Blokowanie stron internetowych oraz monitorowanie komputerów w miejscu pracy nadal budzi wiele kontrowersji. Proces ten z perspektywy osób zatrudnionych może wydawać się inwigilacją, ograniczeniem prywatności i swobody działania - ma więc istotny wpływ na produktywność i jakość pracy, a nawet zadowolenie samych pracowników.

Naganne zachowania

Zacznijmy od tego, co pracownicy biurowi robią w godzinach pracy. Okazuje się, że wcale nie to, co należy do ich obowiązków. Ponad połowa ankietowanych osób przyznaje się, że wykorzystuje służbowy komputer do celów niezwiązanych z pracą. Pracownicy w godzinach pracy chętnie przeglądają Internet, czytają prywatną pocztę e-mail oraz czatują.

Nagminne jest także korzystanie z sieci społecznościowych, oglądanie pornografii, hazard oraz udział w grach sieciowych. Firmowa sieć nierzadko używana jest do płacenia rachunków oraz robienia zakupów w sklepach i na aukcjach internetowych.

- Z zebranych przez nas ankiet wynika, że blisko dwie na trzy osoby rozpoczynają dzień pracy od przejrzenia poczty – służbowej, ale i tej prywatnej. Oczywiście dane te dotyczą pracowników biurowych, mających kontakt z komputerem – mówi Michał Trziszka, CEO Cal.pl. To jednak nie wszystko. Co trzeci pracownik po cichu przyznaje, że następnie śledzi serwisy społecznościowe, przegląda wiadomości na portalach informacyjnych oraz najnowsze plotki i zabawne komiksy. Dopiero po wypiciu pierwszej kawy przychodzi czas na pracę – kończy swoją wypowiedź Michał Trziszka.

Coraz większa liczba osób jest uzależniona od Sieci mimo, że tylko niewielu z nich potrafi to zauważyć. Sieci społecznościowe, komunikatory internetowe czy gry online stały się częścią życia i wiele osób nie potrafi powstrzymać się od korzystania z nich nawet w godzinach pracy. Skutkiem tego jest wykonywanie zadań zleconych przez pracodawcę w pośpiechu i bez należytej uwagi, tak aby znaleźć czas na dodatkową aktywność w Internecie.

Nie jest prawdą, że pracownicy, którzy korzystają z Internetu, rezygnują z innych czynności powodujących przestoje w pracy: picia kawy, palenia papierosów, spożywania posiłków lub prywatnych rozmów telefonicznych. Internet stanowi kolejną odskocznię, która odciąga pracowników od pracy.

Blokowanie i monitorowanie

Pracodawcy mają narzędzia, które pozwalają im na blokowanie dostępu do zasobów Internetu oraz monitorowanie aktywności pracowników przy komputerze. Sposób użycia tego typu narzędzi zależy od samego pracodawcy, przy czym należy jednoznacznie stwierdzić, że ma on pełne prawo nadzorować to, co pracownik robi w czasie pracy, a także zakazać korzystania z służbowego sprzętu do celów prywatnych.

Koszt zakupu odpowiedniego oprogramowania nie powinien przekroczyć kilkudziesięciu złotych za jedno stanowisko pracy. Istnieje również możliwość wdrożenia reguł filtrowania na bramie sieciowej działającej na styku sieci wewnętrznej przedsiębiorstwa z Internetem.

 - Decyzja o wdrożeniu systemu nadzoru powinna zostać podjęta przez prezesa firmy lub dyrektora placówki i obejmować wszystkich pracowników organizacji. Zadaniem informatyka jest wdrożenie odpowiednich narzędzi, natomiast monitorowanie pracowników leży w gestii ich przełożonych – komentuje Michał Trziszka z Cal.pl. Pracownik musi zostać poinformowany, że jego stanowisko pracy jest monitorowane. Warto przygotować odpowiednie procedury i wytyczne, które jasno nakreślą prawa i obowiązki zatrudnionych w tym zakresie – kończy Michał Trziszka.

Pracodawca może monitorować oraz blokować dostęp do treści i serwisów internetowych niezwiązanych z wykonywaną pracą. Kontrola pasywna zakłada monitorowanie zachowań pracowników przed komputerem. Zebrane w ten sposób dane mogą posłużyć do oceny działań pracownika oraz zwrócić uwagę na jego negatywne zachowania w trakcie pracy. Monitorowanie ma charakter prewencyjny, bowiem pracownicy mający świadomość, że ich stanowiska pracy są nadzorowane, będą unikać podejmowania działań niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Podejście proaktywne zakłada ograniczanie, a przy okazji monitorowanie, dostępu do zasobów internetowych takich jak sieci P2P, serwisy społecznościowe i randkowe, strony z pornografią i hazardem, sklepy internetowe czy usługi bankowe. Blokowanie dostępu w znaczący sposób ogranicza możliwość wykorzystania komputera do celów prywatnych, choć należy mieć świadomość, że pracownicy będą dążyć do obejścia nałożonych restrykcji np. przez użycie serwerów pośredniczących czy użycie szyfrowanych kanałów wymiany danych.

Rolą kierowników jest nadzorowanie pracy podwładnych, w tym monitorowanie sposobu, w jaki korzystają oni z komputerów. Korzystanie z internetu do celów prywatnych zajmuje czas, który mógłby zostać przeznaczony na wykonywanie dodatkowych obowiązków. Pracownik taki wydaje się maksymalnie obciążony pracą, podczas gdy w rzeczywistości jest zupełnie inaczej. Monitorowanie i blokowanie dostępu do wszystkich lub wybranych zasobów sieciowych wprowadza większą dyscyplinę w pracy i powoduje, że pracownicy całą swoją uwagę mogą poświęcić na wykonywanie zleconych im zadań.

Wpływ na efektywność pracy

Wydawać by się mogło, że wykorzystywanie komputera do celów prywatnych w czasie pracy to nic złego, o ile pracownicy realizują powierzone im zadania. Nic bardziej mylnego. Dodatkowe zajęcia w Internecie odciągają uwagę zatrudnionych, a to bezpośrednio przekłada się na jakość wykonywanej pracy. Pracownicy są rozproszeni i nie potrafią należycie skupić się na służbowych obowiązkach. Dopiero wdrożenie mechanizmów monitorowania i blokowania dostępu do niektórych zasobó Internetu powoduje, że pracownicy przestają myśleć o sprawach, które są w żaden sposób związane z ich pracą.

Intensywne korzystanie z Internetu wydłuża czas potrzebny na wykonywanie codziennych zadań, a jednocześnie jakość pracy zauważalnie spada. Wynika to z faktu, że pracownicy nieświadomie zmieniają proporcję czasu poświęcanego na czynności związane i niezwiązane z wykonywaną pracą. Wraz z upływem czasu liczba godzin spędzanego na robieniu spraw przyjemnych - a do takich należy przeglądanie Internetu - jest coraz większa kosztem tych, które pracownik przeznacza na wypełnianie służbowych obowiązków.

Negatywne zachowania jednego lub kilku pracowników wpływają na pracę zespołu i działu firmy. Jeśli wybrane zadania będą odkładane lub opóźniane ogólny czas realizacji projektu w grupie może znacząco się wydłużyć. Wykorzystywanie komputera do celów prywatnych ma także działanie demotywujące na wszystkich członków zespołu. Jeśli tego typu zachowania będą pozostawać niezauważalne lub bagatelizowane efektywność pracy całego działu spadnie. Pozostali pracownicy zaczną przejmować zachowania swoich kolegów, co bezpośrednio przełoży się na produktywność podejmowanych w przedsiębiorstwie działań.

 - Początkowo, każde wdrożenie mechanizmów monitoringu budzi wiele kontrowersji i wątpliwości ze strony pracowników. To naturalna obawa, choć nikt kto sumiennie wykonuje swoje obowiązki nie powinien mieć zastrzeżeń, że jego prywatność jest naruszana – uzupełnia Michał Trziszka, CEO Cal.pl. W rezultacie zyskuje firma i sami pracownicy, którzy mogą lepiej i szybciej wykonywać powierzone im zadania – kończy M. Trziszka.

Bezpieczeństwo pracodawcy

Korzystanie z służbowych komputerów do celów niezwiązanych z pracą ma także inny wymiar, niezmiernie ważny z perspektywy przedsiębiorców. Wpisy publikowane na forach, czy treści prezentowane na blogach mogą być niezgodne z kodeksem postępowania lub polityką firmy, ale w jakiś sposób mogą zostać z nią powiązane np. przez adresu IP komputera, z którego nawiązano połączenie z odległym serwerem.

Równie szkodliwe może być pobieranie przez pracowników nielegalnego oprogramowania i muzyki, odwiedzanie stron pornograficznych czy uczestnictwo w grach hazardowych. Zachowania niezgodne z prawem wiążą się z przykrymi konsekwencjami nie tylko dla samych pracowników, ale i pracodawców.

Jednocześnie wprowadzenie ograniczeń w dostępie do zasobów i usług internetowych niezwiązanych z pracą powoduje ograniczenie ruchu sieciowego i mniejszą liczbę awarii. Komputery pracowników są mniej podatne na ataki wirusów i innego złośliwego oprogramowania. A pracownicy? Wreszcie mogą skupić się na należytym wykonywaniu zadań, do których zostali zatrudnieni.