Strona główna / Praca zdalna / Blaski i cienie pracy zdalnej
niedziela 25 wrzesień 2011 | Marcin Grygielski/Interactive Intelligence
Blaski i cienie pracy zdalnej
W czasach niepewnej sytuacji gospodarczej i zagrożenia recesjÄ… firmy poszukujÄ… sposobów na ograniczenie kosztów dziaÅ‚alnoÅ›ci bez równoczesnego obniżenia efektywnoÅ›ci. Jednym ze sposobów na osiÄ…gniÄ™cie tego celu jest wykorzystanie zdalnych pracowników — osób, które pracujÄ… w domu, w systemie godzinowym lub zadaniowym. PostÄ™p technologiczny pozwala każdej firmie, niezależnie od jej poÅ‚ożenia i wielkoÅ›ci, zatrudnić zdalnych pracowników — wystarczy szybkie łącze internetowe, komputer, telefon i ciche otoczenie.

 

Istnieje wiele sposobów obsÅ‚ugi zdalnych konsultantów, ale najbardziej efektywny jest scentralizowany, wielofunkcyjny system komunikacji IP.

Możliwości technologiczne

ObsÅ‚uga zdalnych pracowników powinna być nieodłącznÄ… częściÄ… platformy komunikacyjnej wykorzystywanej przez przedsiÄ™biorstwo. Scentralizowany system komunikacji IP posiada funkcje kontroli, raportowania i zarzÄ…dzania personelem niezależne od jego lokalizacji. Mechanizm presence pozwala na monitoring i zarzÄ…dzanie obecnoÅ›ciÄ… użytkownika w czasie rzeczywistym - ustawiajÄ…c swój status na „dostÄ™pny”, „na spotkaniu” lub „na przerwie”, pracownik zdalny informuje na bieżąco kolegów i przeÅ‚ożonych w biurze, kiedy można kierować do niego telefony od klientów czy kontrahentów. W rzeczywistoÅ›ci fizyczna lokalizacja pracownika nie musi być ograniczona do jego domu, pod warunkiem przestrzegania pewnych reguÅ‚ (takich jak ciche Å›rodowisko pracy).

Elastyczność

Funkcje zdalnego dostÄ™pu i terminale powinny być elastyczne, aby speÅ‚niaÅ‚y potrzeby firmy i konsultanta, zapewniajÄ…c dostÄ™p do tych samych aplikacji i narzÄ™dzi, z których korzystajÄ… pracownicy biurowi. Bezpieczny dostÄ™p powinien być możliwy z każdego miejsca, o dowolnej porze i za poÅ›rednictwem dowolnego urzÄ…dzenia koÅ„cowego (telefonu domowego, komórkowego, w odlegÅ‚ym oddziale itd.). Można też odwzorować Å›rodowisko biurowe poprzez połączenie szerokopasmowe, VPN i terminal SIP (telefon IP lub programowy). NarzÄ™dzia dostÄ™pu do serwera terminali, oferowane przez firmy takie jak Citrix, mogÄ… zapewnić bezpieczny dostÄ™p i uÅ‚atwić wdrożenie dziaÅ‚owi IT.

UC czyli unified communictaion

W przyszÅ‚oÅ›ci zdalni konsultanci powinni mieć możliwość wykorzystania peÅ‚nego zbioru funkcji komunikacji zunifikowanej (UC) oferowanego przez ich organizacjÄ™ w ramach szerszej strategii UC. Na przykÅ‚ad powinni móc brać udziaÅ‚ w konferencjach, a nawet wspóÅ‚pracować i wspóÅ‚dzielić dokumenty przez Internet z kierownikami lub ekspertami. Ponadto funkcjÄ™ czatu w UC można wykorzystać do przedyskutowania problemu klienta z kierownikiem lub innym konsultantem bez przerywania rozmowy. O rosnÄ…cym znaczeniu UC w centrach kontaktowych Å›wiadczy również wykorzystanie konsultantów-ekspertów.

Taniej i lepiej

Zdalni pracownicy niekoniecznie muszÄ… przynieść korzyÅ›ci każdemu przedsiÄ™biorstwu. Jak jednak stwierdziÅ‚ pewien dyrektor ds. technologii, „Nie korzystaj ze zdalnych konsultantów dla samej zdalnoÅ›ci — musisz mieć ważny powód biznesowy. JeÅ›li nie masz problemu, który rozwiÄ…zaliby zdalni konsultanci, nie rób tego”.

Korzyści

  • ZwiÄ™kszona pula talentów – UmożliwiajÄ…c pracÄ™ zdalnÄ…, firmy mogÄ… zatrudniać osoby, które nie sÄ… w stanie pracować na peÅ‚ny etat. Zdalnymi pracownikami mogÄ… być freelancerzy, rodzice pracujÄ…cy w domu lub osoby niepeÅ‚nosprawne. To również sposób na pokonanie bariery odlegÅ‚oÅ›ci – zdalna praca zapewnia dostÄ™p do osób z rzadkimi umiejÄ™tnoÅ›ciami, które nie byÅ‚yby w stanie dojeżdżać do pracy. DziÄ™ki temu modelowi zatrudnienia mogÄ… być produktywni we wÅ‚asnym domu.
  • Mniejsza rotacja – Praca zdalna zwiÄ™ksza satysfakcjÄ™ pracowników oraz, co za tym idzie, ich lojalność w stosunku do pracodawcy. DziÄ™ki niej firmy mogÄ… zapobiegać problemowi rotacji i odchodzenia wyszkolonego personelu do konkurencji. W pewnej firmie z branży outsourcingowych call center zatrudnienie zdalnych konsultantów zmniejszyÅ‚o wskaźnik rotacji personelu z 25 do 5 procent.
  • OszczÄ™dność kosztów – ZatrudniajÄ…c pracowników zdalnych, firmy oszczÄ™dzajÄ… na kosztach wynajmu biura, umeblowania, zakupu sprzÄ™tu i oprogramowania, materiaÅ‚ów biurowych itp. JedynÄ… niezbÄ™dnÄ… inwestycjÄ™ stanowi nowoczesna platforma komunikacji IP, która i tak jest przez wiÄ™kszość firm wykorzystywana dla usprawnienia obsÅ‚ugi klienta. 
  • Ekologia – Osoby pracujÄ…ce w domu nie dojeżdżajÄ… do pracy, co ogranicza emisje dwutlenku wÄ™gla. Pracownik oszczÄ™dza pieniÄ…dze, a jednoczeÅ›nie chroni Å›rodowisko. Firmy nie muszÄ… rozbudowywać swoich obiektów w miarÄ™ rozwoju dziaÅ‚alnoÅ›ci, a zatem unikajÄ… zwiÄ™kszonego poboru energii.
  • Elastyczność godzinowa  – Ten czynnik jest szczególnie ważny w przypadku obsÅ‚ugi klienta. Wiele osób jest skÅ‚onnych pracować w domu nocami i w weekendy, co pozwala rozszerzyć wsparcie do obsÅ‚ugi caÅ‚odobowej. Zdalni konsultanci pozwalajÄ… również na szybkÄ… reakcjÄ™ w przypadku nagÅ‚ych szczytów komunikacyjnych.
  • MyÅ›l globalnie, dziaÅ‚aj lokalnie – Globalne firmy, które chcÄ…, aby klienci byli obsÅ‚ugiwani przez lokalnych konsultantów, ale nie mogÄ… sobie pozwolić na budowanie centrów kontaktowych w każdym regionie, mogÄ… wykorzystać zdalnych konsultantów do obsÅ‚ugi miÄ™dzynarodowego grona klientów  bez dużych nakÅ‚adów kosztowych i zbÄ™dnych inwestycji.

Jak przekonać przedsiębiorcę do pracy zdalnej

Zatrudnienie zdalnych pracowników wiąże siÄ™ z też rzeczywistymi i domniemanymi wyzwaniami. Oto trzy najczęściej postrzegane bariery:

  • Domniemana utrata kontroli– Wielu dyrektorów wyższego szczebla uważa, że nie można zaufać ludziom pracujÄ…cym w domu bez staÅ‚ego, osobistego nadzoru. Czy Å›rodowiska domowe i biurowe naprawdÄ™ tak bardzo siÄ™ różniÄ…? PrzeÅ‚ożony zespoÅ‚u biurowego również nie jest w stanie kontrolować przez 8 godzin widoku monitora podwÅ‚adnych, aby pilnować ich zaangażowania w pracÄ™. W nowoczesnych firmach, wykorzystujÄ…cych oprogramowanie komunikacji IP, podstawowym narzÄ™dziem kontroli staje siÄ™ funkcjonalność „presence”, czyli monitoring obecnoÅ›ci pracownika w czasie rzeczywistym. Pracownik odchodzÄ…c od biurka aktualizuje odpowiednio swój status, dziÄ™ki czemu przeÅ‚ożony wie, kiedy jest on niedostÄ™pny  dla połączeÅ„ od kontrahentów czy przychodzÄ…cych emaili. Takie narzÄ™dzie obejmuje użytkowników niezależnie od ich lokalizacji, co otwiera drzwi pracy zdalnej.  Rozliczanie efektywnoÅ›ci pracowników zdalnych uÅ‚atwia również system zadaniowy.
  • Domniemane naruszenie bezpieczeÅ„stwa – Wielu dyrektorów wyższego szczebla wzdraga siÄ™ na myÅ›l o udostÄ™pnieniu poufnych danych zdalnym pracownikom. Jednak to, czy pracownik przebywa w biurze, czy poza nim, nie ma wiÄ™kszego zwiÄ…zku z jego skÅ‚onnoÅ›ciÄ… do nadużywania informacji o kliencie albo lekceważenia procedur bezpieczeÅ„stwa. Firmy, które wykorzystujÄ… zdalnych pracowników, zwykle ograniczajÄ… dostÄ™p do wybranych baz i aplikacji wyłącznie do użytku wewnÄ™trznego, dostarczajÄ…c uproszczony terminal pracownikom zdalnym, a ponadto podejmujÄ… niezbÄ™dne Å›rodki ostrożnoÅ›ci, aby zapewnić bezpiecznÄ…, szyfrowanÄ… komunikacjÄ™ przez sieć.
  • Brak Å›wiadomoÅ›ci – Choć fakt ten może zaskakiwać, znaczna część rynku jest nieÅ›wiadoma postÄ™pów, jakich dokonano w dziedzinie pracy zdalnej. Wizyta referencyjna w firmie, która wykorzystuje zdalnych pracowników, czÄ™sto stanowi najlepszy argument dla niechÄ™tnego kierownictwa. Firmy, które przeÅ‚amaÅ‚y poczÄ…tkowe opory, najczęściej przekonujÄ… siÄ™ do tego modelu zatrudnienia i zwiÄ™kszajÄ… ilość osób pracujÄ…cych zdalnie.

Wyzwania pracy zdalnej

Po przekonaniu kierownictwa do zdalnej pracy mogą pojawić się kolejne wyzwania, takie jak:

  • WstÄ™pna konfiguracja i adaptacja – Adaptacja zdalnego pracownika bywa wyzwaniem. Trzeba upewnić siÄ™, że domowe połączenie dziaÅ‚a prawidÅ‚owo i bezawaryjnie, że przywykÅ‚ on do nowego Å›rodowiska i że czÅ‚onkowie rodziny wiedzÄ…, jak siÄ™ zachowywać w godzinach pracy.
  • Izolacja – Jednym z najwiÄ™kszych problemów jest poczucie izolacji osób pracujÄ…cych w domu. W rzeczywistoÅ›ci niektórzy postanawiajÄ… wrócić do biura, ponieważ praca w domu po prostu im nie pasuje. Adaptacja do nowego Å›rodowiska bywa szczególnie trudna dla starszego, bardziej dojrzaÅ‚ego personelu. Aby temu zaradzić, można użyć narzÄ™dzi spoÅ‚ecznoÅ›ciowych, takich jak czaty internetowe — zarówno towarzyskie (do dyskusji „przy automacie do kawy”), jak i specyficzne dla zespoÅ‚ów — aby podtrzymać zaangażowanie i kontakt miÄ™dzy pracownikami. Przy braku osobistych interakcji warto organizować regularne audio- i wideokonferencje.
  • Szkolenia – Zdalni pracownicy nie zasiÄ…dÄ… w sali wykÅ‚adowej, chyba że przybÄ™dÄ… do gÅ‚ównej siedziby firmy, ale przy odpowiednich szkoleniach internetowych i wirtualnych nie stanowi to problemu. Niektóre firmy wolÄ… organizować szkolenia na swoim terenie, co pozwala na odnowienie kontaktów osobistych. Wybór — szkolenie internetowe, wirtualne, osobiste lub ich kombinacja — zależy od firmy i typu pracownika.
  • Selekcja kandydatów – Jak na ironiÄ™ firmy, które przechodzÄ… na model pracy w domu, czÄ™sto napotykajÄ… na problem, którego nie przewidziaÅ‚y — jak uporać siÄ™ z górÄ… wniosków o zatrudnienie. Dobrze mieć taki problem.

 

Podobne artykuły
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej