden cel, jedna zgoda. Co ciekawe, na gruncie RODO oceniajÄ…c, czy zgody udzielono dobrowolnie, w jak najwiÄ™kszym stopniu uwzglÄ™dnia siÄ™ fakt, czy od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym Å›wiadczenie usÅ‚ugi, nawet jeÅ›li nie jest ono niezbÄ™dne do wykonania tej umowy.

2.       OÅ›wiadczenie o zapoznaniu siÄ™ i zaakceptowaniu regulaminu;

3.       ObowiÄ…zek informacyjny wobec uczestnika. BiorÄ…c pod uwagÄ™, że w zwiÄ…zku z nadchodzÄ…cym RODO jest on obszerniejszy (art. 13 RODO) wiÄ™kszość szczegóÅ‚ów można zawrzeć w regulaminie.

Informacje podawane przez uczestników i gromadzone w zwiÄ…zku z konkursem wedÅ‚ug obowiÄ…zujÄ…cego do 25 maja 2018 roku prawa - art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych – sÄ… zbiorem danych osobowym. W zwiÄ…zku z tym należy zgÅ‚osić go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych – wskazuje adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W przypadku kiedy w spóÅ‚ce zostaÅ‚ powoÅ‚any i zgÅ‚oszony do rejestracji administrator bezpieczeÅ„stwa informacji, nie ma takiego obowiÄ…zku. ABI wpisuje go jedynie do jawnego rejestru zbiorów, który prowadzi. Należy, pamiÄ™tać, że na gruncie RODO czyli od 25 maja 2018 roku nie bÄ™dzie już obowiÄ…zku rejestracji zbiorów, a Inspektor Ochrony Danych („nastÄ™pca ABI”) nie bÄ™dzie zobligowany do prowadzenia rejestru. Niestety dla organizatorów, a z pożytkiem dla obywateli, RODO to dużo wiÄ™cej zmian i nowoÅ›ci – dodaje.

Konkursy a portale społecznościowe

PrzygotowujÄ…c akcjÄ™ promocyjnÄ… na Facebooku, należy pamiÄ™tać nie tylko o ustawie o ochronie danych osobowych, ale także o regulaminie samego portalu spoÅ‚ecznoÅ›ciowego. Podobnie jak w przypadku innych konkursów najważniejszy jest wspomniany wczeÅ›niej regulamin, w którym musi zostać zawarte postanowienie odnoÅ›nie peÅ‚nego zwolnienia serwisu Facebook z odpowiedzialnoÅ›ci przez każdego uczestnika. Co wiÄ™cej, musimy pamiÄ™tać o poinformowaniu, że promocja nie jest w żaden sposób sponsorowana, popierana ani przeprowadzana przez portal.

Co ciekawe, do przeprowadzania akcji/promocji nie można wykorzystywać prywatnych osi czasu. Niedozwolone jest stosowanie rozwiÄ…zaÅ„ typu „udostÄ™pnij na swojej osi czasu, aby wziąć udziaÅ‚ w promocji” czy „oznacz znajomych w tym poÅ›cie, aby wziąć udziaÅ‚ w konkursie”. Teraz spróbujmy sobie przypomnieć jak czÄ™sto widzimy tego typu posty – mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. Dlatego zawsze najważniejszy jest zdrowy rozsÄ…dek. Zanim zdecydujemy siÄ™ wziąć udziaÅ‚ w jakiejÅ› akcji i udostÄ™pnić swoje informacje, zapoznajmy siÄ™ z regulaminem samego konkursu i miejsca, gdzie jest organizowany. Unikniemy wówczas zagrożenia, że nasze dane zostanÄ… wykorzystane w niewÅ‚aÅ›ciwy sposób. Warto również zawsze pamiÄ™tać, że nic nie dostajemy za darmo, zazwyczaj jak coÅ› dostajemy „za darmo” wówczas pÅ‚acimy za to naszÄ… prywatnoÅ›ciÄ… i zgodami na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych.

ODO 24

Podobne artykuły
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej