- Wyobraźmy sobie sytuacjÄ™, w której dana firma wprowadza do systemu setki papierowych faktur dziennie - mówi Tomasz MiÄ™kus, Product Business Developer w Canon Polska. - Do tej pory osoba obsÅ‚ugujÄ…ca faktury byÅ‚a odpowiedzialna za ich późniejsze opracowanie, opisanie i wprowadzenie do systemu finansowego, oraz późniejszÄ… dekretacjÄ™. Od teraz wiÄ™kszość tych czynnoÅ›ci może odbywać siÄ™ caÅ‚kowicie automatycznie. Inteligentne oprogramowanie rozpozna rodzaj skanowanego dokumentu oraz ukÅ‚ad dokumentu dla najczęściej obsÅ‚ugiwanych dostawców, wyodrÄ™bni z niego najważniejsze informacje, a nastÄ™pnie wprowadzi je do odpowiednich komórek w arkuszu kalkulacyjnym czy innym wykorzystywanym systemie informatycznym - dodaje.
Jak przekonuje Canon, Scan2x jest w stanie rozpoznać i odpowiednio przepracować takie dane jak na przykład numer faktury, widniejącą na niej kwotę, datę wystawienia dokumentu, oraz wyodrębnić podpis pracownika. Co więcej, oprogramowanie umożliwia dodatkowe opcje reakcji na zawarte w dokumencie informacje.
- To jeden ze skutecznych sposobów dbania o bezpieczeÅ„stwo finansowe firmy - mówi Tomasz MiÄ™kus. - JeÅ›li kwota faktury przekracza ustalonÄ… wartość, na przykÅ‚ad tysiÄ…c zÅ‚otych, można ustawić opcjÄ™ automatycznego powiadamiania osób lub dziaÅ‚ów odpowiedzialnych za firmowe wydatki. Å»adne wiÄ™ksze pÅ‚atnoÅ›ci nie przejdÄ… od teraz niezauważone. Wspomniana przeze mnie kwota tysiÄ…ca zÅ‚otych jest oczywiÅ›cie umowna, bo Scan2x umożliwia dowolnÄ… konfiguracjÄ™ jakiegokolwiek pola w dokumencie - zaznacza ekspert.
Wyśrubowane normy bezpieczeństwa
WedÅ‚ug rekomendacji producenta kolejnym polem wykorzystania systemu może być na przykÅ‚ad przetwarzanie skanów dokumentów w takich miejscach jak hotele, urzÄ™dy, recepcje szpitali czy duże zakÅ‚ady pracy. To placówki, w których niezbÄ™dne jest skatalogowanie wrażliwych danych osobowych. OczywiÅ›cie skany dowodów osobistych albo paszportów powinny być traktowane w szczególny sposób, aby uniemożliwić osobom niepowoÅ‚anym dostÄ™p do archiwów. Dlatego to wÅ‚aÅ›nie kwestie bezpieczeÅ„stwa sÄ… wedÅ‚ug producenta kolejnym wyróżnikiem nowego oprogramowania.
- Zdajemy sobie sprawÄ™ zarówno z wymogów prawnych, jak i z naturalnej nieufnoÅ›ci ludzi wzglÄ™dem systemów majÄ…cych dostÄ™p do ich wrażliwych danych - przyznaje Tomasz MiÄ™kus. - Każdy z nas, oddajÄ…c komuÅ› osobisty dokument, zastanawia siÄ™, kto i w jaki sposób przetwarza jego dane, czy jest to wszystko zgodne z normami RODO, czy przez przypadek nie wycieknie. WychodzÄ…c naprzeciw wymaganiom RODO możliwe jest zweryfikowanie dowodu osobistego lub paszportu bez koniecznoÅ›ci przechowywania obrazów dokumentów w jakimkolwiek systemie – wszystko to korzystajÄ…c z jednorodnego Å›rodowiska pracy, w sposób caÅ‚kowicie audytowalny. Poufność i zabezpieczenia sÄ… dla nas szczególnie istotne. Å»aden ludzki operator nie bÄ™dzie gwarantowaÅ‚ takiego bezpieczeÅ„stwa jak certyfikowany system - zauważa specjalista.
Każdy dokument archiwizowany przy pomocy oprogramowania Scan2x może być monitorowany już od chwili wprowadzenia go do skanera. Oznacza to, że nadzorca systemu może sprawdzić kto skanowaÅ‚ i kto później miaÅ‚ dostÄ™p do konkretnego dokumentu. WyÅ›rubowane normy bezpieczeÅ„stwa zapewniÄ… ochronÄ™ na poziomie satysfakcjonujÄ…cym zarówno niewielkie przedsiÄ™biorstwa, jak i miÄ™dzynarodowe instytucje finansowe.
W trosce o wydajność sieci
Twórcy nowego oprogramowania zadbali także o jego efektywność. Skanowanie dokumentów nierzadko generuje duże pliki, których dÅ‚ugotrwaÅ‚y przesyÅ‚ może przeciążyć firmowÄ… sieć. Dlatego system Scan2x zostaÅ‚ wyposażony w zintegrowanÄ… funkcjÄ™ kolejki wysyÅ‚ania dokumentów, aby skuteczniej radzić sobie z przeciążeniem i bÅ‚Ä™dami infrastruktury sieciowej. Co wiÄ™cej, nowoczesna metoda kompresji iHQC PDF firmy IRIS pozwala na uzyskiwanie nawet 50-krotnej redukcji rozmiaru pliku skanowanych dokumentów bez istotnego spadku ich jakoÅ›ci, gwarantujÄ…c obsÅ‚ugÄ™ przez standardowo dostÄ™pne przeglÄ…darki.
- ChcieliÅ›my stworzyć system, który skutecznie odciąży pracowników w żmudnej pracy z dokumentami. Dlatego od poczÄ…tku stawialiÅ›my na intuicyjność, prostotÄ™ i wydajność. Ostatecznie chodzi o to, aby naciÅ›niÄ™cie jednego guzika rozwiÄ…zywaÅ‚o wiÄ™kszość problemów ze skanowaniem, archiwizacjÄ… i podjÄ™ciem wÅ‚aÅ›ciwych decyzji dotyczÄ…cych obsÅ‚ugiwanej sprawy - podkreÅ›la Tomasz MiÄ™kus.
Oprogramowanie Canon Scan2x dostępne jest już na naszym rynku w polskiej wersji językowej. Użytkownicy mogą wybrać pomiędzy formą jego stałego zakupu, a możliwością comiesięcznej subskrypcji.
