Organizacja zlecajÄ…c rekrutacjÄ™ firmie zewnÄ™trznej decyduje siÄ™ na profesjonalnÄ… usÅ‚ugÄ™ przyprowadzonÄ… przez wyspecjalizowanych konsultantów. Taka wspóÅ‚praca oszczÄ™dza czas i gwarantuje lepsze i szybsze rezultaty, a pomyÅ›lnie zakoÅ„czony proces pozwala pisać kolejne rozdziaÅ‚y w rozwoju firmy wraz ze zrekrutowanymi przez agencjÄ™ pracownikami. Zdarza siÄ™ jednak, z różnych przyczyn i w różnych okolicznoÅ›ciach, że pracownik lub pracodawca nie sÄ… zadowoleni z rezultatów projektu.
Ile kosztuje utrata pracownika?
DzieÅ„ zero to moment, w którym rozstajemy siÄ™ z pracownikiem, a przed oczami każdego HR menedżera przewija siÄ™ rzÄ…d cyferek i algorytm utraconych kosztów. Jak duże straty poniesie organizacja? Firmie rekrutacyjnej zapÅ‚aciliÅ›my kwotÄ™ X, wdrożenie kosztuje Y, a brak osoby na danym stanowisku każdego dnia generuje straty na poziomie Z. Okres wypowiedzenia oraz czas, jaki poÅ›wiÄ™cimy na znalezienie kolejnego kandydata, pomnożony przez 20 dni roboczych w najlepszym razie, to wiele kolejnych roboczogodzin. Finanse, to tylko jedna strona medalu. Wyróżniamy również straty, których na pieniÄ…dze przeliczyć siÄ™ nie da. OsÅ‚abione morale w zespole, nadwyrężony wizerunek firmy oraz gorsze statystki rotacji niepożądanej, które Å›ciÄ…gajÄ… równie niepożądane spojrzenia z centrali. W każdej firmie wyglÄ…da to inaczej, ale przedstawmy uÅ›redniony przykÅ‚ad osoby na stanowisku specjalistycznym, która zarabia 5000 zÅ‚ brutto miesiÄ™cznej i odchodzi tuż przed upÅ‚ywem 3–miesiÄ™cznego okresu próbnego. Koszt finansowy takiej nieudanej rekrutacji to minimum 40 000 zÅ‚. OczywiÅ›cie – lepiej zapobiegać niż leczyć, ale nie każdÄ… sytuacjÄ™ jesteÅ›my w stanie przewidzieć.
Szacowane koszty nieudanej rekrutacji:
Pensja: 5000 PLN = koszt 40 000 PLN
Pensja: 25 000 PLN = koszt 250 000 PLN
Kandydat zniknÄ…Å‚ i co teraz?
Z technicznego punktu widzenia sÄ… dwie możliwoÅ›ci: to pracodawca rozstaje siÄ™ z pracownikiem lub pracownik rozstaje siÄ™ z pracodawcÄ…. Niezależnie, która ze stron podejmie decyzjÄ™ o zakoÅ„czeniu wspóÅ‚pracy, to firma ponosi najwiÄ™ksze koszty nietrafionej rekrutacji. W obu przypadkach pracodawcy, który korzystaÅ‚ ze wsparcia agencji rekrutacyjnej, przysÅ‚uguje usÅ‚uga gwarancyjna, ale jest to uzależnione od zapisów umowy. Wspomniana gwarancja przybiera różne formy kompensujÄ…ce niepowodzenie, a agencja może być zobowiÄ…zana do przeprowadzenia kolejnego procesu rekrutacyjnego w ramach tej samej opÅ‚aty. Innym rozwiÄ…zaniem jest przedstawienie okreÅ›lonej liczby profilowych kandydatów. W tym przypadku bez wzglÄ™du na to czy klient zatrudni pracownika, czy też nie – gwarancja jest zrealizowana. Kolejnymi możliwoÅ›ciami sÄ…: zwrot pieniÄ™dzy, rozliczenie w innym procesie rekrutacyjnym lub zniżka na nowy proces rekrutacyjny. UsÅ‚ugi gwarancyjne przysÅ‚ugujÄ… w terminie okreÅ›lonym umowÄ…. Dla branży SSC/BPO jest to od 1 do 12 miesiÄ™cy w zależnoÅ›ci od poziomu stanowiska i pozostaÅ‚ych wynegocjowanych warunków. Niezwykle istotnym aspektem, który wpÅ‚ywa na ważność gwarancji jest pÅ‚atność, ponieważ w wielu przypadkach gwarancja nie przysÅ‚uguje, jeÅ›li zobowiÄ…zanie nie zostaÅ‚o zrealizowane na czas.
Nowy proces rekrutacyjny, a może rekomendacja?
O tym, jaka forma gwarancji jest korzystna, decydujÄ… okolicznoÅ›ci – jeÅ›li pilnie potrzebujemy pracownika na danym stanowisku, to oczywiÅ›cie wybierzemy nowy proces rekrutacyjny. W takiej sytuacji najczęściej ponownie rozpatruje siÄ™ najmocniejszych kontrkandydatów z poprzednio prowadzonego procesu. W przypadku niepowodzenia, zaczynamy caÅ‚y proces rekrutacyjny od nowa. Może jednak zdarzyć siÄ™ tak, że zapisy umowy gwarantujÄ… jedynie rekomendacje, które powinny speÅ‚niać wymagania profilowe i merytoryczne. InnÄ… możliwoÅ›ciÄ… jest sytuacja, w której wakat dezaktualizuje siÄ™ z różnych powodów – czy to awansu wewnÄ™trznego, skutecznej rekomendacji z innych źródeÅ‚ lub zmiany koncepcji stanowiska. Jeżeli dana potrzeba rekrutacyjna zostaÅ‚a zaspokojona przez inne źródÅ‚o niż agencja i realnej potrzeby gwarancji już nie ma, można zrealizować jÄ… poprzez zlecenie o podobnym stopniu zaszeregowania i trudnoÅ›ci. Należy jednak omówić to z agencjÄ…. Sporadycznie stosowanÄ… praktykÄ… w branży rekrutacyjnej jest zwrot pÅ‚atnoÅ›ci. W gÅ‚ównej mierze dlatego, że taka umowa jest zwykle bardziej restrykcyjna zarówno dla klienta, jak i agencji.
Każda firma ma swoją specyfikę i określone wytyczne dla danego projektu, czy też potrzeby wynikające z otoczenia biznesowego. W związku z tym trudno jest polecić szablonowe rozwiązanie. Najlepsze są te szyte na miarę klienta.
Kiedy gwarancja nie zadziała?
Standardowo z gwarancji wykluczone sÄ… okolicznoÅ›ci takie jak: upadÅ‚ość lub likwidacja firmy klienta, likwidacja stanowiska pracy, zwolnienia grupowe lub restrukturyzacja. W pozostaÅ‚ych przypadkach usÅ‚uga gwarancyjna przysÅ‚uguje, o ile jest umieszczona w umowie. Warto mieć na uwadze, że SSC/BPO to specyficzna branża, której zasady sÄ… bardzo niejednolite. Produkty szyte na miarÄ™ nie mogÄ… być zunifikowane, a wiele umów nie posiada zapisów gwarancyjnych. Dzieje siÄ™ tak przede wszystkim w projektach rekrutacji wolumenowych, a rotacja jest z zaÅ‚ożenia wliczona w ryzyko operacji lub w przypadku stanowisk o krótkim cyklu życia – np. w call center, gdzie w procesie negocjacji minimalizowane sÄ… koszty caÅ‚oÅ›ci rekrutacji. Ponadto, gwarancja jest jednym z elementów negocjowanych i czÄ™sto nie objÄ™tych wytycznymi korporacyjnymi po stronie klienta. CzÄ™sto sÅ‚yszymy, że ustalenia globalne dla firmy zakÅ‚adajÄ… 30-dniowy termin pÅ‚atnoÅ›ci albo, że umowa nie może być zawarta bezterminowo i sÄ… to rzeczy nie podlegajÄ…ce negocjacji. Centrala rzadko narzuca takie restrykcje w kontekÅ›cie gwarancji, gdyż wiadomo, że nie jest w stanie przewidzieć wszystkich ewentualnoÅ›ci.
Lepiej zapobiegać niż leczyć
W sytuacji, gdy firma jest stronÄ… wypowiadajÄ…cÄ… umowÄ™ zrekrutowanemu pracownikowi, można zminimalizować straty poprzez wczeÅ›niejsze zgÅ‚oszenie reklamacji, tak, by rekruter miaÅ‚ już gotowÄ… listÄ™ zapasowych kandydatów w momencie rozstania z pracownikiem. Sytuacja, w której pracownik rezygnuje nie pozwala przygotować siÄ™ zawczasu, wiÄ™c tempo prowadzenia kolejnego projektu bÄ™dzie standardowe.
Złe dobrego początki
CzÅ‚owiek za czÅ‚owieka, czÅ‚owiek za pieniÄ…dze, CV za gwarancjÄ™ czy inne formy kompensacji usÅ‚ugi nie powinny mieć miejsca dopóki nie zrozumiemy, jakie byÅ‚y powody rozwiÄ…zania umowy z zrekrutowanym pracownikiem. Tylko analiza sytuacji pozwoli rekruterowi dostarczyć peÅ‚nowartoÅ›ciowÄ… usÅ‚ugÄ™, a i organizacja przy tej okazji może siÄ™ sporo nauczyć i wyciÄ…gnąć wnioski na przyszÅ‚ość. Jak wynika z obserwacji Antal, takie rekomendacje najczęściej dotyczÄ… onboardingu, samego procesu wyboru kandydata spoÅ›ród zaprezentowanych czy też zestawu kompetencji twardych i miÄ™kkich, na danym stanowisku. Nierzadko zdarza siÄ™, że konsultant firmy rekrutacyjnej uzyskuje informacjÄ™ zwrotnÄ… od samego zainteresowanego. PosiadajÄ…c tak wielowarstwowy obraz sytuacji można znacznie usprawnić każdy aspekt procesu rekrutacji i wdrożenia pracownika do firmy. Celem tej pracy post factum jest zapobieganie takim zdarzeniom w przyszÅ‚oÅ›ci, a także eliminowanie zjawiska kumulacji odejść i zwolnieÅ„. Wspólna analiza sytuacji pozwoli na okreÅ›lenie najsÅ‚abszych punktów. RolÄ… konsultanta jest aktywne uczestnictwo w tej analizie – tak, by ulepszać proces dla każdego klienta indywidualnie. Z wÅ‚asnego doÅ›wiadczenia wiem, że prawidÅ‚owo przeprowadzony proces gwarancyjny, to czÄ™sto poczÄ…tek wspóÅ‚pracy opartej na zaufaniu, gdyż każda organizacja i każdy czÅ‚owiek najwiÄ™cej uczy siÄ™ na błędach.