Strona główna / Biznes / Telepraca w księgowości
wtorek 24 kwiecień 2012 | Tomasz Kozielski
Telepraca w księgowości
Telepraca zmienia rynek  - coraz więcej firm rozumie potrzebę oferowania swoim pracownikom pracy w domu. Piszemy dzisiaj o tym, jak zorganizować telepracę w księgowości.

Na temat telepracy napisano już wiele artykułów oraz przeprowadzono sporo badań. Dzięki rozwojowi internetu organizacja pracy z domu przestała być problemem technicznym. Również koszty jej organizacji bardzo spadły. Uwarunkowania prawne są w Polsce przychylne telepracy. Zgodnie z art. 67, § 1 kodeksu pracy, „Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (..)”.

Panuje powszechne przekonanie, potwierdzone licznymi doświadczeniami, że telepraca pozwala na ograniczenie kosztów, zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. O ile, dla pracodawców istotne ograniczenie kosztów jest zauważalne dopiero w dłuższej skali czasowej, o tyle korzyści finansowe pracownika są natychmiastowe i oczywiste: oszczędność czasu i kosztów dojazdu do miejsca pracy.

Firmy wdrażające telepracę odnotowują dodatkowe efekty, jak zwiększenie wydajności czy też większą lojalność pracowników. Telepraca jest traktowana jako benefit, szczególnie przez pracowników wychowanych w erze internetu.

Problem telepracy został w Polsce zauważony

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości sfinansowała cykl 327 warsztatów w 14 województwach, w ramach inicjatywy „Telepraca – nowa forma organizacji pracy w przedsiębiorstwach”. W ramach projektu przeszkolonych zostało 3482 osób.

Istotne zalety telepracy widać szczególnie w przypadku  kobiet, które zajmują się wychowaniem małych dzieci oraz osób niepełnosprawnych.

Niezwykle istotnym efektem wdrożenia telepracy jest przestawienie myślenia kadry kierowniczej na pracę zadaniową. Wymaga to oczywiście wyższych kwalifikacji menedżerskich i daje długofalowe korzyści dla firmy.

Mając pracownika obok siebie, kierownik ma komfort bezpośredniego wglądu w wykonywaną pracę. Przy pracy zdalnej kierownik musi wspólnie z pracownikiem zaplanować zadanie oraz zastanowić się, w jaki sposób skutecznie monitorować postęp prac. Najczęściej telepraca dotyczy ustalonych z pracownikiem dni w tygodniu. Niektórzy pracodawcy unikają ustalania poniedziałku i piątku jako dni przeznaczonych na pracę zdalną. Ogranicza się w ten sposób pokusę skracania dnia pracy, w celu wydłużenia weekendu.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę planując telepracę w księgowości?

Dział księgowości jest tym miejscem w firmie, gdzie stosunkowo łatwo jest zorganizować pracę z domu. Na dodatek telepraca w tym przypadku ujawnia swoje wszystkie zalety.

Niezbędne warunki można podzielić na kilka kategorii:

1. Warunki prawne – pracodawca musi przygotować odpowiednie aneksy do umów o pracę. Aneks będzie określał warunki wykonywania pracy zdalnej. Odpowiednie wzory umów można łatwo znaleźć w internecie.

  • 2. Komunikacja:
  • firma udostępniająca pracownikom pracę z domu musi być podłączona do internetu stałym łączem (co jest dość powszechne)
  • pracownik musi mieć stałe łącze do internetu (warto w aneksie do umowy ustalić, czy pracownik ma prawo do odzyskania części ponoszonych z tego tytułu kosztów)
  • warto ustalić sposób wewnętrznej komunikacji telefonicznej; jeżeli zachodzi konieczność prowadzenia dłuższych rozmów, należy przewidzieć instalację programu telefonii internetowej (np. program Skype) na wszystkich komputerach działu księgowości i innych działów współpracujących, w zależności od organizacji pracy
  • jeżeli pracownik dodatkowo obsługuje kontrahentów zewnętrznych, wówczas trzeba pomyśleć o przekierowaniu rozmów na telefon prywatny, lub przyzwyczaić klientów do komunikowania się przez telefon komórkowy pracownika

3. Oprogramowanie – warto skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje program księgowości internetowej mKsiegowa.pl. Program pozwala na obsługę księgowości z dowolnego miejsca przez standardową przeglądarkę internetową. Na dodatek praca z programem jest bardzo prosta.

4. Organizacja pracy po stronie pracownika – poza posiadaniem stałego łącza internetowego i telefonu, pracownik powinien przygotować odpowiednie miejsce do pracy, w miarę odizolowane od hałasu.

5. Organizacja pracy ze strony kierownika – wiele prac wykonywanych w dziale księgowości jest szczególnie łatwo wykonywać w domu. Należą do nich: wprowadzanie dokumentów, wprowadzanie wyciągów bankowych, uzgadnianie obrotów i sald, itp. Oczywiście, im bardziej firma dostosowana jest do obiegu dokumentów elektronicznych, tym więcej prac można wykonywać zdalnie. Dobrym przykładem jest wystawianie faktur sprzedaży. Przy spełnieniu określonych warunków i za zgodą kontrahentów, można je przygotowywać i wysyłać w postaci elektronicznej. Program mKsiegowa.pl jest przystosowany do takiej opcji.

Przez zastosowanie oprogramowania księgowego dostępnego przez internet można szybko i niewielkim nakładem kosztów zaoferować pracownikom zdalną pracę. Doświadczenie firm zachodnich pokazuje, że najlepsze efekty uzyskują one stosując model mieszany: pracownik częściowo pracuje z domu, a częściowo w firmie. Zalecane jest uzgodnienie z pracownikiem wymiaru 1 lub 2 dni w tygodniu na telepracę.

 

Podobne artykuły
Komentarze
comments powered by Disqus
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej