Komputer w Firmie :: Kiedy Wielki Brat patrzy...

Koniec swobodnego surfowania

W dobie powszechnego dostępu do Internetu w bardzo wielu firmach prawdziwym problemem jest zbyt duża swoboda, z jaką pracownicy surfują w sieci. Faktem jest, że dla wielu pracowników biurowych Internet daje nieocenione wsparcie, umożliwia szybsze wykonanie zadań, uzyskanie informacji i pozwala na błyskawiczną komunikację. Jednak według badań, pełna wolność skutkuje najczęściej spadkiem efektywności pracy. Pracownicy zamiast pracować, często nie mogą oprzeć się pokusie, by zajrzeć na strony informacyjne, skorzystać z prywatnej poczty lub oddawać się różnego rodzaju internetowym rozrywkom. Według danych Amerykańskiego Centrum Studiów nad Internetem (The U.S. Center for Internet Studies) przynajmniej jedna trzecia ogólnego ruchu w sieci jest generowana przez osoby przebywające w pracy. Jego znaczna część jednak nie jest związana z wykonywanymi obowiązkami. Według badań, niekontrolowany pracownik w ciągu jednego dnia pracy potrafi poświęcić na cyberslacking (tak nazywa się zjawisko korzystania ze służbowego Internetu do celów prywatnych) dwie i pół godziny. W ten sposób jego efektywność spada o około 30 procent!

Firmy chcą zarządzać dostępem pracowników do Sieci

Nic dziwnego, że w czasie kryzysu szybko wzrasta zapotrzebowanie na systemy, które pozwalają zarządzać dostępem pracowników do usług internetowych. „Pracodawcy chcą mieć pewność, że ich ludzie pracują. A przynajmniej, że nie tracą czasu na coś, co nie należy do ich obowiązków” – mówi Jakub Sieńko z firmy ed&r, która oferuje w Polsce GFi WebMonitor, system do zarządzania ruchem internetowym. Zasada działania WebMonitora jest prosta: po wdrożeniu administrator określa kategorie stron internetowych, do których pracownicy będą mieli ograniczony dostęp. Ma z czego wybierać, bowiem system zawiera aż 165 mln adresów URL, których kategorie obejmują serwisy pornograficzne, aukcyjne, e-commerce, gry on-line, informacyjne i wiele innych. Faktem jest, że po wdrożeniu pracownicy mogą lepiej koncentrować się na pracy, ale niektórzy z nich wdrażanie takich metod zarządzania odbierają jako ingerencję w ich wolność. „Dlatego procedury wdrożeń tego rodzaju metod powinny iść w parze z odpowiednią komunikacją wewnętrzną i przygotowaniem pracowników na pewne ograniczenia w korzystaniu z sieci” – dodaje Jakub Sieńko.

Grzegorz Tworek z firmy ISCG, który m.in. prowadzi audyty informatyczne w różnych organizacjach z doświadczenia wie, że jasny i twardy komunikat zarządu w tej sprawie jest z reguły najskuteczniejszy. „Cyberslacking powoduje oczywiste straty pracodawcy, który ponosi koszt wypłacanych pensji. Dlatego często sprawdza się model, w którym pracodawca komunikuje twardo, że to jego autonomiczna decyzja, jaki model kontroli wdraża w firmie, za którą odpowiada. Rzecz inna, że dobrze jest, kiedy kadra zarządzająca potrafi zadbać o to, by pracownicy czuli, że pracują na wspólny sukces jako jedna drużyna” – tłumaczy Grzegorz Tworek, dyrektor działu bezpieczeństwa w ISCG.

Oko na ekran = władza

Systemy do monitorowania i zarządzania ruchem internetowym dają pracodawcom potężne narzędzie władzy. Zdarza się, że właściciel firmy, choć powinien, czasem nie informuje o tym, że ruch internetowy w firmie podlega monitorowaniu. I zdarza się, że pracownicy przyłapani na folgowaniu sobie w sieci, po prostu otrzymują wymówienie. Stosowanie takich narzędzi jak GFi WebMonitor wymaga od kadry kierowniczej odpowiedzialnej i etycznej postawy. Ludzie powinni wiedzieć, że ich praca i zachowania w sieci podlegają takiej kontroli.

„Niestety, bywa, że pracownicy nie zawsze mogą liczyć na otwartą politykę komunikacyjną swoich chlebodawców. Spotkałem się już z sytuacją, w której to administrator miał bardzo silne obawy przed instalacją systemu i był przekonany, że kierownictwo wykorzysta system do zwalniania ludzi z pracy” – mówi Grzegorz Tworek z ISCG.

Nieco inne światło na problem monitorowania pracowników mogą rzucać managerowie pracujący w kadrach. „Jeśli pracownik może sobie pozwolić w ciągu dnia na ponad dwie godziny rozrywki w godzinach pracy, to znaczy, że coś jest nie tak – a konkretniej, kuleje zarządzanie ludźmi i organizacją ich pracy” – mówi Paweł Radzikowski, Wicedyrektor Departamentu Rozwoju Organizacji w BRE Banku. Jego zdaniem systemy do monitorowania pracy mogą być bardzo pożyteczne, ale nie zawsze są rozwiązaniem w każdej sytuacji. Jeśli ktoś pracuje na projektach lub realizuje dzieło, to w gruncie rzeczy istotne jest, czy wyrobi się w ustalonym terminie a efekt pracy spełni oczekiwania. „Wtedy liczą się kompetencje, odpowiedzialność i zaufanie we współpracy z taką osobą. Jeżeli tego nie ma, to możliwe że popełniliśmy błąd w dobrze współpracownika lub nieprecyzyjnie określiliśmy nasze oczekiwania.” – mówi Paweł Radzikowski. Inaczej jest, kiedy pracownik pracuje według ściśle określonych procedur, a jednym z głównych wskaźników pomiaru jego efektywności jest czas.

Kiedy z różnych powodów menedżer nie może skutecznie kontrolować działań takiego pracownika – bo np. zespół jest bardzo duży – wówczas system informatyczny może być skutecznym narzędziem w ocenie i monitorowaniu efektywności pracy. „Pamiętajmy jednak, że pracujemy z ludźmi a nie z maszynami, a każdy z nich jest inny. Dlatego najważniejsze jest, aby pracownicy mieli jasno i konkretnie określone obowiązki i zadania, a organizacja pracy umożliwiała optymalne wykorzystanie ich czasu i kompetencji w oparciu o wzajemną odpowiedzialność i zaufanie. To wyzwania raczej dla menedżerów, a nie systemów informatycznych, które w mojej opinii zawsze będę wsparciem w poszukiwaniu rozwiązań, a nie rozwiązaniem samym w sobie” – dodaje Paweł Radzikowski.

Niezależnie od filozofii zarządzania, monitorowanie pracy to temat niezwykle delikatny. Narzędzia, które pomagają w kontroli aktywności pracowników w sieci, można wykorzystać z pożytkiem i dla firmy i dla ludzi, którzy w niej pracują. Aby to jednak osiągnąć, potrzebne jest odpowiednia komunikacja. „Z doświadczenia, przed wdrożeniem GFi WebMonitora zalecamy zarządom stosowanie otwartej polityki informacyjnej i udzielanie swoim ludziom kredytu zaufania. Wręcz sugerujemy, by zachęcać ludzi do swobodnego korzystania z sieci – ale na zasadach precyzyjnie określonych przez pracodawcę. Wówczas wśród pracowników łatwiej o powszechną akceptację takiego systemu monitoringu” – podsumowuje Jakub Sieńko.

Kiedy Wielki Brat patrzy...

Pracodawcy patrzą na ekrany podwładnych

Slack kontra Microsoft Teams: wyścig komunikatorów trwa

Jak wybrać właściwego notebooka?

Konserwacja na odległość, czyli serwisant też może pracować zdalnie

Kilkanaście godzin przed komputerem?

Biznesklasa, czyli czego spodziewać się po biznesowym notebooku

Mobilność przede wszystkim

Ile można oszczędzić na telepracy?

Mobilna stacja robocza - więcej niż laptop