Czy wiesz, że firmy muszą zadbać o ochronę sygnalistów?

Niedługo wejdą w życie przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów, nakazujące pracodawcom wprowadzenia odpowiednich procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. Dzięki internetowej platformie Demaskator można w prosty sposób wywiązać się z nałożonego obowiązku, uruchamiając bezpieczny kanał do obsługi takich zgłoszeń.

Przyjęło się, że sygnalistą (link: ) nazywamy kogoś, kto w szeroko rozumianym interesie społecznym zgłasza nadużycia zauważone w miejscu pracy lub w swoim środowisku zawodowym. Choć robi to bezinteresownie, pomagając firmie uniknąć wymiernych strat majątkowych lub wizerunkowych, do tej pory często narażony był na działania odwetowe ze strony osób odpowiedzialnych za te nieprawidłowości. Nowe przepisy wymuszają na pracodawcach obowiązek uregulowania tej kwestii i zwiększenia bezpieczeństwa zarówno samego sygnalisty, jak i osób z nim współpracujących, a także członków ich rodzin.

W pierwszej kolejności wymogi te będą obowiązywały wszystkie firmy zatrudniające przynajmniej 250 pracowników oraz wybrane instytucje bez względu na wielkość zatrudnienia. Za dwa lata obejmą także przedsiębiorstwa zatrudniające 50 i więcej osób.

Lepsza ochrona sygnalistów

Obowiązek ochrony sygnalistów został wprowadzony zapisami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Unii z dnia 23 października 2019 r., która do grudnia 2021 r. miała być zaimplementowana do prawa krajowego. Do tej pory tak się jeszcze nie stało, lecz przepisy stosownej ustawy są już w trakcie prac legislacyjnych i należy się spodziewać, że w niedługim czasie zostaną uchwalone i zaczną obowiązywać.

W obecnym kształcie nakładają one na pracodawców obowiązek opracowania procedur określających sposoby i formę dokonywania zgłoszeń przez pracowników oraz nakazują utworzenie bezpiecznych kanałów przeznaczonych do przekazywania informacji. Dodatkowo należy wyznaczyć dedykowaną osobę lub jednostkę, która będzie nadzorowała cały proces, gwarantując jego poufność, a co za tym idzie także bezpieczeństwo sygnalisty. Trzeba będzie także prowadzić rejestr zgłoszeń oraz pilnować wyznaczonych terminów, tak aby w ciągu 7 dni od wpłynięcia zawiadomienia przekazać informację zwrotną o jego przyjęciu. Najpóźniej trzy miesiące od tego terminu konieczne będzie poinformowanie sygnalisty o wynikach przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

Sposób zgłaszania nieprawidłowości

Pracodawcy sami zdecydują w jakiej formie będą mogły być zgłaszane nadużycia. Ustawodawca nie narzuca tutaj żadnej z metod, wiec w swoich wewnętrznych regulaminach firmy mogą wskazać dowolny kanał, choć ze względu na wygodę i funkcjonalność najlepiej sprawdzi się dedykowana aplikacja.  Jak tłumaczy Zbigniew Glazer, prezes firmy Avrio Interactive, która udostępnia platformę Demaskator (link: https://demaskator.app), przeznaczoną do obsługi zgłoszeń sygnalistów, w przeciwieństwie do tradycyjnych listów papierowych, czy osobnych skrzynek e-mail, tego typu rozwiązanie gwarantuje całkowitą anonimowość osób zgłaszających nadużycia. Jednocześnie umożliwia przekazywanie dowodów w formie załączników i dwustronną komunikację z pracodawcą.

– Dedykowane rozwiązanie do obsługi zgłoszeń sygnalistów jest także wygodne dla firm, ponieważ automatyzuje wiele czynności, pomaga w stworzeniu i obsłudze wymaganego rejestru zgłoszeń, umożliwia odpowiednią kategoryzację spraw i dba o dotrzymanie obowiązku informacyjnego, zgodnie z wyznaczonymi terminami – dodaje.

System Demaskator działa w modelu oprogramowanie jako usługa (SaaS), a użytkownicy otrzymują do swojej dyspozycji unikalny adres, pod którym w Internecie dostępna jest spersonalizowana strona do zgłaszania nieprawidłowości oraz panel odbiorcy, dzięki któremu można zarządzać przekazanymi sprawami. Rozliczenia za użytkowanie platformy dokonywane są w modelu abonamentowym, a miesięczny koszt utrzymania zależny jest od wybranego pakietu.

W interesie pracodawcy

Stworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych leży w interesie pracodawców, ponieważ pomoże im w wykrywaniu i szybkim eliminowaniu nieprawidłowości. Jednocześnie, jeśli ich zabraknie, sygnalista może zgłosić naruszenia bezpośrednio do organów państwowych lub mediów, co może wiązać się ze dodatkowymi konsekwencjami lub utratą wizerunku.

Wprowadzenie odpowiednich regulacji w firmach nie jest jednak dobrowolne, ponieważ za ich brak przewidziana jest kara grzywny lub nawet pozbawienia wolności do lat 3. Podobne konsekwencje mogą spotkać także osoby, które będą utrudniały dokonanie zgłoszenia lub podejmą działania odwetowe wobec sygnalisty. Ten ostatni może być natomiast ukarany w ten sam sposób, gdy w złej wierze będzie raportował nieprawidłowości, które okażą się nieprawdziwe.