czwartek 05 maj 2011 | Sandro Cocca

Jak zarządzać dokumentami w firmie

Do czego służą systemy zarządzania drukiem? Dzięki PSES obawy, że dokument zawierający wrażliwe dane trafił w niepowołane ręce po prostu znikają. Technologia ta umożliwia również centralne zarządzanie uprawnieniami dostępu do skanowania, co zabezpiecza dokument zawierający poufne dane przed wydostaniem się poza granice firmy.


Firmy stosują coraz bardziej zaawansowane systemy zabezpieczeń wrażliwych danych przed ich wyciekiem lub dostępem do nich osób nieuprawnionych. Szczególną ochroną objęte są pliki cyfrowe. Jednak nadal niewiele firm  wdraża systemy zarządzania drukiem, które chronią dokumenty. Tymczasem jest to bardzo ważne, np. w sytuacji, gdy kopia istotnego dokumentu pozostawiona na urządzeniu może dostać się w ręce osoby spoza firmy oczekującej w korytarzu na spotkanie -  co wtedy?

Minimalizacja zagrożeń w obiegu dokumentów

W najlepszym wypadku uczciwy znalazca, zorientowawszy się, że ma do czynienia z poufnymi danymi, odda wydruk pracownikowi firmy. W najgorszym, osoba, w której ręce dostanie się tajemnica służbowa, dane personalne czy inne wrażliwe informacje, może je wykorzystać. Jak zatem chronić wydruki, a przy okazji firmowe pieniądze? Wszystko jest kwestią wyboru odpowiednich rozwiązań pozwalających na zarządzanie obiegiem dokumentów.

"Bezpieczeństwo procesów druku to jeden z poważniejszych problemów zwłaszcza dużych i bardzo dużych firm. Najbardziej odczuwalne z nich to oczywiście odbiór wrażliwych wydruków przez osoby nieupoważnione oraz druk dużych ilości dokumentów prywatnych przekraczający obciążenia urządzenia i zwiększający koszty jego eksploatacji. Firmy mogą jednak w prosty sposób zminimalizować te zagrożenia. Na rynku dostępny jest szereg rozwiązań dedykowanych problemom bezpieczeństwa procesów druku, zarówno w obszarze poufności, jak i stabilności wydatków, związanych z posiadana flotą drukującą. Firmy mogą skorzystać z oprogramowania SafeQ lub PSES, a zamiast kilku drukarek, skanerów i faksów zdecydować się na zakup urządzeń wielofunkcyjnych do biura, które choć nieco droższe w momencie zakupu, zwracają się w procesie eksploatacji ze względu na dużo niższą cenę jednostkowego wydruku- tłumaczy Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. software w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Bezpieczny obieg informacji

Rozwiązania dedykowane firmom w zakresie bezpieczeństwa to przede wszystkim oprogramowanie PageScope Enterprise Suite. Oprogramowanie, w skrócie nazywane PSES, oparte jest na modułowej budowie, dzięki czemu może być przeznaczone dla szerokiego i posiadającego różne potrzeby grona użytkowników. Nowy moduł w ostatniej aktualizacji oprogramowania "My Print Manager", posiadający funkcję "follow me",  umożliwia druk na dowolnym urządzeniu Konica Minolta i zatrzymanie dokumentu do czasu jego odbioru przez właściciela po autoryzacji kodem lub kartą. Oprogramowanie uruchamia proces druku wyłącznie po uwierzytelnieniu, co zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje problem produkcji niepotrzebnych dokumentów, o których odbiorze pracownik zapomina. Oprócz wydruku podążającego znajdziemy takie funkcjonalności, jak obsługa PIN kodów, nowoczesny moduł raportowy czy dostęp do swoich ulubionych prac. Dzięki PSES obawy, że dokument zawierający wrażliwe dane trafił w niepowołane ręce po prostu znikają.

Efektywne zarządzanie drukiem

PSES w swojej budowie ma również inne moduły pozwalające na monitorowanie wszystkich urządzeń, ich stanu oraz dostępności, zwiększenie wydajności drukarek i zmniejszenie obciążenia. Pozwala także administratorom IT na efektywną personalizację funkcjonalności poprzez nadawanie praw konkretnym użytkownikom. Oprogramowanie gromadzi dane dotyczące odczytów liczników,  zwiększając jakość druków i kontrolując koszty. Ważnym modułem w ramach PSES jest My Panel Manager umożliwiający konfigurowanie paneli i książek adresowych dla poszczególnych użytkowników, dzięki czemu łatwością stała się obsługa urządzeń w sieci. Technologia ta umożliwia również centralne zarządzanie uprawnieniami dostępu do skanowania. W ten sposób wyeliminowana zostaje możliwość, że dokument zawierający poufne dane anonimowo dostanie się poza granice firmy.  

Firmy powinny pomyśleć też o bezpieczeństwie "w drugą stronę", czyli odpowiedniej ochronie dokumentów zawierających wrażliwe dane, które trafiają do firmy z zewnątrz. Aby je odpowiednio zabezpieczyć lub przetworzyć dane w nich zawarte przy zachowaniu ochrony i minimum czasu warto zainwestować w urządzenia ze zintegrowanym oprogramowaniem OCR. 

"Z portfolio Konica Minolta to rozwiązanie bizhub OCR, które pozwala efektywnie poprawić funkcjonowanie procesu archiwizacji firm. Dokument papierowy wystarczy zeskanować, a urządzenie przetworzy je na plik Word, Excel lub PDF. Pozwala to na usprawnienie pracy i ograniczenie liczby urządzeń i oprogramowania do przetwarzania skanów, instalowanego w komputerach użytkowników" - mówi Mateusz Macierzyński.

Gwarancja efektywności i bezpieczeństwa

Oprogramowanie do ochrony i archiwizacji dokumentów to rozwiązania o bardzo wysokiej efektywności, które idealnie wpisują się w potrzeby administrowania i zarządzania drukiem oraz urządzeniami wielofunkcyjnymi. Łączą w sobie użyteczne udoskonalenia zarówno dla codziennej pracy działu IT, jak i pracowników. W połączeniu z urządzeniami Konica Minolta gwarantują bezpieczeństwo wydruku i przede wszystkim zmniejszenie kosztów i tak bardzo rozbudowanej i drogiej w eksploatacji floty drukującej dużych firm.