Czat firmowy

Czas rzeczywisty, miejsce – gdzieś w sieci

Najprościej rzecz ujmując, czat to internetowa rozmowa w czasie rzeczywistym pomiędzy wieloma osobami. Odpowiedź więc na zadane przed chwilą pytanie jest dostępna do przeczytania, jak tylko zostanie napisana. Rozmowy na czacie dotyczą przeważnie jednej, wybranej dziedziny i skupiają pasjonatów. Mogą też stanowić platformę komunikacji dla ludzi w określonym wieku, zamieszkujących określony region, klientów jednej firmy, fanów gadżetu itd.

Zabawka dla dużych…

Jeszcze kilka lat temu czaty były domeną dużych portali, które zakładały i udostępniały bezpłatnie tematyczne pokoje pogawędek. Robi tak Onet.pl, Wirtualna Polska czy Gazeta.pl. Oczywiście bezpłatnie nie znaczy zupełnie bezinteresownie. Dzięki temu portale pozyskują bazy danych bardzo konkretnych grup i mogą, proponując tematy na czat, przeprowadzać badania marketingowe.

…oraz mniejszych

Ale od pewnego czasu czaty stały się dostępne i przydatne również dla firm małych i średnich. Nie wymaga wielkich nakładów finansowych, wyszkolonej kadry ani wielu godzin pracy, a może przynieść rzeczywiste korzyści. Opcje podobne do czata  udostępniają niemal wszystkie popularne komunikatory internetowe (IRC, ICQ, NetMeeting, gadu-gadu, tlen) i czasem warto skorzystać z gotowych rozwiązań.

Dla zainteresowanych i aktywnych

Zapraszając internautów na czat z udziałem ekspertów, firma zyskuje część ich autorytetu. Organizowanie czatów regularnie, np. co 2 tygodnie czy raz w miesiącu, pomaga budować lojalną społeczność internetową, skupioną wokół naszej firmowej strony WWW. Jednocześnie unikamy tego, że nasze komunikaty trafią do osób niezainteresowanych tym, co chcemy przekazać.

Dodatkowe zalety wywodzą się z samej formy komunikatora. Podczas planowania czata sami wybieramy termin, czas trwania rozmowy oraz ustalamy grupę uczestników, których chcemy zaprosić.

W trakcie trwania rozmowy mamy możliwość podglądać uczestników (ich liczbę i aktywność), dzięki czemu łatwiej nam moderować dyskusję, ale i dzięki czemu łatwiej planować działania na przyszłość. Z kolei uczestnicy mają poczucie bezpośredniej rozmowy, co podnosi ich chęć do zaangażowania się w nią. Mają też poczucie, że z drugiej strony ktoś jest zainteresowany ich opiniami – a to korzystnie wpływa na ich stosunek do firmy oraz buduje lojalność. Zapis rozmowy można umieścić na stronie internetowej jako gotowy materiał redakcyjny (w formie wywiadu).

Wiesz, czego chcesz – to mów!

Zanim przystąpimy do organizowania czata, powinniśmy sami sobie odpowiedzieć, co chcemy w ten sposób osiągnąć. Czy ma to być zredagowanie bazy potencjalnych klientów, czy sprawdzenie reakcji odbiorców na propozycje nowych technologii, próba promocji nowego produktu, czy wreszcie forma przygotowania do wydarzenia o istotnym znaczeniu – to należy wiedzieć najpierw. Inaczej czat pozostanie tylko rozrywką i sztuką dla sztuki, a w pracy – ewidentną stratą czasu i pieniędzy.

Pięć przykazań gospodarza

Kiedy już znamy cel, możemy się zabrać do przygotowania rozmowy. Często zafascynowani nowinką technologiczną w połączeniu z jej popularnością marketingową, chcemy zrobić coś szybko. Zapominamy wtedy o podstawach udanego przedsięwzięcia. Żeby cieszyć się nie tylko samym czatem, ale i jego efektami, warto pamiętać o kilku zasadach:

1. Zaplanuj spotkanie! Wymyśl temat główny, omów go z moderatorem i przedstaw ekspertowi. Wymyśl kilka zestawów pytań, które mogą paść na czacie. Nie ma nic gorszego niż nieprzygotowany ekspert, a chaotyczna dyskusja zniechęca do aktywności najbardziej zainteresowanych uczestników.
2. Sprawdź zaplecze technologiczne! Czy masz do dyspozycji sprawdzoną (czyli sprawną i bezpieczną) aplikację? Czy Twoje serwery udźwigną dodatkowy, wzrastający skokowo, transfer? Czy w razie awarii zasilania UPS da radę utrzymać połączenie?
3. Rozreklamuj czat! Nikt nie zaloguje się na internetowe spotkanie, o którym nie wie. Wykorzystaj te narzędzia, które masz pod ręką: firmowy newsletter, listy adresowe klientów swojej firmy i organizacji współpracujących. Wrzuć informację o planowanym spotkaniu na stronę internetową. Rozejrzyj się po Internecie – na pewno istnieją fora dyskusyjne, gdzie Twoja informacja spotka się z zainteresowaniem. Poinformuj też kilku dziennikarzy, specjalizujących się w danej tematyce. Może nic nie napiszą, może nawet nie zajrzą na czata, ale na pewno zapamiętają, że ich zapraszałeś na spotkanie z ekspertem – odezwą się, kiedy będą potrzebować informacji.
4. Sprawdź ludzi! Czy wyznaczony moderator zapoznał się z oprogramowaniem i sprawdził swoje uprawnienia? Czy osoba odpowiedzialna za wsparcie techniczne będzie czuwała w określonych godzinach? Czy gość-expert został zaproszony i czy pamięta o terminie czata?
5. Nie zapominaj o netykiecie! „Dzień dobry” na powitanie, przedstawienie gościa, podziękowanie za udział w spotkaniu i pozdrowienia na „do widzenia” nic nie kosztują, ale ich brak… może zaważyć na następnych spotkaniach.

Wszystko gotowe…?

To zaczynamy: Dzień dobry, serdecznie witamy na czacie z naszym specjalistą ds. marketingu…