Czy technologia zagraża rozwojowi firmy?

Taka perspektywa wydaje się abstrakcją, co nie zmienia faktu, że już dziś rozwiązania informatyczne wspierające optymalizację i automatyzację zarządzania biznesem pozwalają obniżyć koszty i podnieść wydajność firmy. Wartość światowego rynku związanego z Business Process Management sięga 7 miliardów dolarów. Wartość ta wzrośnie niemal dwukrotnie do 2021 roku.[1] Czasem jednak implementacja rozwiązań tego typu bywa trudna z powodu wewnętrznej organizacji firmy. Z jakimi barierami we wdrażaniu systemów BPM mierzą się polscy przedsiębiorcy?

W dzisiejszych warunkach prowadzenia biznesu szukanie oszczędności polegających na stałym obcinaniu wydatków budżetowych to zdecydowanie za mało i jak się okazuje przedsiębiorcy doskonale zdają sobie z tego sprawę. Według raportu Capgemini ponad połowa przedsiębiorców (56%) za priorytet stawia inwestycje, które w perspektywie doprowadzą do lepszego wykorzystania zasobów i obniżenia kosztów działalności. Jednym ze sposobów na efektywne wykorzystanie środków finansowych w celu uzyskania oszczędności w średnim okresie czasu są rozwiązania BPM. Według wspominanego raportu, aż 96% badanych przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na implementację systemów optymalizacji procesów biznesowych uzyskało zwrot z inwestycji, a w przypadku 55% z nich zwrot sięgnął co najmniej 200%. Skoro korzyści widać jak dłoni, dlaczego wiele firm wciąż nie decyduje się na wprowadzenie tych rozwiązań?

Bariery do przeskoczenia

Optymalizacja procesów biznesowych przynosi najlepsze efekty, kiedy obejmuje swym zakresem jak największą sferę działalności firmy. Niestety, aby do tego doszło przedsiębiorstwo musi posiadać odpowiednią strukturę organizacyjną.

– Najpoważniejszą barierą we wdrożeniu systemów BPM bywa tzw. silosowa organizacja firm. Polega ona na zarządzaniu autonomicznymi, a nawet rywalizującymi ze sobą działami. Przy takiej strukturze niezwykle trudno jest ustalić wspólny cel biznesowy, a to wiąże się z ograniczeniem procesów „przepływających” przez całą strukturę przedsiębiorstwa. Wiąże się to nie tylko z niemożliwością wprowadzenia rozwiązań optymalizujących wewnętrzne procesy, ale przede wszystkim z niższą wydajnością całej firmy – wyjaśnia Marcin Krasnodębski z LoVo S.A.

Kolejnym problemem związanym z implementacją rozwiązań BPM jest postrzeganie ich wyłącznie jako procesów IT, a nie rozwiązań biznesowych. Wiążę się to często z oporem przed wprowadzaniem nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Według raportu Ipsos Mori przygotowanego dla firmy Microsoft, aż 72% polskich menedżerów z sektora MŚP pozytywnie ocenia wpływ technologii na wydajność biznesu. Mimo tych deklaracji 43% z nich nie ma planu cyfrowej transformacji swojej firmy.[2]

W tej samej sferze, a więc organizacji infrastruktury informatycznej wewnątrz firmy, barierami bywają także sami specjaliści od IT. Według raportu Capgemini, 44% respondentów to właśnie sprzeciw personelu obsługującego dotychczasowe rozwiązania informatyczne w firmie potrafi być skuteczna blokadą przez wdrożeniem usługi BPM. Wiąże się to ze strachem przed umniejszeniem roli w strukturze firm w sytuacji, w której wprowadzane rozwiązania „obsługiwane” są przez zewnętrzne podmioty. Należy jednak pamiętać, że większość nawet małych przedsiębiorstw potrzebuje i będzie potrzebować stałego wsparcia personelu IT, chociażby ze względu na samą pomoc we wdrażaniu nowych procesów, czy po prostu w klasycznej formie zespołu informatyków jako „helpdesku”.

Ostatnią, ale równie istotną barierą, która powstrzymuje firmy przez implementacją rozwiązań IT optymalizujących procesy biznesowe jest zwyczajny brak wiedzy na ich temat oraz brak chęci przeprowadzenia zmian w organizacji firmy. Niewątpliwie implementacja BPM w przedsiębiorstwie wiąże się z długim okresem „wdrażania” i zwykłego przyzwyczajania się do nowych realiów i systemów, co w połączeniu z brakiem proaktywnego podejścia do prowadzenia biznesu powoduje poważną blokadę w optymalizacji i stagnację w rozwoju firmy.

 Technologia wymusza zmiany na lepsze

Mimo, że wskazane problemy, które stoją na przeszkodzie we wprowadzaniu optymalizacji procesów biznesowych wydają się być trudne do przeskoczenia, to wszystkie łączy wspólny mianownik – zagrażają rozwojowi przedsiębiorstwa. Zatem jak się okazuje zmiana organizacji i zarządzania firmy może być przynieść podwójne korzyści: po pierwsze z usprawnienia jej działalności, a po drugie z oszczędności wynikających z zastosowania rozwiązań Business Process Management. Na szczęście, jak wskazują prognozy rynkowe, na takie zmiany zdecyduje się w przeciągu najbliższych kilku lat coraz więcej przedsiębiorców.