Dla urzÄ™dów oznacza to konieczność szybkiej reorganizacji procesów. Komunikacja z mieszkaÅ„cami za poÅ›rednictwem mediów elektronicznych sprawiÅ‚a, że podstawÄ… do oceny pracy urzÄ™dników stajÄ… siÄ™ wskaźniki efektywnoÅ›ci realizacji nowych procesów.
Na szczęście urzÄ™dy dysponujÄ… w coraz wiÄ™kszym zakresie, szczegóÅ‚owymi danymi o przebiegu obsÅ‚ugi poszczególnych spraw.
WedÅ‚ug badania Sieci Obywatelskiej Watchdog „Cyfrowy urzÄ…d?” zdecydowana wiÄ™kszość, bo 67,8% badanych gmin, pozwala mieszkaÅ„com na zdalne zaÅ‚atwienie już co najmniej 25% spraw.
Coraz częściej jest to wiÄ™c Å›rodowisko, w którym warto wykorzystać narzÄ™dzia Business Intelligence pozwalajÄ…ce na szybkÄ… i samodzielnÄ… analizÄ™ wskaźników.
Jak sprawdzić, czy obieg funkcjonuje poprawnie?
Firma Hogart - partner Qlik – producenta oprogramowania BI, zrealizowaÅ‚a dla jednej z jednostek administracji publicznej projekt pilotażowy obejmujÄ…cy analizÄ™ obiegu spraw.
Do tej pory byÅ‚ to obszar nieobjÄ™ty analitykÄ…, wiÄ™c projekt pilotażowy miaÅ‚ za zadanie nie tylko zweryfikować przydatność narzÄ™dzia, ale również wstÄ™pnie zdefiniować kluczowe wskaźniki iloÅ›ciowe i jakoÅ›ciowe tego procesu.
Zdefiniowane kryteria sukcesu projektu:
- szybkość dziaÅ‚ania dla użytkowników koÅ„cowych,
- duża częstotliwość odświeżania danych, pozwalająca na bieżące śledzenie stanu procesu i sygnalizowanie nieprawidłowych zjawisk,
- wygodny, intuicyjny interfejs użytkownika,
- szybkość implementacji i adaptacji do zmian,
- możliwość osadzenia analiz w stronie intranetowej, dla potwierdzenia możliwoÅ›ci publikacji później na dostÄ™pnym publicznie portalu urzÄ™du,
- możliwość samodzielnej adaptacji do nowych potrzeb.
GÅ‚ówne wyzwania:
- zdefiniowanie kluczowych wskaźników,
- duża ilość danych źródÅ‚owych rezydujÄ…cych w rozproszonej strukturze,
- zróżnicowane potrzeby poszczególnych grup użytkowników,
- poufny charakter danych źródÅ‚owych,
- duża liczba użytkowników koÅ„cowych.
Dwie części projektu
Projekt skÅ‚adaÅ‚ siÄ™ z części technicznej, odpowiedzialnej za przygotowanie danych do analizy i Å›rodowiska pracy użytkowników, oraz z części analitycznej, która pozwoliÅ‚a na zdefiniowane wskaźników oraz interfejsu użytkownika.
Część techniczna – przygotowanie danych i Å›rodowiska pracy.
Dane źródÅ‚owe obejmowaÅ‚y historiÄ™ obiegu spraw zgÅ‚aszanych do urzÄ™du wszystkimi drogami: od zarejestrowanych bezpoÅ›rednio w urzÄ™dzie, przez przesÅ‚ane pocztÄ… elektronicznÄ…, aż po zarejestrowane na platformie ePuap.
CaÅ‚ość danych jest w pierwszym etapie replikowana do dedykowanej bazy danych w celu anonimizacji informacji poufnych, oraz naniesienia elementów logiki biznesowej, np. interpretacji poszczególnych statusów dokumentów. NastÄ™pnie system Qlik Sense przy pomocy wbudowanych narzÄ™dzi ETL pobiera dane do wÅ‚asnego repozytorium.
Zastosowana konfiguracja serwerowa, oraz wielowarstwowa architektura danych pozwalajÄ… na efektywne przetwarzanie zbioru danych przekraczajÄ…cego 200 milionów rekordów. Zasadnicza część procesu odbywa siÄ™ w nocy, oprócz tego wielokrotnie w ciÄ…gu dnia odbywajÄ… siÄ™ procesy Å‚adowania przyrostowego, które aktualizujÄ… tylko dane dodane lub zmienione od czasu poprzedniego zasilania bazy danych.
Właściwa aplikacja analityczna jest udostępniana kadrze zarządzającej przy pomocy portalu www (HUB Qlik Sense).
Część analityczna – przygotowanie wskaźników i interfejsu użytkownika.
Aplikacja zostaÅ‚a zaprojektowana zgodnie z zasadami wÅ‚aÅ›ciwymi dla projektów Qlik. Wykorzystywane sÄ… dane z peÅ‚nÄ… szczegóÅ‚owoÅ›ciÄ…. Model danych implementuje poÅ‚Ä…czenia miÄ™dzy faktami i tablicami sÅ‚ownikowymi oraz zawiera zasadnicze reguÅ‚y biznesowe.
NastÄ™pnie warstwa wizualizacji definiuje wymiary analityczne, oraz dowolnie kalkulowane miary. DziÄ™ki dostÄ™powi do szczegóÅ‚owych danych źródÅ‚owych możliwe jest zdefiniowanie dowolnej miary i “przeciÄ™cie” jej w wizualizacji z dowolnym wymiarem analitycznym. Bez żadnych wstÄ™pnych agregacji istnieje możliwość dowolnego drążenia danych od ogóÅ‚u do szczegóÅ‚u (drill-down).
Przykłady analiz
Aplikacja została podzielona na dwa zasadnicze obszary. Przykłady pokazują dane zanonimizowane.
- Kokpit zarzÄ…dczy
GÅ‚ówne pytania biznesowe, na które ma odpowiadać:
- Jaki jest średni czas obsługi sprawy?
- Ile spraw jest w toku, a jaka jest kolejka zdań czekających na realizację?
- Jakie sprawy są rozpatrywane zbyt długo i dlaczego?
- Jakie sÄ… najczÄ™stsze przyczyny odrzucania i cofania dokumentów obiegu?
- Jak efektywnie pracownicy obsługują zgłoszenia i co wpływa na tą efektywność?
- Porównanie wskaźników iloÅ›ciowych dla dzielnic.
GÅ‚ówne pytania biznesowe, na które ma odpowiadać:
- Jak poszczególne dzielnice realizujÄ… zgÅ‚aszane sprawy w porównaniu do innych dzielnic z uwzglÄ™dnieniem liczby mieszkaÅ„ców?
- Jak liczba zgłaszanych spraw kumuluje się w czasie?
Podsumowanie projektu
Zastosowanie zwinnego podejÅ›cia projektowego pozwoliÅ‚o zminimalizować czas analizy przedwdrożeniowej. Zamiast tego ustalone zostaÅ‚y wymagania ramowe i wspólnie z wÅ‚aÅ›cicielem procesu, w ciÄ…gu zaledwie piÄ™ciu dni, konsultant Hogart wytworzyÅ‚ w peÅ‚ni funkcjonalnÄ… aplikacjÄ™ analitycznÄ…. RozwiÄ…zanie zostaÅ‚o opublikowane na testowym serwerze Qlik, uruchomionym w Å›rodowisku klienta i udostÄ™pnione do testów. Ponadto w Intranecie zostaÅ‚ osadzony widżet prezentujÄ…cy poglÄ…dowe informacje.
DziÄ™ki temu, że projekt pilotażowy zostaÅ‚ zrealizowany w infrastrukturze urzÄ™du, nie tylko potwierdzono wydajność narzÄ™dzia, ale i możliwość pobierania danych z rzeczywistego systemu źródÅ‚owego, Å‚Ä…cznie z wielokrotnym przyrostowym pobieraniem danych w trakcie dnia pracy urzÄ™du.
Projektu pozwolił też na sprawdzenie naszych kompetencji jako potencjalnego partnera przy budowie rozwiązania docelowego.
