Strona główna / Analizy / Bezterminowe przechowywanie niekorzystne
środa 11 sierpień 2010 | Jan Petersen
Bezterminowe przechowywanie niekorzystne
Większość firm nie przestrzega własnych zaleceń w zakresie zarządzania informacjami – wynika z badania Symantec pt. „Information Management Health Check 2010”. Osiemdziesiąt siedem procent respondentów wierzy w wartość sformalizowanego planu przechowywania informacji, ale zaledwie 46% rzeczywiście ma przygotowany tego rodzaju plan.

Wyniki badań pokazują również, że zbyt wiele przedsiębiorstw zamiast wdrożyć zasady, które umożliwią usuwanie nieistotnych danych lub rekordów, przechowuje informacje bezterminowo. Prowadzi to do lawinowego wzrostu wykorzystania pamięci masowej, nadmiernego wydłużenia czasu tworzenia kopii zapasowych, zwiększonego ryzyka procesowego oraz kosztownego i niewydajnego wyszukiwania informacji. Badanie zostało przeprowadzone w czerwcu 2010 roku i jest oparte na odpowiedziach 1680 kierowników działów prawnych i IT z 26 krajów, w tym z Polski.

„Przechowywanie danych w nieskończoność prowadzi zwyczajnie do marnotrawstwa. Firmy zauważają wartość porządnego planu zarządzania informacją, ale zbyt wiele z nich trzyma się przestarzałej praktyki przechowywania wszystkiego na zawsze – powiedział Piotr Chrobot, Dyrektor Zarządzający w firmie Symantec Polska – Ilość danych rośnie wykładniczo, więc próba przechowywania wszystkiego pożera ogromne ilości pamięci masowej i wymaga zbyt wielu zasobów IT.  W rezultacie firmy tracą znacznie więcej czasu i pieniędzy z powodu negatywnych konsekwencji nieodpowiedniego zarządzania informacją i praktyk wyszukiwania informacji, niż gdyby pracowały nad ich zmianą”.

Najważniejsze wyniki badania

  • Przepaść pomiędzy celami i praktyką zarządzania informacją w przedsiębiorstwach. Większość przedsiębiorstw (87%) uważa, że odpowiednia strategia przechowywania dokumentów pozwoliłaby im na usuwanie niepotrzebnych informacji. Jednak mniej niż połowa (46%) rzeczywiście wdrożyła formalny plan przechowywania informacji.
  • Firmy przechowują zdecydowanie za wiele informacji. Siedemdziesiąt pięć procent archiwów danych składa się z przechowywanych bezterminowo lub przez czas wymagany przez prawo kompletów kopii zapasowych danych. Ponadto respondenci przyznali, że 25% archiwizowanych danych nie jest potrzebnych i prawdopodobnie nie powinno być przechowywanych.
  • Przedsiębiorstwa błędnie stosują praktyki tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania danych i archiwizacji. Siedemdziesiąt pięć procent przedsiębiorstw wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych danych do realizacji prawnego obowiązku przechowywania dokumentacji, a 25% przechowuje bezterminowo całe zestawy kopii zapasowych. Zdaniem respondentów, 45% zgromadzonych danych objętych jest prawnym obowiązkiem. W dodatku firmy przyznały, że przeciętnie 40% informacji objętych obowiązkiem przechowywania nie jest szczególnie istotna dla postępowań prawnych. Jednoczesne użycie archiwizacji i kopii zapasowych zapewnia natychmiastowy dostęp do najważniejszych informacji, pozwalając przy tym zmniejszyć ilość przechowywanych danych.
  • Prawie połowa ankietowanych firm nieprawidłowo wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych w celach archiwizacji. Choć 51% badanych firm zabrania pracownikom tworzenia własnych archiwów na komputerach lokalnych i udostępnianych dyskach, 65% respondentów przyznało, że pracownicy i tak rutynowo to robią.
  • Występują rozbieżności w podawanych przez działy IT i działy prawne najważniejszych powodach braku planu przechowywania informacji. Czterdzieści jeden procent administratorów IT nie widzi potrzeby wdrożenia takiego planu, zdaniem 30% nikt nie jest obarczony tym obowiązkiem, a 29% jako powód podało koszt. Dział prawny jako główne powody podawał koszt
    (58 %), brak wiedzy potrzebnej do opracowania planu (48%) i brak osoby odpowiedzialnej za jego przygotowanie (40%).

Konsekwencje błędów w zarządzaniu informacją

  • Koszty przechowywania rosną w szybkim tempie, gdyż nadmierne przechowywanie doprowadziło do sytuacji, w której przejrzenie danych jest 1500 razy kosztowniejsze od ich przechowywania. Fakt  ten pokazuje dlaczego tak ważne dla przedsiębiorstw są właściwe reguły usuwania danych i wydajne wyszukiwanie informacji.

Czas tworzenia kopii zapasowych coraz bardziej się wydłuża, a czas przywracania danych staje się zniechęcający.

  • Z powodu ogromnych ilości informacji przechowywanych na taśmach archiwizacyjnych elektroniczne wyszukiwanie danych stało się długotrwałym, niewydajnym i kosztownym procesem.

Zalecenia

Firmy muszą odzyskać kontrolę nad swoimi danymi. Korzyści płynące z aktywnego działania zdecydowanie przewyższają koszty oczekiwania na doskonały plan.

  • Kopia zapasowa to nie archiwum, należy więc zaprzestać korzystania z kopii zapasowych do celów archiwizacji i przechowywania dokumentacji do celów prawnych. Firmy powinny przechowywać kopie danych z kilku tygodni (30-60 dni), a następnie usuwać lub archiwizować dane w zautomatyzowany sposób.
  • Używając kopii zapasowych jedynie do celów krótkoterminowego awaryjnego przywracania danych, firmy mogą szybciej tworzyć kopie zapasowe i przywracać dane, kasując przy tym starsze zestawy kopii zapasowych  po upływie kilku miesięcy, a nie lat.
  • Należy powszechnie wdrożyć procedury deduplikacji w aplikacjach i środowisku tworzenia kopii zapasowych. Firmy wdrażające usuwanie nadmiarowych danych jak najbliżej źródeł informacji zwalniają zasoby pamięci masowej, serwerów i sieci. Dzięki deduplikacji i skróceniu okresu przechowywania danych przedsiębiorstwa mogą zastosować beztaśmowe awaryjne przywracanie danych poprzez replikację, uzyskując lepszy poziom SLA.
  • Przedsiębiorstwa powinny również opracować i automatycznie egzekwować zasady przechowywania danych (określające kiedy i co może lub nie może być usuwane). Zautomatyzowane usuwanie danych na podstawie zasad zmniejsza ryzyko w porównaniu z doraźnym ręcznym usuwaniem. Czterdzieści sześć procent respondentów z opracowanymi zasadami przechowywania dokumentów powinno bezzwłocznie rozpocząć ich realizację. Istniejące na papierze, ale nie wprowadzone w życie zasady stanowią ryzyko procesowe.

Użycie wyposażonego w pełny zestaw funkcji systemu archiwizacji maksymalizuje wydajność wyszukiwania danych. Firmy mogą szybciej wyszukiwać informacje — do tego z większą precyzją niż w przypadku korzystania z kopii zapasowych. Wpływa to na zmniejszenie kosztów i skrócenie czasu potrzebnego na ocenę ryzyka procesowego, przeprowadzanie dochodzeń wewnętrznych i reakcję na przypadki niezgodności z prawem.

Podobne artykuły
zobacz więcej
Video
więcej
Video"
więcej
Facebook
więcej