Strona główna / Biznes / Jak optymalizować koszty IT w przedsiębiorstwie?
poniedziałek 28 wrzesień 2020 | Robert Kamiński
Jak optymalizować koszty IT w przedsiębiorstwie?
Podczas gdy większość CIO zna ideę redukcji kosztów IT, ewolucja w kierunku biznesu cyfrowego oznacza, że działy takie jak IT czy finansowy, w tym CFO, muszą wyjść poza proste obcinanie kosztów, a zamiast tego skupić się na optymalizacji wartości biznesowej technologii informatycznych.

Można wiÄ™c Å›miaÅ‚o stwierdzić, że dziÅ› skuteczna optymalizacja kosztów powinna polegać na ciÄ…gÅ‚ym poszukiwaniu technologii, które zwiÄ™kszajÄ… wartość biznesowÄ….

Kultura ciągłego doskonalenia

Optymalizacja kosztów w erze biznesu cyfrowego oznacza, że dziÄ™ki przemyÅ›lanym inwestycjom w technologie, organizacje wykorzystujÄ… połączenie informatyki i optymalizacji kosztów biznesowych w celu zwiÄ™kszenia wydajnoÅ›ci biznesowej. Kluczem do skutecznej optymalizacji kosztów w przedsiÄ™biorstwie jest wprowadzenie proaktywnych procesów i technologii. W celu ciÄ…gÅ‚ego poszukiwania nowych możliwoÅ›ci, firmy coraz częściej skupiajÄ… siÄ™ na rozwoju strategii biznesowych.

Jest to niezwykle ważne ze wzglÄ™du na model, w którym przedsiÄ™biorstwa wpadajÄ… w puÅ‚apkÄ™ z powodu postawy "to jest to, co zawsze robiliÅ›my", która może tworzyć pewne blokady wewnÄ…trz organizacji. CIO muszÄ… wiÄ™c bliżej wspóÅ‚pracować z liderami biznesu i CFO w celu ich zidentyfikowania i usuniÄ™cia.

Przedsiębiorstwa muszą się stale rozwijać

Każda wspóÅ‚czesna firma, żeby móc siÄ™ rozwijać musi podążać za trendami, umożliwiajÄ…cym sprawne zarzÄ…dzanie kluczowymi procesami takimi jak produkcja czy organizacja pracy, które pozwalajÄ… zachować ciÄ…gÅ‚ość dziaÅ‚ania. Usprawnia to procesy biznesowe np. zabezpieczajÄ…c ciÄ…gÅ‚ość dziaÅ‚ania produkcji czy skracajÄ…c Å‚aÅ„cuch dostaw, dziÄ™ki czemu firma jest w stanie wyprzedzić konkurencjÄ™.

Wdrożenie odpowiednich rozwiÄ…zaÅ„, takich jak systemy ERP, CRM czy też logistyczne, wiąże siÄ™ z dostosowaniem infrastruktury informatycznej do wymogów konkretnego narzÄ™dzia. Odpowiednie przygotowanie infrastruktury informatycznej pod kluczowe aplikacje biznesowe w przedsiÄ™biorstwie oraz jej zabezpieczenie znacznie ogranicza ryzyko przestojów, które mogÄ… być źródÅ‚em strat. Jest to o tyle istotne, ponieważ – jak ocenia firma Gartner – przedsiÄ™biorstwa na Å›wiecie tracÄ… Å›rednio 5600 USD na minutÄ™ w wyniku przestojów w dostÄ™pie do systemów informatycznych.

CzÄ™sto podstawowym elementem kosztów inwestycyjnych w obszarze IT w wielu firmach jest zakup infrastruktury informatycznej oraz jej utrzymanie. Nie zawsze jednak jest to najlepsze rozwiÄ…zanie. Na rynku dostÄ™pne sÄ… alternatywne modele pozyskania informatyki w firmie, np. cloud computing, zapewniajÄ…cy możliwość optymalizacji kosztów oraz wpÅ‚ywajÄ…cy na zwiÄ™kszenie poziomu bezpieczeÅ„stwa danych – zaznacza Robert Czarniewski, CFO i Wiceprezes w Polcom.

WÅ›ród kluczowych korzyÅ›ci takiej usÅ‚ugi można wymienić optymalizacjÄ™ kosztów inwestycyjnych. Wynika to z faktu, że firmy nie muszÄ… inwestować w modernizacjÄ™ lub rozbudowÄ™ platformy informatycznej. Kolejny aspekt to przewidywalność kosztów operacyjnych i inwestycyjnych, który możliwy jest dziÄ™ki czytelnemu modelowi opÅ‚at abonamentowych oraz umowy o gwarantowanym poziomie usÅ‚ug (SLA). Inny czynnik to zwiÄ™kszenie ciÄ…gÅ‚oÅ›ci dziaÅ‚ania IT – gwarantowany, wspominanÄ… już umowÄ… SLA, poziom dostÄ™pnoÅ›ci usÅ‚ug. Ostatni element, ale równie istotny to skrócenie czasu wdrożenia, a tym samym ewentualnego przestoju w funkcjonowaniu firmy.

IT szyte na miarÄ™ potrzeb biznesu

 Cloud computing to informatyka dostÄ™pna dla klienta na żądanie. Model chmurowy  eliminuje konieczność budowy i utrzymywania wÅ‚asnej infrastruktury IT, co tym samym redukuje problemy zwiÄ…zane z brakiem zasobów IT oraz ciÄ…gÅ‚ego dopÅ‚acania do już zakupionej architektury. Co wiÄ™cej, cloud computing zapewnia peÅ‚nÄ… skalowalność, dziÄ™ki której nie ma koniecznoÅ›ci inwestycji w zasoby informatyczne IT – m.in. w sytuacjach maksymalnego obciążenia, widocznego choćby podczas zamykania roku finansowego. W efekcie sprzÄ™t, mimo że nie jest wykorzystywany, powoduje koszty w przedsiÄ™biorstwie. Cloud computing sprawia, że niezależnie od tego, ile zasobów bÄ™dzie potrzebnych w organizacji w danym momencie, mogÄ… one zostać udostÄ™pnione na życzenie, co rozwiÄ…zuje problem zwiÄ…zany z niedoszacowaniem projektu informatycznego.

UsÅ‚uga umożliwia firmom uruchomienie nowego projektu biznesowego bez niepotrzebnych inwestycji w nowy sprzÄ™t informatyczny oraz bez ryzyka zamkniÄ™cia projektu, pozostajÄ…c ze Å›rodkami trwaÅ‚ymi w postaci sprzÄ™tu informatycznego i oprogramowania. Jest to czÄ™sto wybierane rozwiÄ…zanie przez firmy, które potrzebujÄ… ciÄ…gÅ‚oÅ›ci dziaÅ‚ania systemów, ale których gÅ‚ównym trzonem dziaÅ‚ania nie jest informatyka i nowe technologie, jak ma to miejsce w przypadku wielu firm produkcyjnych.

Dla przykÅ‚adu, przedsiÄ™biorstwo chcÄ…c przetestować nowÄ… aplikacjÄ™, sÅ‚użącÄ… do zarzÄ…dzania relacjami z klientami, musi zakupić dodatkowe serwery i inne elementy infrastruktury. W ramach testów okazuje siÄ™, że aplikacja nie speÅ‚nia odpowiednich wymogów, a jej funkcjonalnoÅ›ci pokrywajÄ… siÄ™ w ramach innego rozwiÄ…zania od lat wykorzystywanego w organizacji. Firma rezygnuje wiÄ™c z niej, ale zostaje jej niepotrzebna infrastruktura. Chmura zupeÅ‚nie niweluje ten problem z uwagi na możliwość stworzenia Å›rodowiska „szytego na miarÄ™ potrzeb”. Ważna jest tutaj oczywiÅ›cie pomoc dostawcy w zarzÄ…dzaniu usÅ‚ugÄ…, co pozwala uniknąć wielu błędów – mówi Robert Czarniewski.

Studium przypadku – tradycyjne IT vs. chmura

AnalizujÄ…c wykorzystanie tradycyjnego IT vs chmury, weźmy za przykÅ‚ad jednego z naszych klientów - przedsiÄ™biorstwo produkcyjne, które podjęło decyzjÄ™ o wdrożeniu jednego z popularniejszych systemów ERP, dziaÅ‚ajÄ…cego w tzw. in memory. Oznacza to, że przetwarzanie danych wykonywane jest w pamiÄ™ci operacyjnej RAM, co determinuje wysokie wymagania dla architektury IT. Planowane wdrożenie miaÅ‚o obejmować wszystkie procesy w biznesowe firmie. Z poziomu technologii konieczne byÅ‚o uruchomienie dedykowanych serwerów produkcyjnych, testowych i deweloperskich. Ponadto liczba pracowników wprowadzajÄ…cych dane do systemu oscylowaÅ‚a koÅ‚o 300–500 osób, co determinowaÅ‚o wielkość codziennie nadpisywanych danych na poziomie 50-150 GB. Dodatkowo wielkość systemów i danych stanowiÅ‚o ok. 10 TB.

W przypadku modelu tradycyjnego (zakupowego) konieczny byÅ‚ zakup sprzÄ™tu w odpowiedniej konfiguracji, zgodnego z compliance producenta, inwestycje zwiÄ…zane z jego wdrożeniem i utrzymaniem oraz nakÅ‚ady na systemy. Pod kÄ…tem dedykowanej platformy cloud wyzwaniem byÅ‚ natomiast wynajem certyfikowanego Å›rodowiska zgodnego z wymogami producenta oraz wybór dostawcy usÅ‚ugi, który miaÅ‚ dostarczyć skalowalnÄ… architekturÄ™, systemy operacyjne i usÅ‚ugi serwisu sprzÄ™tu.

Koszty wdrożenia i utrzymania infrastruktury w modelu tradycyjnym zostaÅ‚y oszacowane na ok. 2,5 mln. Z kolei koszty wynajmu certyfikowanego Å›rodowiska o przedmiotowych parametrach dla serwerów: produkcyjnego, deweloperskiego i testowego na dedykowanej platformie cloud, wyniosÅ‚y. 1,5 mln w rozbiciu na okres 5 lat.  Taka analiza pokazaÅ‚a klientowi, że wybierajÄ…c utrzymanie systemu, z wykorzystaniem modelu usÅ‚ugowego (cloud computing) w zamian zakupu i utrzymania systemu ERP we wÅ‚asnym zakresie pozwoli mu na obniżenie TCO w skali 5 lat o nawet 40% - dodaje Robert Czarniewski.

Ponadto, takie wdrożenie w modelu cloudowym daÅ‚o klientowi gwarancjÄ™ w peÅ‚ni skalowalnej infrastruktury IT, którÄ… w zależnoÅ›ci od potrzeb mógÅ‚ modyfikować – zmniejszać lub rozbudowywać. Ta wÅ‚aÅ›ciwość usÅ‚ug cloudowych, wynikajÄ…ca ze standaryzacji usÅ‚ug, pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby biznesu.

Standaryzacja IT ważnym czynnikiem w rozwoju biznesu

Warto podkreÅ›lić, że cloud computingu pozwala na uproszczenie procesów IT, co jest zwiÄ…zane z możliwoÅ›ciÄ… dokÅ‚adniejszego szacowania jego kosztów wg aktualnych i zmiennych w czasie potrzeb. Efekt jest taki, że dziÄ™ki usÅ‚ugom chmurowym nigdy nie zapÅ‚aci siÄ™ za coÅ›, czego siÄ™ nie potrzebuje.

W efekcie takiej standaryzacji IT, z punku widzenia zarzÄ…dzania caÅ‚ym przedsiÄ™biorstwem, obszar ten staje siÄ™ kosztowo bardziej przewidywalny, a zatem Å‚atwiejszy w zarzÄ…dzaniu. Wykorzystanie cloud computingu usprawnia też zarzÄ…dzanie biznesem, poprzez znaczne skrócenie time to market dla nowych projektów biznesowych, wykorzystujÄ…cych rozwiÄ…zania informatyczne – co jest istotne w przypadku wielu branż produkcyjno-przemysÅ‚owych. Jest to wiÄ™c ważny, kolejny krok na drodze włączenia struktur IT w kluczowe procesy decydujÄ…ce o strategii i rozwoju caÅ‚ego przedsiÄ™biorstwa.  Oznacza to nowÄ… możliwość wykorzystania najbardziej innowacyjnych technologii, które dla zarzÄ…dów stajÄ… siÄ™ narzÄ™dziem do speÅ‚niania celów biznesowych, bÄ™dÄ… Å‚atwiejsze do zrozumienia, a tym samym uwzglÄ™dnienia ich w planach inwestycyjnych.

polcom

Podobne artykuły
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej