Strona główna / Mobilna firma / Aplikacje mobilne w księgowości
wtorek 11 listopad 2014 | Robert Kamiński
Aplikacje mobilne w księgowości
Rozwój technologii mobilnych spowodował, że smartfony mogą stanowić istotny instrument wspierający prowadzenie własnego biznesu i usprawniający m.in. czasochłonną księgowość. To za ich sprawą porządkowanie i rozliczanie faktur czy rachunków może być mniej angażujące, niż kiedykolwiek wcześniej. Jednym z rozwiązań, które pozwala zredukować obieg firmowych dokumentów jest aplikacja iTaxi.

Mobilne narzędzia wspomagające przedsiębiorców gwarantują nie tylko redukcję kosztów, zastępując pracę wielu specjalistów, ale także mają za zadanie skrócenie czasu potrzebnego na obieg dokumentów. Przejazdy służbowe pracowników są ważną częścią tego procesu i stanowią codzienność zarówno kadry zarządzającej przedsiębiorstwem, jak i wszystkich pracowników niższego szczebla. Rozwiązaniem problemu, powstawania nadmiernej liczby faktur i druków, związanych
z przemieszczaniem się pracowników jest aplikacja iTaxi, która nie tylko upraszcza proces zamawiania taksówek, ale stwarza kompleksowy system administrowania tymi podróżami.

 Ciekawym rozwiązaniem są aplikacje pozwalające na zrobienie zdjęcia faktury zakupowej telefonem komórkowym i natychmiastowe przesłanie jej do systemu klasy DMS, co umożliwia automatyczne księgowanie. W dalszym etapie wymagane jest jednak przekazanie faktury do potwierdzenia merytorycznego. Jeżeli faktura ma charakter zbiorczy i dotyczy zakupów zamawianych przez grupę osób, wówczas taki proces - pomimo zastosowania systemu elektronicznego- może trwać kilka lub kilkanaście dni – zaznacza Tomasz Kłósek, konsultant finansowy iTaxi, Prezes Legality Sp. z o.o. – Aplikacja iTaxi wyeliminowała te niedogodności, skracając czas obiegu dokumentów. Dzięki systemowi loginów, haseł i uprawnień użytkowników zamawiających usługi, do firmy wpływa faktura z gotową, kompletną informacją pozwalającą na jej automatyczne, wielowymiarowe zaksięgowanie
i rozliczenie
.”

Mobilne taksówki

Za pomocą systemu iTaxi przedsiębiorca otrzymuje profil kontrolny, dzięki któremu określa preferencje dotyczące kosztów związanych z przejazdami taksówkarskimi. Dzięki specjalnemu panelowi nadaje on uprawnienia i limity pracownikom, ma także możliwość filtrowania informacji oraz ich edytowania, co ułatwia planowanie budżetu i rozliczanie kosztów przejazdów służbowych. Dodatkową zaletą systemu iTaxi jest możliwość przyporządkowywania kursów do konkretnych projektów, co pozwala na późniejsze proste i intuicyjne refakturowanie klientów. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku firm świadczących usługi m.in. agencji reklamowych, PR’owych, domów mediowych czy firm consultingowych, które współpracują jednocześnie z dużą liczbą podmiotów. Tak skonstruowany mechanizm zarządzania podróżami służbowymi pracowników stanowi gwarancję optymalizacji kosztów firmowego budżetu.

Prywatnie czy w celach służbowych?

Niezależnie czy w przedsiębiorstwie stosowane są przejazdy gotówkowe czy voucherowe, po każdym kursie na biurku księgowego pojawia się nowa faktura za usługę. W małej kilkuosobowej firmie, przyporządkowanie kursu do pracownika nie stanowi problemu, jednak w większej może wiązać się to z dużymi utrudnieniami. Księgowość w gąszczu dokumentów i spraw, może mieć problem
z rozliczaniem tego, ile ma oddać pieniędzy poszczególnym pracownikom lub ze sprawdzeniem, który z nich zdecydował się wziąć służbowy kurs w prywatnym celu, narażając jednocześnie firmę na straty.

Podobne artykuły
Komentarze
comments powered by Disqus
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej