Microsoft jest nie tylko producentem systemu Windows i pakietu biurowego Office. Oferuje również internetowÄ… usÅ‚ugÄ™ Office 365 stanowiÄ…cÄ… uzupeÅ‚nienie tego drugiego - to zestaw narzÄ™dzi internetowych przydatnych w firmie. Część z nich byÅ‚a dotÄ…d dostÄ™pna jedynie dla korporacji dysponujÄ…cych wÅ‚asnymi serwerami i wyspecjalizowanym personelem IT. Za miesiÄ™cznÄ… opÅ‚atÄ…, niewiele wyższÄ… od ceny typowego konta email, nawet najmniejsze przedsiÄ™biorstwa mogÄ… korzystać z zaawansowanych rozwiÄ…zaÅ„ do pracy wspólnej.
Pojemna poczta to bezpieczna poczta
Może trudno w to uwierzyć, ale email ma już ponad 40 lat - pierwszÄ… wiadomość wysÅ‚ano w 1971 roku. Mimo to, poczta elektroniczna jest ciÄ…gle gÅ‚ównym i najważniejszym narzÄ™dziem komunikacji w bardzo wielu firmach. I nie zapowiada siÄ™, by cokolwiek miaÅ‚o to zmienić. Przez skrzynki pocztowe przepÅ‚ywajÄ… najbardziej istotne informacje. Zbierane latami archiwa wiadomoÅ›ci sÅ‚użą nie tylko za materiaÅ‚ referencyjny w bieżących sprawach, ale i peÅ‚niÄ… czÄ™sto rolÄ™ książek telefonicznych (w których można odnaleźć numery klientów i kontrahentów), zeszytów z notatkami, a nawet list zadaÅ„ do wykonania.
W wielu firmach archiwa te przechowywane sÄ… lokalnie, na dyskach komputerów. Ze wzglÄ™du na ograniczenia wielkoÅ›ci skrzynek pocztowych nie jest możliwe pozostawianie wiadomoÅ›ci na serwerze. To oznacza konieczność wykonywania solidnych kopii zapasowych i ryzyko utraty danych w razie awarii.
Rozwiązaniem jest wykupienie konta pocztowego o pojemności pozwalającej przechowywać całą historię poczty - takie konto (mieszczące 25GB danych) stanowi element pakietu Office 365. Tutaj o kopie bezpieczeństwa dbają profesjonalni informatycy zatrudnieni przez Microsoft. A na wszelki przypadek, można przecież nadal zapisywać wiadomości lokalnie - tyle, że nie usuwając ich z serwera.
Konto pocztowe Office 365 ma jeszcze jednÄ… zaletÄ™: pracuje w technologii Microsoft Exchange, a wiÄ™c doskonale wspóÅ‚pracuje ze wszystkimi nowoczesnymi smartfonami. DziÄ™ki temu, zawartość skrzynki pocztowej (a wiÄ™c również oznaczenie przeczytany/nieprzeczytany, flagi, foldery, itd.) w telefonie i w komputerze jest identyczna. DziÄ™ki metodzie push, wiadomoÅ›ci trafiajÄ… natychmiast do pamiÄ™ci smartfonu, bez koniecznoÅ›ci rÄ™cznego odÅ›wieżania - dokÅ‚adnie tak, jak SMSy.
Pecet, notebook, smartfon - wszędzie te same informacje
Kolejnym elementem pakietu są funkcje znane z MS Outlook - kalendarz, książka adresowa i lista zadań do wykonania. W Office 365 masz do nich dostęp za pomocą przeglądarki WWW. Możesz też synchronizować wprowadzane w niej informacje z programem MS Outlook na komputerze (lub komputerach) oraz ze smartfonem.
Spotkanie wpisane do kalendarza na komputerze natychmiast pojawi się w kalendarzu telefonu. To, czy pracujesz na jednym, czy na kilku pecetach na zmianę nie ma najmniejszego znaczenia. Dane zostaną automatycznie zsynchronizowane. Synchronizacja pozwala nie tylko zachować porządek, ale i stanowi dodatkowe zabezpieczenie. W razie kradzieży telefonu albo laptopa nie tracisz umieszczonych w nim informacji - cały czas znajdują się na serwerze oraz w pamięci pozostałych urządzeń.
Wspólna przestrzeÅ„ do pracy
Office 365 daje również narzÄ™dzia do pracy wspólnej daleko wykraczajÄ…ce ponad to, co dotÄ…d byÅ‚o stosowane w maÅ‚ych firmach. Microsoft udostÄ™pnia 10GB przestrzeni do przechowywania dokumentów - plików nie trzeba już wysyÅ‚ać emailem albo przenosić na pendrive.
DziÄ™ki Office Web Apps można przeglÄ…dać i edytować dokumenty MS Word, Excel i PowerPoint bezpoÅ›rednio w oknie przeglÄ…darki. Nawet, jeÅ›li dany komputer nie jest wyposażony w pakiet MS Office. Internetowe wersje programów Office majÄ… nieco mniejsze możliwoÅ›ci niż ich odmiany instalowane na dysku, ale mogÄ… doskonale sprawdzić siÄ™ tam, gdzie inwestycja w peÅ‚nÄ… wersjÄ™ pakietu nie ma sensu (okazjonalne korzystanie). KupujÄ…c abonament Office 365 zyskujesz możliwość otwierania plików Office stworzonych za pomocÄ… najnowszych wersji aplikacji Microsoftu. Co wiÄ™cej, Office Web Apps pozwalajÄ… kilku użytkownikom na jednoczesnÄ… pracÄ™ nad tym samym dokumentem. W ramach pakietu udostÄ™pniony jest też dedykowany komunikator przeznaczony dla czÅ‚onków zespoÅ‚u.
CaÅ‚y pakiet zostaÅ‚ pomyÅ›lany jako narzÄ™dzie do pracy grupowej. PrzykÅ‚ad? Zależnie od nadanych uprawnieÅ„, pracownicy mogÄ… nawzajem przeglÄ…dać swoje kalendarze i wprowadzać do nich nowe spotkania. A gdy zatrudnisz kolejnego pracownika, w jego nowym, sÅ‚użbowym telefonie automatycznie może pojawić siÄ™ książka adresowa zawierajÄ…ca numery i emaile wszystkich pozostaÅ‚ych czÅ‚onków zespoÅ‚u.
Szybkie wdrożenie bez inwestycji
Korzystanie z Office 365 nie wymaga żadnych inwestycji. Wystarczy opÅ‚acić miesiÄ™czny abonament, który wynosi obecnie, w przypadku podstawowego planu przeznaczonego dla niewielkich firm (do 50 użytkowników) równowartość 5,25 euro za konto. Uruchomienie systemu sprowadza siÄ™ do wypeÅ‚nienia kilku formularzy na stronie internetowej - nie jest potrzebna pomoc informatyka. Elementy pakietu Office 365 dziaÅ‚ajÄ… w przeglÄ…darce WWW, a wiÄ™c nic nie trzeba instalować na komputerach. Do poczty można podpiąć dotychczasowe adresy (o ile firma posiadaÅ‚a wÅ‚asnÄ… domenÄ™). Przewidziano możliwość bezpÅ‚atnego przetestowania pakietu przez 30 dni.
