Komputer w Firmie :: Organizowanie konkursów a ochrona danych osobowych

Mogą być przygotowywane przez różne organizacje, fundacje non-profit, firmy, czasopisma, stacje telewizyjne etc. Najczęściej podstawowym wymogiem, który je łączy jest konieczność podania danych osobowych, aby wziąć w nich udział, a często i obligatoryjne wyrażenie zgody na wykorzystanie danych w celach marketingowych.

Uważaj co udostępniasz

Biorąc udział w tego typu inicjatywach powinniśmy być ostrożni. W pierwszym etapie organizator co do zasady powinien od nas wymagać jedynie podstawowych danych czyli imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu. W przypadku kiedy udział w konkursie zależy od wieku może dodatkowo potrzebować podania daty urodzenia. Takie informacje są wystarczające aby móc skontaktować się z osobą biorącą udział w akcji.

Pamiętajmy, że samo zgłoszenie nie jest jednoznaczne z wygraną. Dlatego dopiero kiedy okaże się, że jesteśmy zwycięzcami organizatorzy powinni wymagać podania szerszego zakresu danych. W przypadku nagród rzeczowych może to być adres zamieszkania, a pieniężnych numer rachunku bankowego – mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W żadnym przypadku firmy nie powinny wymuszać udostępnienia im innych informacji, zwłaszcza takich jak seria i numer dowodu osobistego – dodaje. Czasami natomiast jest konieczne pozyskanie numeru PESEL. Obowiązek podania numeru PESEL przez zwycięzcę konkursu związane jest z koniecznością wystawienia nagrodzonej osobie informacji podatkowej PIT-8C. Jednakże w zdecydowanej większości akcji marketingowych, zwłaszcza tych konsumenckich, nie trzeba nikomu wystawiać „pitów”, ani tym bardziej zbierać do tego szczegółowych danych osobowych.

Regulaminy konkursów i zgłoszenia

Są one bardzo ważne ze względu na to, że zawarte są w nich kwestie związane z ochroną danych osobowych. W regulaminach powinien być wskazany podmiot będący administratorem danych, cel, w jakim będą one wykorzystywane, informacja o prawach wglądu w dane oraz ich poprawiania oraz dobrowolności podania danych (podanie danych może być dobrowolne ale niezbędne do przystąpienia do konkursu), ewentualnie informacja o znanych odbiorcach danych. Z regulaminu powinno również wynikać, iż uczestnik zgadza się na przetwarzanie swoich danych w celach związanych z konkursem, pomimo zbierania zgody w zgłoszeniu konkursowym.

Kolejną istotną kwestią jest samo zgłoszenie konkursowe. Jego forma może być dowolna. Jednak należy pamiętać, że firma/organizacja odpowiedzialna za działania musi być w stanie przedstawić, że każdy z uczestników dokonał zgłoszenia świadomie. Dlatego powinno ono zawierać przede wszystkim:

1. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. W celu udziału w konkursie oraz ewentualne inne zgody dot. pozwolenia na opublikowanie informacji o zwycięzcach oraz na wykorzystanie wizerunku zwycięzcy, czy na przetwarzanie danych w innych celach marketingowych – należy pamiętać: jeden cel, jedna zgoda. Co ciekawe, na gruncie RODO oceniając, czy zgody udzielono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się fakt, czy od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, nawet jeśli nie jest ono niezbędne do wykonania tej umowy.

2. Oświadczenie o zapoznaniu się i zaakceptowaniu regulaminu;

3. Obowiązek informacyjny wobec uczestnika. Biorąc pod uwagę, że w związku z nadchodzącym RODO jest on obszerniejszy (art. 13 RODO) większość szczegółów można zawrzeć w regulaminie.

Informacje podawane przez uczestników i gromadzone w związku z konkursem według obowiązującego do 25 maja 2018 roku prawa - art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych – są zbiorem danych osobowym. W związku z tym należy zgłosić go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych – wskazuje adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W przypadku kiedy w spółce został powołany i zgłoszony do rejestracji administrator bezpieczeństwa informacji, nie ma takiego obowiązku. ABI wpisuje go jedynie do jawnego rejestru zbiorów, który prowadzi. Należy, pamiętać, że na gruncie RODO czyli od 25 maja 2018 roku nie będzie już obowiązku rejestracji zbiorów, a Inspektor Ochrony Danych („następca ABI”) nie będzie zobligowany do prowadzenia rejestru. Niestety dla organizatorów, a z pożytkiem dla obywateli, RODO to dużo więcej zmian i nowości – dodaje.

Konkursy a portale społecznościowe

Przygotowując akcję promocyjną na Facebooku, należy pamiętać nie tylko o ustawie o ochronie danych osobowych, ale także o regulaminie samego portalu społecznościowego. Podobnie jak w przypadku innych konkursów najważniejszy jest wspomniany wcześniej regulamin, w którym musi zostać zawarte postanowienie odnośnie pełnego zwolnienia serwisu Facebook z odpowiedzialności przez każdego uczestnika. Co więcej, musimy pamiętać o poinformowaniu, że promocja nie jest w żaden sposób sponsorowana, popierana ani przeprowadzana przez portal.

Co ciekawe, do przeprowadzania akcji/promocji nie można wykorzystywać prywatnych osi czasu. Niedozwolone jest stosowanie rozwiązań typu „udostępnij na swojej osi czasu, aby wziąć udział w promocji” czy „oznacz znajomych w tym poście, aby wziąć udział w konkursie”. Teraz spróbujmy sobie przypomnieć jak często widzimy tego typu posty – mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. Dlatego zawsze najważniejszy jest zdrowy rozsądek. Zanim zdecydujemy się wziąć udział w jakiejś akcji i udostępnić swoje informacje, zapoznajmy się z regulaminem samego konkursu i miejsca, gdzie jest organizowany. Unikniemy wówczas zagrożenia, że nasze dane zostaną wykorzystane w niewłaściwy sposób. Warto również zawsze pamiętać, że nic nie dostajemy za darmo, zazwyczaj jak coś dostajemy „za darmo” wówczas płacimy za to naszą prywatnością i zgodami na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych.

Organizowanie konkursów a ochrona danych osobowych

Uważaj co udostępniasz

Regulaminy konkursów i zgłoszenia

Konkursy a portale społecznościowe

5 dobrych praktyk w zarządzaniu tranzycją biznesową na odległość

Firmy nie potrzebują influencerów. Pracownik to najlepszy ambasador marki

Czy w dyskontach klienci nie kradną?

Przyszłość pracy w nadchodzących latach

Co naprawdę oznacza cloud computing

Biuro w domu? Kup drugi komputer

Wyposażenie obowiązkowe telepracownika

Jak obniżyć koszty domowego biura?