Strona główna / Biznes / 2013 pod znakiem aktualizacji
sobota 29 grudzień 2012 | Bogdan Zatorski
2013 pod znakiem aktualizacji
Do polskiego porządku prawnego wejdzie szereg istotnych zmian prawnych. Użytkownicy oprogramowania wspomagającego zarządzanie są zmuszeni zadbać o zmodyfikowanie funkcjonalności systemów. Firma Sage wskazuje, które obszary oprogramowania powinno się zaktualizować.

Przedstawiona poniżej lista dotyczy przedsiębiorstwa średniej wielkości, do 250 osób zatrudnienia. W większych przedsiębiorstwach zagadnienia będą wymagały pogłębienia.

W roku 2013 zaczną obowiązywać nowe przepisy regulujące kwestie związane z rozliczaniem podatków i fakturowaniem. Z jednej strony zmiany ułatwią podatnikom prowadzenie działalności, jednak z drugiej nakładają nowe obowiązki i ograniczenia. Poza tym dla przedsiębiorstw zmiany niosą też zagrożenia. Poniższa lista może stanowić punkt wyjścia dla analizy – co należy zmienić w użytkowanym oprogramowaniu i jak prowadzić bieżącą działalność, by być zgodnym z nowymi lub zmienionymi przepisami.

Alokacja kosztów w podatkach dochodowych do właściwego okresu rozliczeniowego

Nowością w rozliczeniach podatków w 2013 roku – już od 1 stycznia – będzie konieczność uwzględnienia stanu płatności za faktury kontrahenta w rozpoznaniu kwot podatku. Zmiana wynika z przepisów III ustawy deregulacyjnej. Przedsiębiorca będzie zaliczał do kosztów uzyskania przychodów faktury, za które zapłacił (a nie te, które otrzymał).

Opracowanie i wdrożenie procedur kontroli biznesowej

Nowelizacja ustawy o VAT (w ślad za Dyrektywą 2010/45/UE), wejdzie w życie 1 kwietnia 2013. Nakłada ona na wszystkich podatników obowiązek opracowania, przyjęcia i wdrożenia do codziennej praktyki procedur tzw. kontroli biznesowej. Ten sam obowiązek zostanie wprowadzony rozporządzeniem MF wcześniej, bo już od 1 stycznia 2013. Przedsiębiorca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, tak by móc przeprowadzić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawcą towarów lub usług.

Przegląd procesów fakturowania i ewidencji VAT

Również od 1 kwietnia zaczną obowiązywać nowe przepisy w zakresie fakturowania. Zakres zmian jest bardzo szeroki, niektóre z nich np. nowe zasady fakturowania mają charakter powszechny i dotkną wszystkich podatników, inne mogą mieć mniejszy zasięg, a mimo to okazać się bardziej istotne dla konkretnego przedsiębiorcy. Sage rekomenduje dokładne rozpoznanie i opisanie tych procesów biznesowych realizowanych w firmie, które mają jakikolwiek związek z podatkiem VAT. Następnie należy sprawdzić czy proces będzie mógł być w ten sam sposób realizowany pod rządami nowych przepisów, ewentualnie czy i jak nowe przepisy mogą ułatwić prowadzenie przedsiębiorstwa. Przy tej okazji firmy będą mogły wprowadzić ewentualne korekty do przebiegu procesów (np. zacząć stosować faktury uproszczone lub zbiorcze). Na poniższe zagadnienia należy zwrócić szczególną uwagę:

Faktury elektroniczne będą się upowszechniać

Dyrektywy Unii Europejskiej dążą do upowszechnienia fakturowania w formie elektronicznej. W konsekwencji w polskim porządku prawnym wprowadzono zapis, który zwalnia wystawcę e‑faktur z obowiązku uzyskania zgody odbiorcy na jej otrzymywanie. Zmiana ta będzie niewątpliwym impulsem do szybkiego rozwoju wymiany e-faktur.

Faktury uproszczone

Podatnicy zyskają prawo do wystawiania nowej formy faktury, tzw. faktury uproszczonej. Dokument taki będzie można wystawiać od sprzedaży, której wartość (brutto) nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro. Warto tu zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze, to wystawca a nie nabywca podejmuje decyzję czy skorzysta z formy faktury uproszczonej. Po drugie, identyfikacja kontrahenta na takiej fakturze realizowana będzie wyłącznie na podstawie numeru NIP.

Faktury wystawiane w imieniu sprzedawcy

Upraszczają się znacznie formalizmy związane z możliwością wystawiania faktury przez nabywcę (w imieniu sprzedawcy) lub przez stronę trzecią (także w imieniu sprzedawcy). W świetle nowych przepisów wystarczy, by nabywca i sprzedawca (podatnik) podpisali porozumienie), które zawiera procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaż. Na mocy tego porozumienia nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy i na jego rzecz. Nie ma już zatem mowy o podpisywaniu faktur. To bardzo ważna i korzystna dla podatników zmiana, znosząca praktyczne bariery w samofakturowaniu.

Faktury zbiorcze

Podatnik ma prawo do szerszego wykorzystania faktur zbiorczych czyli do dokumentowania jedną fakturą więcej niż jednej sprzedaży zrealizowanych w jednym okresie sprawozdawczym. Korzyścią może być znaczne uproszczenie całego procesu obsługi fakturowania i rozliczeń ze stałym kontrahentem np. relacje sklep – piekarnia. Aby zalety tego modelu w pełni wykorzystać, oprogramowanie do obsługi sprzedaży powinno oferować funkcjonalność, która pozwala w wygodny sposób generować zbiorcze faktury.

Faktury małego podatnika stosującego metodę kasową

Zmiany prawne wprowadzone do przepisów VAT tzw. III ustawą deregulacyjną są bardzo korzystne dla małych podatników, którzy zechcą stosować metodę kasową w rozliczeniach VAT. Nowością jest odejście od 90 dniowego zawieszenia podatku należnego w wypadku braku zapłaty. Teraz, dopóki kontrahent nie zapłaci za fakturę, podatnik w ogóle nie odprowadzi do urzędu podatku VAT. Ta sama lustrzana zmiana dotyczy podatników, którzy otrzymają od małego podatnika fakturę, będą mogli rozpoznać (odliczyć) podatek naliczony, dopiero po realizacji płatności.

O czym pamiętać przy aktualizacji

  • Aktualizacja wewnętrznych procedur obsługi podatków: zmiany prawne dotykają konkretnych miejsc i obszarów działania organizacji, są one również zależnie od branży i modelu biznesowego przedsiębiorstwa. Dla każdej z firm kwestia aktualizacji oprogramowania może mieć więc różną wagę i dotyczyć odrębnych obszarów działania. Dziś, kiedy znamy już nowe przepisy, warto weryfikować, na ile nowe możliwości wprowadzone przez ustawodawcę są interesujące i korzystne dla konkretnej działalności. Zmiany procedur obsługi powinny uzyskać wsparcie ze strony wykorzystywanego oprogramowania, natomiast przedsiębiorcy powinni liczyć na wsparcie merytoryczne ze strony dostawców tego oprogramowania.
  • Przegląd i aktualizacja oprogramowania pod kątem wsparcia zmian prawnych: przedsiębiorcy powinni dokonać przeglądu umów wsparcia czy serwisu zawartych z dostawcami oprogramowania wspomagającego zarządzanie pod kątem zabezpieczenia aktualizacji do najnowszych wersji wspierających zmiany prawne. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wraz z aktualizacją oprogramowania, można np. wykupić u dostawcy abonament, który gwarantuje uzyskanie nowych wersji oprogramowania bez opłat.
  • Przeprowadzenie działań dostosowawczych w programach: zaktualizowanie oprogramowania nie rozwiązuje automatycznie wszystkich problemów. Ze względu na zakres zmian wynikających z wprowadzanych przepisów, po przeprowadzeniu aktualizacji oprogramowania należy dostosować jego ustawienia do obsługi potrzeb biznesowych konkretnego przedsiębiorstwa. W kolejnym kroku należy odzwierciedlić w oprogramowaniu zaprojektowane zmiany np. zdefiniować nowe szablony dokumentów i opisać zmiany w polityce rachunkowości.

 Wdrożenie do praktyki gospodarczej nowych procesów ewidencji i rozliczania podatków Po zaprojektowaniu procesów i dostosowaniu oprogramowania niezbędne będzie wdrożenie zmian do codziennej praktyki. Proces aktualizacji powinien więc obejmować również szkolenia dla pracowników, mechanizmy zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń oraz wdrożenie ściślejszej kontroli operacyjnej. Nowe procesy mogą również wymagać porozumienia z kontrahentami i nowego zdefiniowania relacji biznesowych, tak by uniknąć ryzyka i wykorzystać nowe możliwości przepisów.

Sage

Podobne artykuły
Komentarze
comments powered by Disqus
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej