Strona główna / Mobilna firma / Jak poprawić komunikację w wirtualnym zespole?
niedziela 19 maj 2013 | Robert Kamiński
Jak poprawić komunikację w wirtualnym zespole?
Pracownicy mogą wykonywać swoje zadania gdziekolwiek: zarówno w biurze, jak i podczas podróży – na lotnisku, w pociągu czy w samochodzie, a także w domu lub na lunchu biznesowym w restauracji.

Spectrum miejsc jest szerokie. Dlatego tak ważne jest poznanie i wyczucie wirtualnego środowiska pracy.

1. Zapoznaj się z technologią i ucz się

Według badań Siemens Enterprise Communications 43% użytkowników jest zniechęconych do technologii komunikacyjnych. Bardzo często jest to efekt złego wprowadzenia rozwiązania do organizacji. Pracownicy otrzymują narzędzia bez informacji, w jaki sposób je stosować i jest to dla nich zniechęcające. Nie potrafią rozpocząć wirtualnej konferencji. Zdarza się nawet, że problemem jest samo przesyłanie plików. Dlatego ważne jest zapoznanie się z narzędziami i rozwiązaniami, które mają usprawniać pracę i w sytuacji, kiedy występuje problem techniczny, dążyć do jego rozwiązania. Poznanie, jak działają i jakie możliwości dają udostępnione do pracy narzędzia jest podstawą efektywności. Dotyczy to również intuicyjnych i prostych w obsłudze rozwiązań UC, z którymi też trzeba się zapoznać. Jeśli chcesz uczestniczyć w wirtualnym spotkaniu, powinieneś zrozumieć, jak efektywnie korzystać z narzędzi technologicznych wokół ciebie.

2. Znajdź ciche miejsce lub użyj funkcji wyciszenia

Wirtualne spotkanie zespołu to głównie słuchanie innych, dlatego bardzo istotne jest otoczenie, w którym prowadzisz rozmowę. Jeżeli tam, gdzie pracujesz jest głośno, skorzystaj z opcji wyciszenia „mute”. Wyjaśnij, że jesteś na spotkaniu i korzystaj z wyciszenia, kiedy nie rozmawiasz. Wówczas inni lepiej słyszą to, co dzieje się na spotkaniu. Kiedy rozpoczynasz rozmowę wirtualną koniecznie wycisz wszystkie swoje telefony – bardzo irytująca sytuacja to dzwoniący telefon w trakcie rozmowy, przeszkadza wszystkim zarówno mówcy jak i słuchaczom.

3. Kontakt wzrokowy – poznaj swoich współpracowników

Podczas wspólnej pracy nad projektem warto choć trochę poznać wszystkich członków zespołu. Można do tego wykorzystać wideokonferencje, podczas których widzimy wszystkich i możemy poznać ich sposób pokazywania emocji, gestykulację, reakcje etc. Dobrze jest zrozumieć cele oraz role osób w zespole i co ważniejsze budować wspólną więź. Warto poświęcić trochę czasu na luźne rozmowy, niezwiązane z bieżącą pracą – poznać wzajemne zainteresowania i problemy. Tego typu wiedza może pomóc w codziennej pracy zespołu.

4. Przed i po – przygotowanie i śledzenie

Wszyscy pamiętamy, kiedy w latach szkolnych w ramach pracy domowej trzeba było przygotować się do zajęć czy referatu: przed każdym dłuższym wystąpieniem opracować jego plan, przemyśleć główne wątki, które chcemy poruszyć itd. Tak samo należy przygotować się do wirtualnego spotkania. Poświęć kilka minut na ustalenie jasnego programu rozmowy: jakie kwestie mają być poruszone, jaki ma być efekt spotkania etc. Agendę spotkania najlepiej przesłać wszystkim uczestnikom przed rozmową. Wówczas każdy może zgłosić swoje uwagi i ma w ten sposób realny wpływ na przebieg spotkania. Wcześniej opracowany i skonsultowany ze wszystkimi plan rozmowy pozwala zaoszczędzić czas i od razu przejść do założonych wcześniej tematów. Poza tym, już po zakończeniu rozmowy, odnosząc się do planu łatwiej jest śledzić rozwój wszelkich kluczowych kwestii.

5. Regularna komunikacja

Podstawą efektywności pracy w zespole jest częsty kontakt. Pozostawianie długich przerw między spotkaniami przeszkadza w nadaniu dobrego tempa realizacji projektu, zwłaszcza gdy wszystkich członków zespołu dzielą duże odległości. Harmonogram zawierający mix różnych form komunikacji, z regularnymi wideokonferencjami włącznie, daje najlepsze rezultaty. Badania pokazują, że 72% pracowników uznaje pracę zespołową za łatwiejszą, gdy wśród narzędzi współpracy znajduje się komunikacja za pomocą wideo.

Podobne artykuły
Komentarze
comments powered by Disqus
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej