Wyniki badaÅ„ pokazujÄ… również, że zbyt wiele przedsiÄ™biorstw zamiast wdrożyć zasady, które umożliwiÄ… usuwanie nieistotnych danych lub rekordów, przechowuje informacje bezterminowo. Prowadzi to do lawinowego wzrostu wykorzystania pamiÄ™ci masowej, nadmiernego wydÅ‚użenia czasu tworzenia kopii zapasowych, zwiÄ™kszonego ryzyka procesowego oraz kosztownego i niewydajnego wyszukiwania informacji. Badanie zostaÅ‚o przeprowadzone w czerwcu 2010 roku i jest oparte na odpowiedziach 1680 kierowników dziaÅ‚ów prawnych i IT z 26 krajów, w tym z Polski.

„Przechowywanie danych w nieskoÅ„czoność prowadzi zwyczajnie do marnotrawstwa. Firmy zauważajÄ… wartość porzÄ…dnego planu zarzÄ…dzania informacjÄ…, ale zbyt wiele z nich trzyma siÄ™ przestarzaÅ‚ej praktyki przechowywania wszystkiego na zawsze – powiedziaÅ‚ Piotr Chrobot, Dyrektor ZarzÄ…dzajÄ…cy w firmie Symantec Polska – Ilość danych roÅ›nie wykÅ‚adniczo, wiÄ™c próba przechowywania wszystkiego pożera ogromne iloÅ›ci pamiÄ™ci masowej i wymaga zbyt wielu zasobów IT.  W rezultacie firmy tracÄ… znacznie wiÄ™cej czasu i pieniÄ™dzy z powodu negatywnych konsekwencji nieodpowiedniego zarzÄ…dzania informacjÄ… i praktyk wyszukiwania informacji, niż gdyby pracowaÅ‚y nad ich zmianÄ…”.

Najważniejsze wyniki badania

• Przepaść pomiÄ™dzy celami i praktykÄ… zarzÄ…dzania informacjÄ… w przedsiÄ™biorstwach. WiÄ™kszość przedsiÄ™biorstw (87%) uważa, że odpowiednia strategia przechowywania dokumentów pozwoliÅ‚aby im na usuwanie niepotrzebnych informacji. Jednak mniej niż poÅ‚owa (46%) rzeczywiÅ›cie wdrożyÅ‚a formalny plan przechowywania informacji.
• Firmy przechowujÄ… zdecydowanie za wiele informacji. SiedemdziesiÄ…t pięć procent archiwów danych skÅ‚ada siÄ™ z przechowywanych bezterminowo lub przez czas wymagany przez prawo kompletów kopii zapasowych danych. Ponadto respondenci przyznali, że 25% archiwizowanych danych nie jest potrzebnych i prawdopodobnie nie powinno być przechowywanych.
• PrzedsiÄ™biorstwa bÅ‚Ä™dnie stosujÄ… praktyki tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania danych i archiwizacji. SiedemdziesiÄ…t pięć procent przedsiÄ™biorstw wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych danych do realizacji prawnego obowiÄ…zku przechowywania dokumentacji, a 25% przechowuje bezterminowo caÅ‚e zestawy kopii zapasowych. Zdaniem respondentów, 45% zgromadzonych danych objÄ™tych jest prawnym obowiÄ…zkiem. W dodatku firmy przyznaÅ‚y, że przeciÄ™tnie 40% informacji objÄ™tych obowiÄ…zkiem przechowywania nie jest szczególnie istotna dla postÄ™powaÅ„ prawnych. Jednoczesne użycie archiwizacji i kopii zapasowych zapewnia natychmiastowy dostÄ™p do najważniejszych informacji, pozwalajÄ…c przy tym zmniejszyć ilość przechowywanych danych.
• Prawie poÅ‚owa ankietowanych firm nieprawidÅ‚owo wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych w celach archiwizacji. Choć 51% badanych firm zabrania pracownikom tworzenia wÅ‚asnych archiwów na komputerach lokalnych i udostÄ™pnianych dyskach, 65% respondentów przyznaÅ‚o, że pracownicy i tak rutynowo to robiÄ….
• WystÄ™pujÄ… rozbieżnoÅ›ci w podawanych przez dziaÅ‚y IT i dziaÅ‚y prawne najważniejszych powodach braku planu przechowywania informacji. CzterdzieÅ›ci jeden procent administratorów IT nie widzi potrzeby wdrożenia takiego planu, zdaniem 30% nikt nie jest obarczony tym obowiÄ…zkiem, a 29% jako powód podaÅ‚o koszt. DziaÅ‚ prawny jako gÅ‚ówne powody podawaÅ‚ koszt
  (58 %), brak wiedzy potrzebnej do opracowania planu (48%) i brak osoby odpowiedzialnej za jego przygotowanie (40%).

Konsekwencje bÅ‚Ä™dów w zarzÄ…dzaniu informacjÄ…

• Koszty przechowywania rosnÄ… w szybkim tempie, gdyż nadmierne przechowywanie doprowadziÅ‚o do sytuacji, w której przejrzenie danych jest 1500 razy kosztowniejsze od ich przechowywania. Fakt  ten pokazuje dlaczego tak ważne dla przedsiÄ™biorstw sÄ… wÅ‚aÅ›ciwe reguÅ‚y usuwania danych i wydajne wyszukiwanie informacji.

Czas tworzenia kopii zapasowych coraz bardziej się wydłuża, a czas przywracania danych staje się zniechęcający.

• Z powodu ogromnych iloÅ›ci informacji przechowywanych na taÅ›mach archiwizacyjnych elektroniczne wyszukiwanie danych staÅ‚o siÄ™ dÅ‚ugotrwaÅ‚ym, niewydajnym i kosztownym procesem.

Zalecenia

Firmy muszą odzyskać kontrolę nad swoimi danymi. Korzyści płynące z aktywnego działania zdecydowanie przewyższają koszty oczekiwania na doskonały plan.

• Kopia zapasowa to nie archiwum, należy wiÄ™c zaprzestać korzystania z kopii zapasowych do celów archiwizacji i przechowywania dokumentacji do celów prawnych. Firmy powinny przechowywać kopie danych z kilku tygodni (30-60 dni), a nastÄ™pnie usuwać lub archiwizować dane w zautomatyzowany sposób.
• UżywajÄ…c kopii zapasowych jedynie do celów krótkoterminowego awaryjnego przywracania danych, firmy mogÄ… szybciej tworzyć kopie zapasowe i przywracać dane, kasujÄ…c przy tym starsze zestawy kopii zapasowych  po upÅ‚ywie kilku miesiÄ™cy, a nie lat.
• Należy powszechnie wdrożyć procedury deduplikacji w aplikacjach i Å›rodowisku tworzenia kopii zapasowych. Firmy wdrażajÄ…ce usuwanie nadmiarowych danych jak najbliżej źródeÅ‚ informacji zwalniajÄ… zasoby pamiÄ™ci masowej, serwerów i sieci. DziÄ™ki deduplikacji i skróceniu okresu przechowywania danych przedsiÄ™biorstwa mogÄ… zastosować beztaÅ›mowe awaryjne przywracanie danych poprzez replikacjÄ™, uzyskujÄ…c lepszy poziom SLA.
  
• PrzedsiÄ™biorstwa powinny również opracować i automatycznie egzekwować zasady przechowywania danych (okreÅ›lajÄ…ce kiedy i co może lub nie może być usuwane). Zautomatyzowane usuwanie danych na podstawie zasad zmniejsza ryzyko w porównaniu z doraźnym rÄ™cznym usuwaniem. CzterdzieÅ›ci sześć procent respondentów z opracowanymi zasadami przechowywania dokumentów powinno bezzwÅ‚ocznie rozpocząć ich realizacjÄ™. IstniejÄ…ce na papierze, ale nie wprowadzone w Å¼ycie zasady stanowiÄ… ryzyko procesowe.

Użycie wyposażonego w peÅ‚ny zestaw funkcji systemu archiwizacji maksymalizuje wydajność wyszukiwania danych. Firmy mogÄ… szybciej wyszukiwać informacje — do tego z wiÄ™kszÄ… precyzjÄ… niż w przypadku korzystania z kopii zapasowych. WpÅ‚ywa to na zmniejszenie kosztów i skrócenie czasu potrzebnego na ocenÄ™ ryzyka procesowego, przeprowadzanie dochodzeÅ„ wewnÄ™trznych i reakcjÄ™ na przypadki niezgodnoÅ›ci z prawem.