Celem wielu akcji marketingowych jest nie tylko budowa Å›wiadomoÅ›ci istnienia danej marki, ale także pozyskiwanie baz danych. W koÅ„cu 10 tys. osób, które wypeÅ‚niÄ… formularz zgÅ‚oszeniowy w danym konkursie, to tak naprawdÄ™ 10 tys. kontaktów do osób bezpoÅ›rednio zainteresowanych naszÄ… ofertÄ…. Przetworzenie takiej listy wÅ‚asnymi siÅ‚ami, zgromadzenie informacji o klientach, analiza poszczególnych osób i firm, a w koÅ„cu podziaÅ‚ na stosowne grupy docelowe to zajÄ™cie wymagajÄ…ce know-how i narzÄ™dzi, choć bez wÄ…tpienia niezwykle opÅ‚acalne i warte "zachodu". Od pewnego czasu na rynku znaleźć można jednak firmy, które funkcjonujÄ…c w oparciu o model outsourcingu, zajmujÄ… siÄ™ przetwarzaniem i czyszczeniem baz danych, dbajÄ…c o zapewnienie im wÅ‚aÅ›ciwego poziomu higieny i wymaganego przez stosowne ustawy bezpieczeÅ„stwa.
„Mimo że wprowadzenie danych do systemu to nie wszystko, obserwacja firm tworzÄ…cych tego typu bazy lub wykorzystujÄ…cych je do dziaÅ‚aÅ„ marketingowych wykazaÅ‚a brak stosunkowo prostego narzÄ™dzia dedykowanego do tworzenia czy obsÅ‚ugi zebranych zbiorów” - mówi Wojciech Jachowski, new business manager z poznaÅ„skiej firmy e-Data Systems, dostawcy autorskiej aplikacji Data Hawk do obsÅ‚ugi baz danych.
Kiedy warto zlecić obsługę baz na zewnątrz?
Przede wszystkim wtedy, gdy zdobyte kontakty planuje siÄ™ wykorzystać do późniejszych akcji marketingowych lub jest ich zbyt dużo, by samodzielnie zweryfikować ich poprawność, wystÄ™powanie duplikatów czy uzupeÅ‚nić o inne dane, jak np. kod pocztowy czy pÅ‚eć. Z tego typu usÅ‚ug korzystajÄ… wszystkie te firmy, których dziaÅ‚ania marketingowe opierajÄ… siÄ™ na pozyskiwaniu setek tysiÄ™cy kontaktów - np. firmy z branży FMCG przeprowadzajÄ…ce konkursy w sieciach handlowych lub inne, których akcje marketingowe polegajÄ… np. na pozyskiwaniu opinii konsumentów poprzez zachÄ™cenie do wypeÅ‚nienia ankiet.
- W jaki sposób dziaÅ‚a firma zewnÄ™trza przy obsÅ‚udze pozyskanych danych? Na poczÄ…tek klient powinien dostarczyć bazy danych, konsumenckie - B2C lub/i biznesowe - B2B (w formie elektronicznej lub papierowej, np. kuponów czy ankiet). NastÄ™pnie operatorzy wprowadzajÄ… dane do jednego, bezpiecznego miejsca na platformie internetowej, czyszczÄ… je oraz w razie potrzeby uzupeÅ‚niajÄ… o brakujÄ…ce elementy (jak kod pocztowy, miasto, pÅ‚eć itp.), które pozwalajÄ… na ich późniejsze grupowanie wg różnych kryteriów.
„Co niezwykle istotne w przypadku wspóÅ‚pracy z firmÄ… zewnÄ™trznÄ… to zakÅ‚adane Data-Flow. Tylko skutecznie obrana strategia pozwala na zdefiniowanie i uregulowanie wszystkich źródeÅ‚ spÅ‚ywu danych, tak by w sposób bezpieczny trafiÅ‚y z punktu A (od klienta) do punktu B (firmy, która zajmie siÄ™ ich przetworzeniem)” - dodaje Wojciech Jachowski.
Jak zarządzać pozyskanymi danymi?
Warto zwrócić uwagÄ™ czy firma, z którÄ… zdecydujemy siÄ™ wspóÅ‚pracować, daje możliwość bezpiecznego, staÅ‚ego dostÄ™pu online do systemu oraz wprowadzonych, wyczyszczonych i uzupeÅ‚nionych danych. Wtedy w sposób samodzielny i zdalny można pracować na bazach - dodawać dane, tworzyć selekcje, raporty, a także wysyÅ‚ać mailingi czy drukować etykiety adresowe. Dodatkowo można przeprowadzać szybkie kampanie marketingowe w oparciu o zgromadzone i przetworzone bazy danych.
- WydawaÅ‚oby siÄ™, że Å‚atwiejsze i taÅ„sze bÄ™dzie wysyÅ‚anie np. mailingów do wszystkich zebranych kontaktów? Wszystko jednak zależy od profesjonalizmu firmy, a jednoczeÅ›nie wielkoÅ›ci danej bazy. Po pierwsze kontakty i tak należy rÄ™cznie wprowadzić do danego systemu lub przejrzeć te, które spÅ‚ynÄ… drogÄ… elektronicznÄ… - a to już czas. Trzeba też zauważyć, że niektóre aplikacje pozwalajÄ… uporzÄ…dkować dane - wtedy kampanie można prowadzić nie do caÅ‚ej bazy, ale wybranych grup kontaktów, np. z danego regionu.
„PamiÄ™tajmy, że w wielu firmach usÅ‚uga bazodanowa ogranicza siÄ™ do wrzucenia danych, tymczasem najistotniejsza jest możliwość aktywnej pracy na caÅ‚ych bazach lub ich wybranych grupach” - tÅ‚umaczy Wojciech Jachowski.
Warto pamiÄ™tać, że prowadzenie biznesu opartego na aktywnych dziaÅ‚aniach pro-klienckich wymaga znajomoÅ›ci i respektowania ustawy o ochronie danych osobowych. Za zÅ‚amanie przepisów grożą sankcje prawne nakÅ‚adane przez GIODO – Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Należy chronić dane przed udostÄ™pnieniem czy zabraniem przez osoby nieupoważnione, przetwarzaniem niezgodnie z ustawÄ… oraz zmianÄ…, utratÄ…, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie trzeba jednak samodzielnie wykonywać wszystkich czynnoÅ›ci zwiÄ…zanych z procesem przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia pozwala przenieść część zadaÅ„ na firmÄ™ zewnÄ™trznÄ…, a to już kolejny plus modelu opartego o outsourcing tego typu usÅ‚ug.
- Na koniec pamiętajmy, że zamiast marnować siły i środki na organizację wprowadzania, przechowywania i zabezpieczenia baz danych, lepiej skupić się na ich skutecznym wykorzystywaniu do pobudzania aktywności konsumenckiej
ŹródÅ‚o: www.e-datasystems.pl
