Jak sprawdzić legalność oprogramowania?

Konfiskata komputerów, grzywna (a w najgorszym przypadku – pozbawienie wolności do 5 lat), dodatkowe koszty w wysokości dwu-, trzykrotnej wartości zainstalowanych programów – na to wszystko musimy być gotowi, jeśli świadomie korzystamy w firmie z nielegalnego oprogramowania. Często zdarza się jednak, że prawda wychodzi na jaw dopiero przy okazji policyjnej kontroli. Trudno mieć pełny nadzór nad tym, co instalują na służbowych komputerach pracownicy. Zdarza się też, że przedsiębiorca sam korzysta z nielegalnych aplikacji zupełnie nieświadomie. Brak tej świadomości nie chroni przed konsekwencjami, dlatego warto przyjrzeć się oprogramowaniu, którego używamy w firmie.

Na każdy program musisz mieć dokument

Zasada jest prosta – każdej kopii (!) płatnej aplikacji zainstalowanej na komputerach w firmie musi towarzyszyć dokument poświadczający posiadanie odpowiedniej licencji. Dobrze mieć faktury zakupu, ale to za mało. Komercyjne oprogramowanie firm takich jak Microsoft, Symantec (m.in. pakiety Norton) czy Adobe (Photoshop, Acrobat) jest zwykle dostarczane w pakietach zawierających oryginalny nośnik (płyta CD), etykietę z numerem seryjnym i dodatkową dokumentację (instrukcje obsługi, itd.). Zarówno oryginalny nośnik jak i etykieta z numerem seryjnym są traktowane jako dokumenty będące dowodem na legalność posiadanego oprogramowania.

Zacznij od sprawdzenia, jakie programy są zainstalowane na dyskach firmowych komputerów. Następnie odszukaj wszystkie dokumenty dotyczące oprogramowania. W przypadku Windows zwróć uwagę na etykietę z numerem seryjnym – powinna być naklejona na obudowie komputera, na którym jest on zainstalowany. Opis na etykiecie musi odpowiadać zainstalowanej wersji systemu. Jeśli trafisz na aplikacje, którym nie towarzyszą żadne dokumenty, przyjrzyj się im bliżej.

Zapewne, w większości przypadków będą to programy udostępniane za darmo przez producentów (takie jak MS Word Viewer, Adobe Acrobat Reader, Skype, iTunes czy IrfanView), bezpłatne aplikacje open source (OpenOffice, Firefox, Thunderbird, itd.) oraz wersje demonstracyjne oprogramowania komercyjnego (np. Norton Antivirus). Oczywiście, możesz zupełnie legalnie korzystać z nich w firmie. Pod warunkiem jednak, że producent nie ogranicza bezpłatnego użytkowania do zastosowań niekomercyjnych (tak robią m.in. dostawcy niemal wszystkich darmowych programów antywirusowych). Jeśli nie masz czasu czytać licencji, sprawdź informacje na stronie WWW aplikacji.

Licencje OEM i subskrypcje

Oprogramowanie takie jak system operacyjny, pakiet biurowy czy program antywirusowy jest często rozpowszechniane w ramach tzw. licencji OEM. Co to oznacza? Kupujesz je razem z komputerem (albo jednym z podzespołów), dzięki czemu płacisz mniej niż za tzw. wersję pudełkową. Jeśli do komputera z systemem operacyjnym na licencji OEM nie była dołączona płyta CD, nie ma powodów do obaw – sprawdź tylko pozostałe dokumenty (przede wszystkim naklejkę licencyjną).

Aplikacje na licencji OEM nie mogą być odsprzedawane osobno, czyli bez sprzętu, do którego były pierwotnie dołączone. Jeśli zdarzyło Ci się kupić oprogramowanie OEM bez komputera lub jednego z jego podzespołów (np. na aukcji internetowej), nie możesz niestety korzystać z niego legalnie. Wyjątek: systemy operacyjne Windows w wersjach przeznaczonych dla małych producentów komputerów. Z punktu widzenia Microsoftu, kupując Windows na takiej licencji stajesz się producentem komputera. Może brzmieć to dziwnie, ale tak po prostu jest.

W przypadku programów antywirusowych i zabezpieczających, takich jak Norton Antivirus czy Norton Internet Security, podstawą do legalnego korzystania z aktualnej wersji jest za zwyczaj posiadanie wykupionej subskrypcji. Subskrypcję kupujesz za pośrednictwem strony internetowej producenta (lub jego dystrybutora). Samą aplikację najczęściej pobierasz z internetu. Dowodami legalności tego rodzaju oprogramowania są dokument potwierdzający sprzedaż (np. faktura) oraz przesłany przez producenta numer seryjny.

A może audyt?

Sprawdzenie legalności oprogramowania w firmie może być procesem skomplikowanym (zwłaszcza, gdy korzystasz ze specjalistycznych narzędzi) i zajmującym dużo czasu. Jeśli nie czujesz się na siłach, by przeprowadzić go samodzielnie, skorzystaj z usług profesjonalistów. Istnieje wiele firm specjalizujących się w przeprowadzaniu audytu legalności oprogramowania. Taka usługa, w przypadku niewielkich biur (kilka komputerów) kosztuje zwykle kilkaset złotych. Ostateczna cena zależy od ilości maszyn, z których korzystasz w firmie oraz od zakresu działań podejmowanych przez audytora. Warto zdecydować się na pełny audyt, w zakres którego wchodzi przedstawienie rekomendacji pokontrolnych dotyczących wdrożenia procedur zarządzania oprogramowaniem. Audytor może też zaproponować najmniej kosztowną drogę zalegalizowania aplikacji, z których Twoja firma korzystała dotąd bez odpowiednich licencji.