poniedziałek 19 listopad 2018 | Robert Kamiński

Dane w rekrutacji

Bez wzgl─Ödu na to, w jaki spos├│b przedsi─Öbiorcy poszukuj─ů kandydat├│w do pracy, proces ten zawsze wi─ů┼╝e si─Ö z pozyskiwaniem danych osobowych. Firmy powinny zbiera─ç i przetwarza─ç tylko takie informacje, kt├│re s─ů niezb─Ödne do realizacji cel├│w rekrutacyjnych.

Potencjalni pracodawcy mog─ů prosi─ç o podanie tylko okre┼Ťlonych danych. Ekspert z ODO 24 wskazuje na co warto zwróci─ç uwag─Ö wysy┼éaj─ůc aplikacj─Ö, a tak┼╝e na kolejnych etapach rekrutacji.

Co za du┼╝o to…. niezgodne z RODO

Od kandydata do pracy nie nale┼╝y ┼╝─ůda─ç wi─Ökszej ilo┼Ťci informacji ni┼╝ jest to wskazane w Kodeksie pracy. Pracodawca nie mo┼╝e bowiem przetwarza─ç tzw. danych nadmiarowych, czyli danych  wykraczaj─ůcych poza zakres okre┼Ťlony przepisami prawa.

Kandydat wysy┼éaj─ůc swoj─ů aplikacj─Ö lub przychodz─ůc na rozmow─Ö rekrutacyjn─ů nie powinien by─ç proszony o udost─Öpnienie wi─Öcej informacji wykraczaj─ůcych poza dane:

  • identyfikacyjne (imi─Ö, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia),
  • kontaktowe (adres zamieszkania)
  • oraz o wykszta┼éceniu, umiej─Ötno┼Ťciach, do┼Ťwiadczeniu zawodowym, uko┼äczonych szko┼éach i studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, a tak┼╝e zajmowanych stanowiskach oraz obowi─ůzkach zawodowych.

Przedsi─Öbiorca nie mo┼╝e oczekiwa─ç przekazania przez kandydata do pracy danych, które nie maj─ů zwi─ůzku z zatrudnieniem, np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, pogl─ůdach religijnych czy orientacji seksualnej. Mo┼╝e si─Ö natomiast zdarzy─ç tak, ┼╝e przy aplikacji na konkretne stanowisko wymagane b─Ödzie spe┼énienie dodatkowych wymogów np. przedstawienia za┼Ťwiadczenia o niekaralno┼Ťci. Nale┼╝y jednak pami─Öta─ç, ┼╝e pracodawca mo┼╝e ┼╝─ůda─ç przedmiotowego za┼Ťwiadczenia tylko, je┼╝eli wynika to wprost z przepisów prawa. Nie mo┼╝e wi─Öc dochodzi─ç do sytuacji, w której pracodawca ┼╝─ůda takiego dokumentu jedynie na wszelki wypadek, musi by─ç on do tego uprawniony z mocy ustawy.

Warto pami─Öta─ç, ┼╝e ka┼╝dy przedsi─Öbiorca, który zbiera dane potencjalnych pracowników, zobowi─ůzany jest przekaza─ç im wszystkie informacje wymagane przez art. 13. RODO, tj. w szczególno┼Ťci poinformowa─ç kandydata do pracy o pe┼énej nazwie i adresie swojej siedziby oraz danych kontaktowych inspektora ochrony danych (je┼╝eli zosta┼é on powo┼éany w organizacji). Powinien tak┼╝e wskaza─ç cele przetwarzania danych, podstaw─Ö prawn─ů przetwarzania, okres, przez który dane b─Öd─ů przechowywane, b─ůd┼║ kryteria jego ustalania, oraz poinformowa─ç kandydata do pracy o przys┼éuguj─ůcych mu na gruncie RODO prawach m. in. o prawie do usuni─Öcia danych, prawie do przenoszenia danych, prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO, je┼╝eli zdaniem kandydata do pracy przetwarzanie jego danych osobowych przez pracodawc─Ö pozostaje niezgodne z prawem – wskazuje Barbara Matasek, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.

Klauzula zgody w CV konieczna?

Zamieszczanie w dokumentach aplikacyjnych, takich jak CV czy list motywacyjny, zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych jest powszechn─ů praktyk─ů. Warto jednak wiedzie─ç, ┼╝e kandydaci do pracy nie maj─ů obowi─ůzku jej dodawania. Podstaw─Ö do przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym dane te s─ů gromadzone przez pracodawc─Ö w celu podj─Öcia dzia┼éa┼ä zmierzaj─ůcych do zawarcia umowy z kandydatem do pracy.

Zgoda, w tym przede wszystkim wyra┼║na zgoda na przetwarzanie danych udzielona w formie pisemnej, jest niezb─Ödna jedynie w okre┼Ťlonych sytuacjach. Przede wszystkim, gdy kandydat do pracy przekazuje pracodawcy tzw. dane wra┼╝liwe, np. dane o stanie zdrowia. Wówczas aplikuj─ůcy na konkretne stanowisko powinien wyrazi─ç odr─Öbn─ů, wyra┼║n─ů zgod─Ö na przetwarzanie takich danych cho─çby w formie odr─Öbnego o┼Ťwiadczenia. W przypadku nie wyra┼╝enia takiej zgody przez potencjalnego pracownika, pracodawca powinien usun─ů─ç dane wra┼╝liwe ze swoich zasobów. Wyj─ůtkiem od pozyskiwania zgody kandydata do pracy na przetwarzanie danych wra┼╝liwych b─Ödzie sytuacja, w której pracodawca mo┼╝e ┼╝─ůda─ç tych danych na podstawie przepisów prawa np. przepisy dotycz─ůce wymaga┼ä kwalifikacyjnych pracowników ochrony.

W zwi─ůzku z rozwojem spo┼éecze┼ästwa informacyjnego coraz cz─Ö┼Ťciej spotykamy si─Ö z pytaniami, czy firmy mog─ů zbiera─ç informacje na nasz temat wykorzystuj─ůc do tego media spo┼éeczno┼Ťciowe? W opublikowanym na stronie Urz─Ödu Ochrony Danych poradniku dla pracodawców wskazane zosta┼éo, i┼╝ opisane wy┼╝ej dzia┼éanie jest co do zasady niedopuszczalne. Prawd─ů jest, ┼╝e obecnie potencjalni kandydaci do pracy buduj─ů swój wizerunek równie┼╝ na portalach spo┼éeczno┼Ťciowych, umieszczaj─ůc tam wiele informacji o sobie w postaci ró┼╝nych wpisów czy te┼╝ zdj─Ö─ç. Jednak musimy pami─Öta─ç, ┼╝e nie oznacza to, i┼╝ informacje o potencjalnym pracowniku zdobyte w taki sposób mog─ů zosta─ç wykorzystane przez pracodawc─Ö w procesie rekrutacyjnym – mówi Barbara Matasek, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24. Niemniej jednak nale┼╝y mie─ç na uwadze, ┼╝e zamieszczane w Internecie informacje s─ů cz─Östo ogólnodost─Öpne, w zwi─ůzku z czym pracodawca (nawet je┼Ťli nieoficjalnie) mo┼╝e równie┼╝ mie─ç do nich dost─Öp, co w konsekwencji b─Ödzie mog┼éo wp┼éyn─ů─ç na ocen─Ö potencjalnego pracownika przez rekruterów – dodaje.

ODO 24