Strona główna / Biznes / Korespondencja masowa od zaplecza
piątek 30 listopad 2012 | Robert Kamiński
Korespondencja masowa od zaplecza
Polacy wysyłają każdego roku ponad 1,5 mld przesyłek, z czego większość stanowią najmniejsze gabarytowo listy i pocztówki do 50 gram. Gdyby nie usługi korespondencji masowej, przedsiębiorstwa nie radziłyby sobie ze skuteczną organizacją komunikacji listownej. Zobaczmy jak outsourcing korespondencji masowej wygląda od zaplecza…

Szczegółowe zlecenie to połowa sukcesu

Skomplikowany proces rozpoczyna się od sprawy najprostszej – zlecenia. Firmy lub osoby prywatne rozsyłające duże partie przesyłek, zgłaszają się do centrum korespondencji masowej, gdzie doradcy omawiają każdy szczegół zadania. Strony uzgodnić muszą nie tylko typowe warunki umowy jak termin, cenę, czy wielkość zlecenia, ale także wygląd każdego listu, dopasowany do identyfikacji wizualnej firmy oraz szczegółową zawartość koperty. Maszyna zapakować może praktycznie wszystko – od zwykłej faktury, po dodatkową ulotkę, płytę CD czy próbkę produktu.

Baza adresowa okiełznana

Kolejnym etapem jest praca nad bazą adresową. Klient dostarcza zbiór adresów, pod które wysłane mają zostać przesyłki. W tym momencie objawia się kolejna wielka zaleta zautomatyzowanego systemu. W sposób sprawniejszy niż cały sztab pracowników dokonuje personalizacji przesyłek, przyporządkowując treść wysyłanego dokumentu do konkretnego odbiorcy. Dodatkowo, usuwa z bazy powtarzające się adresy, uzupełniając jednocześnie brakujące kody kreskowe. Adresy zostają ustandaryzowane, otrzymując jednakową czcionkę, wielkość wydruku, zapis i układ na przesyłce. System całkowicie eliminuje możliwość ominięcia lub zamiany adresata oraz wysłania powtórnie tego samego listu. Klient otrzymuje próbny wydruk, a po jego zaakceptowaniu rozpoczyna się automatyczny proces produkcji korespondencji.

Druk, składanie, kopertowanie po stronie maszyn

Po potwierdzeniu przez klienta formy i szczegółów zlecania do pracy zaprzęgnięte zostają maszyny. Pierwsza w kolejności jest maszyna drukująca, która oddaje szczegółowo na kartkach projekt zlecenia. Choć najczęściej drukuje się na białym papierze, nie brakuje niestandardowych zadań. Klient potrzebuje wielokolorowej harmonijki reklamowej lub eleganckich zaproszeń o dużej gramaturze? Dobry producent poradzi sobie z każdym zleceniem.

Zdecydowaną większość zleceń stanowią przesyłki typu faktury czy rachunki. Oprócz mailingu transakcyjnego obsługujemy również inne typy dokumentów nadawanych przez organizacje, w tym różnego rodzaju materiały marketingowe oraz dokumenty poufne czy też bony wartościowe. Bez problemu przyjmujemy wszelkie niestandardowe zlecenia, traktując je jako nowe wyzwania dla firmy. W zależności od preferencji klienta stosujemy całą paletę barw papieru, o dowolnej gramaturze – od 60 g/m2 po 300 g/m2.  I to wszystko przy superszybkim wydruku – na poziomie 2000 stron na minutę. Dla porównania – standardowa drukarka biurowa obsługuje do 50 stron – mówi Magdalena Konca, Koordynator Marketingu Produktowego Unizeto Technologies.

Największe oszczędności czasowe rejestrujemy na poziomie składania i kopertowania. W sposób szybki, sprawny i bezbłędny maszyny sortują wydrukowane elementy, łącząc w ułamku sekundy właściwe dokumenty z kopertą, ulotką, czy innym dodatkiem (tzw. i dokładki). Automatycznie dołączane są kartki o różnorodnej wielkości i gramaturze, które zostają maszynowo złożone i dopasowane do wymiarów koperty. Oprócz standardowych mechanizmów kontrolnych, takich jak wykorzystanie kodów OMR oraz kodu Data Matrix, poprawność weryfikowana jest dodatkowo przez pracowników, którzy sprawdzają np. czy w okienku koperty widoczny jest adres nadrukowany na dokumencie lub kody kreskowe zostały właściwie naniesione. W porozumieniu z klientem, gotowe przesyłki zostają przekazane do adresata za pośrednictwem operatorów pocztowych lub kurierskich, które dostarczą listy i przesyłki pod drzwi adresata.

Długość całego procesu – od zlecenia po dostarczenie przesyłki – zależy od wielu czynników, głównie od terminowości firmy dostarczającej przesyłkę. Wpływ na zlecenia ma także złożoność projektu, sprawna komunikacja z klientem czy sam okres wysyłki. Największych komplikacji możemy spodziewać się oczywiście w grudniu, o czym powinniśmy pamiętać przy planowaniu bożonarodzeniowych wysyłek. Najlepiej o kartkach z choinką dla klientów zacząć myśleć już dziś, ponieważ życzenia docierające w styczniu nie spełniają swej roli – mówi Magdalena Konca, Koordynator Marketingu Produktowego Unizeto Technologies.

Unizeto

Podobne artykuły
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej