Jak zabezpieczyć dane?

Komputery są zawodne, a jednym z najbardziej podatnych na uszkodzenia podzespołów jest twardy dysk. Cenne pliki można jednak stracić nie tylko w wyniku awarii. Nie przewidzisz pożaru, zalania ani kradzieży. Dlatego o zabezpieczeniu przed skutkami utraty danych należy pomyśleć wcześniej.

Kopia to podstawa

Najważniejsze pliki powinny mieć swoje aktualne kopie przechowywane z dala od komputera, na którym powstają oryginały. To podstawowa zasada. Jeśli będziesz się jej konsekwentnie trzymać, dane będą bezpieczne. Jak to jednak często bywa, diabeł tkwi w szczegółach. Rozbierzmy więc to zdanie na czynniki pierwsze.

Które pliki są najważniejsze?

Najprostsza odpowiedź na to pytanie – wszystkie. Jeśli masz taką możliwość, wykonuj kopie bezpieczeństwa zawartości całych dysków we wszystkich komputerach w firmie. To nie jest najtańsze z dostępnych rozwiązań, ale zdecydowanie najbardziej skuteczne. Będziesz potrzebować pojemnych zewnętrznych dysków twardych i oprogramowania, które jest w stanie wykonać pełną kopię systemu plików, a następnie przywrócić komputer do stanu sprzed awarii (zwykłe kopiowanie plików za pomocą eksploratora Windows nie daje takich możliwości) – na przykład takiego jak Norton Ghost. Jeśli używasz komputerów z Windows 7, możesz skorzystać z funkcji automatycznego wykonywania pełnych kopii bezpieczeństwa dysku wbudowanej w ten system (znajdziesz ją w Panel Sterowania / System i zabezpieczenia / Kopia zapasowa/przywracanie). Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest możliwość błyskawicznego odtworzenia systemu operacyjnego oraz wszystkich programów, bez długotrwałej instalacji i konfiguracji.

Możesz też zdecydować się na model częściowy. Zastanów się, ile czasu i środków pochłonęłoby odtworzenie poszczególnych danych przechowywanych na dyskach biurowych komputerów. Czy możesz pozwolić sobie na stratę bazy klientów, katalogu z pismami albo zapisów programu księgowego? Przyjrzyj się dokumentom na co dzień tworzonym i edytowanym w biurze – które z nich są najcenniejsze? Wybierz te, których odtworzenie byłoby szczególnie kosztowne.

Jak dbać o aktualność kopii bezpieczeństwa?

Wykonywanie kopii bezpieczeństwa musi być zautomatyzowane. To czynność, o której użytkownicy komputerów zwyczajnie zapominają. Zamiast zmuszać siebie (i pracowników) do pamiętania o regularnym kopiowaniu plików, najlepiej skorzystać z narzędzi przeprowadzających tę operację automatycznie. Takie opcje znajdziesz zarówno w oprogramowaniu Windows 7, jak i w dodatkowych aplikacjach w rodzaju wspomnianego już Norton Ghost. Dobrą praktyką jest wykonywanie kopii przynajmniej raz dziennie.

Jeśli nie możesz sobie na to pozwolić, ustal własny harmonogram. Zastanów się, jak często zmieniane i tworzone są ważne pliki na poszczególnych komputerach. W przypadku maszyn, na których pracuje się ciągle zadbaj o wykonywanie kopii bezpieczeństwa nie rzadziej niż raz na tydzień.

Gdzie powinno się przechowywać kopie bezpieczeństwa?

Przede wszystkim z dala od biurowych komputerów. Wykonywanie kopii na dyskach stale podłączonych do firmowych maszyn zabezpiecza tylko przed awarią. W razie pożaru albo kradzieży stracisz wszystkie ważne pliki. Jak się przed tym uchronić? Po zakończonej pracy zbierz wszystkie nośniki, na których zapisywane są kopie danych i zabierz je ze sobą do domu albo schowaj do sejfu.

Jeśli już jesteśmy przy nośnikach. Zdecydowanie najwygodniejszym z nich są przenośne dyski twarde podłączane do komputera przez port USB. Oferują dużą pojemność i możliwość wielokrotnego zapisywania przez co korzysta się z nich znacznie wygodniej niż np. z nagrywalnych płyt CD i DVD. Nie lekceważ tej zalety. Od tego na ile bezproblemowe jest tworzenie kopii bezpieczeństwa zależy to, jak regularnie będą one wykonywane. Podłączenie dysku do złącza USB zajmuje mniej czasu i jest znacznie łatwiejsze niż mozolne nagrywanie kolejnych płyt. Jeśli planujesz zabezpieczać tylko niektóre dane, możesz z powodzeniem korzystać z pamięci pendrive.

Dodatkowe środki bezpieczeństwa

Kopie bezpieczeństwa to opcja ratunkowa – pozwala uchronić się przed skutkami utraty danych, ale nie zapobiega jej. Sytuacja, w której musisz odtwarzać pliki z wykonanych wcześniej kopii dezorganizuje pracę w firmie, a co za tym idzie, może mieć całkiem wymierny koszt.

Jedną z przyczyn utraty danych jest działanie wirusów komputerowych i złośliwego oprogramowania. Jak się bronić? Specjaliści od bezpieczeństwa IT powtarzają jak mantrę: włącz automatyczne aktualizacje systemu operacyjnego, korzystaj z aktualnego oprogramowania antywirusowego, aktywuj zaporę połączenia internetowego (firewall). To bardzo dobra rada, dzięki której możesz uniknąć wielu kosztownych niespodzianek.