Komputer w Firmie :: Praca zdalna uwarunkowana prawem

Podejmujemy się różnych działań dla podmiotów czasem oddalonych od nas w skali kontynentalnej. Jest to praca zdalna, która mimo swojej specyfiki podlega standardowym przepisom prawa.

Mimo różnych podejść formalnych do pracy wykonywanej poza siedzibą pracodawcy, samo świadczenie jest definiowane umownie. Możemy więc regulować prawnie wykonywanie świadczenia na podstawie umowy cywilnoprawnej, umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Stoimy na stanowisku, że klasyczna umowa o pracę regulowana kodeksem pracy również jest dopuszczalna.

Potoczne określenie pracy zdalnej często określane pracą typu freelance nie zawsze w pełni oddaje charakter świadczenia jakie jest podstawą relacji pracownik – pracodawca lub zleceniodawca - zleceniobiorca. Można też powiedzieć, że relacja ta jest umowna o tyle, o ile o pracy czy zleceniu, dziele lub innym towarze lub usłudze mówi umowa pomiędzy dwiema stronami. Warto też pamiętać, że o ile umowa spełnia określone w prawie kryteria, nawet nienazwana, może być prostą umową o pracę. Umowy o pracę zdalną.

Umowa o pracę (zdalną)

O ile w umowie, nawet ustnej, mamy do czynienia z następującymi elementami, niezależnie od tego czy praca ma być wykonana w siedzibie pracodawcy czy właśnie poza jego siedzibą, mamy do czynienia z umową o pracę.

Ciągłość świadczenia pracy: stosunek pracy jest relacją stałą tzn. wyłącza prawnie czynności jednorazowe zaś podstawą jest trwała relacja polegająca na powtarzalnym wykonywaniu określonych w umowie czynności na rzecz pracodawcy.
Relacja podporządkowania: pracownik wykonuje prace pod kierownictwem (nadzorem) pracodawcy. Wszelkie ingerencje pracodawcy są uprawnione i wynikają właśnie z umownego stosunku pracy. Nie oznacza to faktycznego i ciągłego nadzoru ale możliwość dowolnego kontrolowania wykonywanych czynności, ich rezultatów oraz warunków w jakich są wykonywane. W tym przypadku gdy pracownik wykonuje pracę zdalną, można wyobrazić sobie technologiczny czy też wirtualny nadzór nad pracownikiem, np. zarządzającym stroną WWW, która ma być zasilana treściami zawierającymi konkretnie (umownie) określone informacje, w określonym czasie i miejscu (strony WWW).
Wynagrodzenie zwane też odpłatnością: umowa o pracę zdalną musi określać przynajmniej minimum odpłatności.
Rezultat działania: pracownik nie odpowiada za rezultat działania. Odpowiedzialność taka jest związana z ryzykiem gospodarczym przedsiębiorcy. Wykonujący pracę odpowiada jedynie w przypadku braku starannego działania czyli nienależytego wykonania zleconej czynności (pracy).
Określenie zobowiązań stron: pracownika i pracodawcy, co do rodzaju pracy (czynności) wykonywanych na rzecz oraz pod kierownictwem pracodawcy jako strony i zobowiązania do wypłacania wynagrodzenia.

Umowa pomiędzy podmiotami gospodarczymi

Ten typ umowy wymaga aby strony, osoba świadcząca pracę oraz strona zlecająca takie działanie, były podmiotami prawa. Oczywiście w przypadku osób fizycznych trudno zakładać inną formę prawną działania niż wpis do rejestru działalności gospodarczej prowadzonego przez odpowiedni dla miejsca zamieszkania organ administracji (dzielnica, gmina). Nie oznacza to, że nie jest możliwe zarejestrowanie spółki (jawna, komandytowa). Różnice polegają głównie na tym, że to spółka jest podmiotem prawa a nie prowadzący działalność gospodarczą. W uproszczeniu sprowadza się to do tego, iż zobowiązania wynikające z umowy z drugim podmiotem (osobową fizyczną lub podmiotem gospodarczym) w przypadku działalności gospodarczej są w istocie tożsame z osoba prowadzącą. Spółka jest samoistnym podmiotem prawa i to ona jest stroną w relacji do innych.

W umowie o pracę zdalną w tym przypadku, już nie występuje pojęcie „praca” ale świadczenie usług czy dostarczenie towaru, definiowane zresztą w samej umowie. Sporą różnicą jest też odpowiedzialność za rezultat działania: zwykle (o ile strony nie postanowią inaczej) to dostawca odpowiada za jakość, rezultat działania czy terminy zaś odbiorca za płatność dokonywaną na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów, którym standardowo jest faktura wraz z pokwitowaniem odbioru lub innymi dokumentami określonymi w umowie.

Należy dodać, że na podstawie zasady swobody umów, strony będące podmiotami gospodarczymi mogą dowolnie kształtować treść i zobowiązania umów, co za tym idzie mogą ustanowić ciągłe świadczenie usług czy dostawy towaru na rzecz kontrahenta. Niestety, takie uwarunkowanie może stanowić podstawę do interpretacji przez organy skarbowe i ZUS w kierunku rozumienia takiej umowy jak umowy mającej charakter umowy o pracę. Przypadek taki zachodzi jednak jedynie w sytuacji gdy obie strony są prowadzącymi działalność gospodarczą i nie posiadają odrębnych osobowości prawnych (nie są spółkami). Taka interpretacja organów państwa jest spowodowana działaniami mającymi ujawnić pozorne umowy pomiędzy podmiotami, które w istocie są nienazwanymi umowami o pracę, od których nie są odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne, co dotyka szarej, niepodatkowej strefy gospodarczej.

W przypadku pracy zdalnej dość łatwo jednak wskazać na inny (niż praca) charakter czynności oraz ich zróżnicowanie, adekwatne do każdego typu umowy. Ważne jest też, aby przy konstruowaniu umów pomiędzy podmiotami gospodarczymi pamiętać o kosztach obsługi księgowej oraz prawnej, co często stanowi niebagatelny koszt dla oby stron umowy gospodarczej.

Umowa o dzieło w pracy zdalnej

Ten typ umowy jest najbardziej charakterystyczny dla pracy zdalnej, której efekt jest jednorazowy i w istocie niepowtarzalny. Częścią integralną umów o dzieło są klauzule przenoszące prawa autorskie oraz inne prawa związane z twórcą (autorem, wytwórcą, artystą itp.) na zlecającego wytworzenie dzieła. Kwestią dowolną jest kształtowanie przez strony, jaki rodzaj praw i pół eksploatacji będzie przedmiotem przeniesienia na rzecz zlecającego.

Dobrym przykładem może być umowa o dzieło polegająca na wytworzeniu utworu muzycznego, wskazaniu honorarium za wytworzenie tego utworu, przenosząca prawo do eksploatacji (na określonych polach lub wszystkich, jak np. Internet) na rzecz zlecającego ale zatrzymująca przy twórcy osobiste prawa autorskie. W tym przypadku, autor ma prawo zawsze domagać się podpisania utworu swoim nazwiskiem (logiem, pseudonimem) oraz decydowania o czasie i formie pierwszej publikacji. Większość jednak umów o pracę zdalną przenosi trwale prawa do eksploatacji i wykorzystania na zlecającego oraz domyślnie, wszelkie prawa, w tym osobiste prawa autorskie.

W przypadku umowy o dzieło można przykładowo wskazać, że zarówno umową o dzieło będzie wykonanie modelu produkcyjnego jakiegoś detalu lub oprogramowania a także, później w trakcie działania, stały lub czasowy nadzór nad działaniem już wytworzonego elementu czy programu komputerowego.

Istotne jest korzystne opodatkowanie umowy o dzieło z uwagi na przywiązanie do tej formy prawnej tzw. wysokich kosztów uzysku w wysokości 50% kwoty umowy (podstawy). Działania państwa zmierzają jednak do istotnego ograniczenia tej formy umów, zamykając dopuszczalną górną wysokość tej formy opodatkowania na około 80 tysięcy złotych w skali jednego roku podatkowego.

Umowa zlecenie

W istocie praca zdalna określona umową zlecenia różni się od umowy o dzieło wyłącznie kwestią opodatkowania. W przypadku gdy zlecona praca jest wykonywana przez podatnika, wobec którego nie można określić wysokości dotychczasowego dochodu (nie jest pracownikiem zleceniodawcy, lub w ogóle nie jest pracownikiem) pobiera się podatek w wysokości 18% przychodu. W tym przypadku wszakże nie ma już mowy o kosztach uzysku. Merytorycznie przy tym należy interpretować fakt, jaki typ pracy zdalnej może być określony umową o dzieło a jaki umową zlecenia, bo nie wszystkie kategorie prac mogą być dowolnie kwalifikowane.

Kwestie kontroli wykonania pracy zdalnej

Z punktu widzenia stron – niezależnie od typu umowy o pracę zdalną, istotne są kwestie jakości, staranności oraz kontroli samego wykonania zlecanej pracy. Oprócz uwarunkowań będących wynikiem samych warunków umowy, istnieje kwestia techniczna: jak skontrolować wykonani e jakiejś czynności na odległość.

W przypadku prac związanych z nowymi technologiami jest to stosunkowo proste. Wystarczy obejrzeć systemy informatyczne od wewnątrz aby stwierdzić co zostało zrobione. Gorzej z pracami niemierzalnymi lub trudno poddającymi się zmierzeniu, jak np. skuteczność zleconej reklamy czy opracowania marketingowe. Kontrola może tez polegać na ocenie należytej staranności wykonania pracy lub jej skuteczności. Wszystko zależy od intencji stron oraz treści stosownych umów pomiędzy stronami.

Sama forma umowy oraz status prawny stron, nie mają w przypadku kontroli specjalnego znaczenia. Przeważa pogląd o stosowaniu ogólnych norm prawa.

Praca zdalna uwarunkowana prawem

Operatorzy wirtualnych biur w czasie pandemii

W jaki sposób jednorazowy charakter technologii naraża dane biznesowe na ryzyko?

Rośnie ilość spraw, które w urzędach załatwiamy zdalnie

Praca w czasie pandemii: home office oznacza nadgodziny dla 42% badanych

Biznesklasa, czyli czego spodziewać się po biznesowym notebooku

Mobilność przede wszystkim

Ile można oszczędzić na telepracy?

Mobilna stacja robocza - więcej niż laptop