Komputer w Firmie :: Jak optymalizować koszty IT w przedsiębiorstwie?

Można więc śmiało stwierdzić, że dziś skuteczna optymalizacja kosztów powinna polegać na ciągłym poszukiwaniu technologii, które zwiększają wartość biznesową.

Kultura ciągłego doskonalenia

Optymalizacja kosztów w erze biznesu cyfrowego oznacza, że dzięki przemyślanym inwestycjom w technologie, organizacje wykorzystują połączenie informatyki i optymalizacji kosztów biznesowych w celu zwiększenia wydajności biznesowej. Kluczem do skutecznej optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie jest wprowadzenie proaktywnych procesów i technologii. W celu ciągłego poszukiwania nowych możliwości, firmy coraz częściej skupiają się na rozwoju strategii biznesowych.

Jest to niezwykle ważne ze względu na model, w którym przedsiębiorstwa wpadają w pułapkę z powodu postawy "to jest to, co zawsze robiliśmy", która może tworzyć pewne blokady wewnątrz organizacji. CIO muszą więc bliżej współpracować z liderami biznesu i CFO w celu ich zidentyfikowania i usunięcia.

Przedsiębiorstwa muszą się stale rozwijać

Każda współczesna firma, żeby móc się rozwijać musi podążać za trendami, umożliwiającym sprawne zarządzanie kluczowymi procesami takimi jak produkcja czy organizacja pracy, które pozwalają zachować ciągłość działania. Usprawnia to procesy biznesowe np. zabezpieczając ciągłość działania produkcji czy skracając łańcuch dostaw, dzięki czemu firma jest w stanie wyprzedzić konkurencję.

Wdrożenie odpowiednich rozwiązań, takich jak systemy ERP, CRM czy też logistyczne, wiąże się z dostosowaniem infrastruktury informatycznej do wymogów konkretnego narzędzia. Odpowiednie przygotowanie infrastruktury informatycznej pod kluczowe aplikacje biznesowe w przedsiębiorstwie oraz jej zabezpieczenie znacznie ogranicza ryzyko przestojów, które mogą być źródłem strat. Jest to o tyle istotne, ponieważ – jak ocenia firma Gartner – przedsiębiorstwa na świecie tracą średnio 5600 USD na minutę w wyniku przestojów w dostępie do systemów informatycznych.

– Często podstawowym elementem kosztów inwestycyjnych w obszarze IT w wielu firmach jest zakup infrastruktury informatycznej oraz jej utrzymanie. Nie zawsze jednak jest to najlepsze rozwiązanie. Na rynku dostępne są alternatywne modele pozyskania informatyki w firmie, np. cloud computing, zapewniający możliwość optymalizacji kosztów oraz wpływający na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych – zaznacza Robert Czarniewski, CFO i Wiceprezes w Polcom.

Wśród kluczowych korzyści takiej usługi można wymienić optymalizację kosztów inwestycyjnych. Wynika to z faktu, że firmy nie muszą inwestować w modernizację lub rozbudowę platformy informatycznej. Kolejny aspekt to przewidywalność kosztów operacyjnych i inwestycyjnych, który możliwy jest dzięki czytelnemu modelowi opłat abonamentowych oraz umowy o gwarantowanym poziomie usług (SLA). Inny czynnik to zwiększenie ciągłości działania IT – gwarantowany, wspominaną już umową SLA, poziom dostępności usług. Ostatni element, ale równie istotny to skrócenie czasu wdrożenia, a tym samym ewentualnego przestoju w funkcjonowaniu firmy.

IT szyte na miarę potrzeb biznesu

Cloud computing to informatyka dostępna dla klienta na żądanie. Model chmurowy eliminuje konieczność budowy i utrzymywania własnej infrastruktury IT, co tym samym redukuje problemy związane z brakiem zasobów IT oraz ciągłego dopłacania do już zakupionej architektury. Co więcej, cloud computing zapewnia pełną skalowalność, dzięki której nie ma konieczności inwestycji w zasoby informatyczne IT – m.in. w sytuacjach maksymalnego obciążenia, widocznego choćby podczas zamykania roku finansowego. W efekcie sprzęt, mimo że nie jest wykorzystywany, powoduje koszty w przedsiębiorstwie. Cloud computing sprawia, że niezależnie od tego, ile zasobów będzie potrzebnych w organizacji w danym momencie, mogą one zostać udostępnione na życzenie, co rozwiązuje problem związany z niedoszacowaniem projektu informatycznego.

Usługa umożliwia firmom uruchomienie nowego projektu biznesowego bez niepotrzebnych inwestycji w nowy sprzęt informatyczny oraz bez ryzyka zamknięcia projektu, pozostając ze środkami trwałymi w postaci sprzętu informatycznego i oprogramowania. Jest to często wybierane rozwiązanie przez firmy, które potrzebują ciągłości działania systemów, ale których głównym trzonem działania nie jest informatyka i nowe technologie, jak ma to miejsce w przypadku wielu firm produkcyjnych.

– Dla przykładu, przedsiębiorstwo chcąc przetestować nową aplikację, służącą do zarządzania relacjami z klientami, musi zakupić dodatkowe serwery i inne elementy infrastruktury. W ramach testów okazuje się, że aplikacja nie spełnia odpowiednich wymogów, a jej funkcjonalności pokrywają się w ramach innego rozwiązania od lat wykorzystywanego w organizacji. Firma rezygnuje więc z niej, ale zostaje jej niepotrzebna infrastruktura. Chmura zupełnie niweluje ten problem z uwagi na możliwość stworzenia środowiska „szytego na miarę potrzeb”. Ważna jest tutaj oczywiście pomoc dostawcy w zarządzaniu usługą, co pozwala uniknąć wielu błędów – mówi Robert Czarniewski.

Studium przypadku – tradycyjne IT vs. chmura

Analizując wykorzystanie tradycyjnego IT vs chmury, weźmy za przykład jednego z naszych klientów - przedsiębiorstwo produkcyjne, które podjęło decyzję o wdrożeniu jednego z popularniejszych systemów ERP, działającego w tzw. in memory. Oznacza to, że przetwarzanie danych wykonywane jest w pamięci operacyjnej RAM, co determinuje wysokie wymagania dla architektury IT. Planowane wdrożenie miało obejmować wszystkie procesy w biznesowe firmie. Z poziomu technologii konieczne było uruchomienie dedykowanych serwerów produkcyjnych, testowych i deweloperskich. Ponadto liczba pracowników wprowadzających dane do systemu oscylowała koło 300–500 osób, co determinowało wielkość codziennie nadpisywanych danych na poziomie 50-150 GB. Dodatkowo wielkość systemów i danych stanowiło ok. 10 TB.

W przypadku modelu tradycyjnego (zakupowego) konieczny był zakup sprzętu w odpowiedniej konfiguracji, zgodnego z compliance producenta, inwestycje związane z jego wdrożeniem i utrzymaniem oraz nakłady na systemy. Pod kątem dedykowanej platformy cloud wyzwaniem był natomiast wynajem certyfikowanego środowiska zgodnego z wymogami producenta oraz wybór dostawcy usługi, który miał dostarczyć skalowalną architekturę, systemy operacyjne i usługi serwisu sprzętu.

– Koszty wdrożenia i utrzymania infrastruktury w modelu tradycyjnym zostały oszacowane na ok. 2,5 mln. Z kolei koszty wynajmu certyfikowanego środowiska o przedmiotowych parametrach dla serwerów: produkcyjnego, deweloperskiego i testowego na dedykowanej platformie cloud, wyniosły. 1,5 mln w rozbiciu na okres 5 lat. Taka analiza pokazała klientowi, że wybierając utrzymanie systemu, z wykorzystaniem modelu usługowego (cloud computing) w zamian zakupu i utrzymania systemu ERP we własnym zakresie pozwoli mu na obniżenie TCO w skali 5 lat o nawet 40% - dodaje Robert Czarniewski.

Ponadto, takie wdrożenie w modelu cloudowym dało klientowi gwarancję w pełni skalowalnej infrastruktury IT, którą w zależności od potrzeb mógł modyfikować – zmniejszać lub rozbudowywać. Ta właściwość usług cloudowych, wynikająca ze standaryzacji usług, pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby biznesu.

Standaryzacja IT ważnym czynnikiem w rozwoju biznesu

Warto podkreślić, że cloud computingu pozwala na uproszczenie procesów IT, co jest związane z możliwością dokładniejszego szacowania jego kosztów wg aktualnych i zmiennych w czasie potrzeb. Efekt jest taki, że dzięki usługom chmurowym nigdy nie zapłaci się za coś, czego się nie potrzebuje.

W efekcie takiej standaryzacji IT, z punku widzenia zarządzania całym przedsiębiorstwem, obszar ten staje się kosztowo bardziej przewidywalny, a zatem łatwiejszy w zarządzaniu. Wykorzystanie cloud computingu usprawnia też zarządzanie biznesem, poprzez znaczne skrócenie time to market dla nowych projektów biznesowych, wykorzystujących rozwiązania informatyczne – co jest istotne w przypadku wielu branż produkcyjno-przemysłowych. Jest to więc ważny, kolejny krok na drodze włączenia struktur IT w kluczowe procesy decydujące o strategii i rozwoju całego przedsiębiorstwa. Oznacza to nową możliwość wykorzystania najbardziej innowacyjnych technologii, które dla zarządów stają się narzędziem do spełniania celów biznesowych, będą łatwiejsze do zrozumienia, a tym samym uwzględnienia ich w planach inwestycyjnych.

Jak optymalizować koszty IT w przedsiębiorstwie?

Kultura ciągłego doskonalenia

Przedsiębiorstwa muszą się stale rozwijać

IT szyte na miarę potrzeb biznesu

Studium przypadku – tradycyjne IT vs. chmura

Standaryzacja IT ważnym czynnikiem w rozwoju biznesu

IT stawia na elastyczne biura

Klient 4.0 – doświadczenia i emocje przyciągają do e-sklepów

Rachunek wyników a Business Intelligence

Nowoczesne zarządzanie firmą

Co naprawdę oznacza cloud computing

Biuro w domu? Kup drugi komputer

Wyposażenie obowiązkowe telepracownika

Jak obniżyć koszty domowego biura?