Serwer: fundament informatyczny firmy

Po co firmie serwer?

Firma chcąca sprawnie funkcjonować w społeczeństwie informacyjnym, zaistnieć lub utrzymać pozycję na konkurencyjnym rynku, musi w pierwszym rzędzie zadbać o sprawną infrastrukturę teleinformatyczną. Od niej bowiem zależy nie tylko skuteczna promocja na zewnątrz, ale przede wszystkim dobry przepływ informacji wewnątrz. Informacja – jako najcenniejsze dobro – musi być również odpowiednio chroniona. Jednym z najważniejszych elementów infrastruktury IT jest bez wątpienia serwer. „Właściciele małych i średnich firm poszukują wielofunkcyjnych urządzeń, które można nazwać serwero-routero-firewallami. Takich, które da się łatwo zainstalować, skonfigurować i które będą współpracować z dowolnym systemem operacyjnym” – wyjaśnia Łukasz Bieńko, dyrektor generalny firmy Embedos.  

Serwer wszystkomający

Najlepszym rozwiązaniem będzie wielofunkcyjny serwer podłączony do Internetu.  Pozwoli on np. stworzyć własną stronę internetową z firmową domeną, których posiadanie coraz częściej decyduje o być albo nie być przedsiębiorstwa. Prawdziwość tego twierdzenia można łatwo zweryfikować, odpowiadając sobie na pytanie: gdzie najpierw szukam informacji o firmie z interesującej mnie branży? W większości przypadków odpowiedź będzie brzmiała: w Internecie. Profesjonalna strona internetowa nie tylko ułatwia klientom kontakt z firmą, jest źródłem podstawowej wiedzy, ale również miejscem wykonywania działalności gospodarczej, czyli np. sprzedaży towarów. Wielofunkcyjny serwer pozwoli zbudować i uruchomić nawet zaawansowany portal i sklep internetowy z obsługą całego systemu baz danych. Co więcej, już dziś niektóre bardzo dobrze prosperujące i duże firmy istnieją i funkcjonują wyłącznie w oparciu o strony internetowe uruchomione na wydajnym serwerze.

Firmy listy piszą
Poczta elektroniczna jest  najpowszechniej używanym sposobem komunikacji. Wiadomości trafiają precyzyjne do konkretnej grupy adresatów, można szybko reagować na zapytania ofertowe, wysyłać informacje prasowe, newslettery, malingi reklamowe i biuletyny informacyjne. Poniesiony koszt ogranicza się w zasadzie do opłaty za połączenie z Internetem. W tym kontekście, możliwość utworzenia kont pocztowych dla każdego pracownika w firmowej domenie, jawi się jako konieczność. Adres taki nie tylko wygląda profesjonalnie i poniekąd reklamuje naszą firmę, ale również znakomicie ułatwia zapamiętanie.

Licz na siebie i własny serwer
Uruchomienie własnego serwera poczty znacznie obniża koszty wewnętrznej komunikacji i utrzymywania kontaktów z klientami czy kontrahentami. Maile wymieniane pomiędzy pracownikami nie obciążają łącza internetowego i nie zajmują miejsca na serwerach dostawcy usług internetowych, za które przecież trzeba płacić. Co więcej, posiadając własny serwer można utworzyć nieograniczoną liczbę kont pocztowych bez dodatkowych opłat.

Posiadanie własnego serwera pocztowego ma jeszcze jedną zaletę: żadne ważne informacje przesyłane mailem nie wydostają się na zewnątrz, nie są przetwarzane przez zewnętrzne serwery pocztowe, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo. Współczesne serwery pocztowe muszą być dodatkowo wyposażone w filtry antyspamowe, automatycznie oddzielające niechcianą korespondencję, od istotnych wiadomości. Łatwy dostęp do poczty z dowolnego miejsca  bez konieczności posiadania własnego komputera i skonfigurowanego programu pocztowego umożliwia natomiast aplikacja typu Webmail.

Intranet

Bardzo ważna jest również komunikacja wewnątrz firmy. Dzięki własnemu serwerowi można uruchomić intranet, gdzie zamieszczane będą wszelkie informacje o jej działalności, ogłoszenia, biuletyny. Można nawet uruchomić forum, na którym pracownicy mogliby zamieszczać komentarze czy uwagi, zgłaszać pomysły i dyskutować o problemach.

Baza danych to podstawa
Posiadanie zaawansowanego systemu bazodanowego okazuje się niezbędne do sprawnego funkcjonowania coraz większej ilości firm. W praktyce, baza danych służy najczęściej do zarządzania danymi teleadresowymi partnerów i klientów. Dodatkowo, gdy w firmie prowadzona jest zaawansowana księgowość czy system fakturowania, konieczna jest instalacja programów korzystających ze specjalistycznych baz danych. Obecnie coraz większą popularnością cieszą się kompleksowe systemy do zarządzania relacjami z klientem (CRM) lub w ogóle rozbudowane aplikacje wspomagające wszystkie formy działalności przedsiębiorstwa (planowanie, produkcja, magazyn, księgowość, serwis, itd.) Technologie bazodanowe np. MySQL, FireBird i inne stanowią również kluczowy element rozbudowanych stron internetowych, szczególnie typu portalowego, np. zawierających dużą ilość wiadomości redagowanych przez wiele osób.

Idealny serwer dla małej firmy

O ile w dużych firmach i korporacjach poszczególne funkcje (np. poczta, bazy danych, strony internetowe) rozłożone są zwykle na kilka osobnych serwerów, o tyle rozwiązaniem optymalnym dla małej lub średniej firmy będzie urządzenie typu „wszystko w jednym” . Przykładem takiego urządzenia jest  ethernus 2 firmy Embedos.

Prosta obsługa

Obsługa takiego serwera sprowadza się do podłączenia zasilania, sieci lokalnej i internetu, a zarządzanie wszystkimi funkcjami odbywa się za pomocą polskojęzycznego panelu sterowania. Panel dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej zarówno z sieci lokalnej (LAN), jak i z Internetu, więc serwer nie wymaga dodatkowego monitora, klawiatury czy myszki. Serwery typu plug-and-play, gotowe do pracy po wyjęciu z pudełka, to urządzenia z dedykowanym oprogramowaniem charakteryzujące się wysoką kulturą pracy. Wspomniany ethernus 2 bazuje na systemie Linux, który jest niemal synonimem stabilności.

Tanio: jedna licencja na wszystko

Właściciele małych i średnich firm często obawiają się, że cena jaką trzeba zapłacić za serwer to dopiero początek wydatków jakie będą musieli ponieść. Taka sytuacja ma niestety miejsce w przypadku niektórych produktów, gdzie licencja dotyczy użytkownika. Można jednak skorzystać z rozwiązania, gdzie licencja wydawana jest na urządzenie – np. za pomocą ethernusa można połączyć w sieć dowolną ilość komputerów czy utworzyć dowolną liczbę kont pocztowych.

Magazyn danych, czyli skarbiec firmy
Skoro informacja jest cenniejsza niż dobra materialne, miejsce, gdzie się ją składuje musi być szczególne. Serwer i jego pojemne dyski twarde doskonale sprawdzą się w tej roli. Przede wszystkim, składowanie wszystkich ważnych dokumentów i innych plików w jednym miejscu znakomicie skraca czas szukania konkretnej informacji: zamiast przeglądać wiele komputerów w biurze, przeszukujemy zasoby tylko jednego. Centralny magazyn danych zwiększa również bezpieczeństwo informacji. Po pierwsze, administrator może nadać poszczególnym użytkownikom prawa dostępu tylko do tych zasobów, których potrzebują do wykonywania swoich zadań. Zwykle dostęp do wszystkich plików ma jedynie kadra menadżerska. Znakomicie uproszczona jest archiwizacja danych, gdyż wszystkie znajdują się w jednym miejscu. Sam proces tworzenia kopii zapasowej można zautomatyzować i opisać harmonogramem.

Okno na świat
Zintegrowany serwer pełni również funkcję routera i firewalla, za pomocą których firmowa sieć może uzyskać szybki i przede wszystkim bezpieczny dostęp do Internetu. Mechanizmy ochrony sieci obsługiwane przez serwer chronią nie tylko przed ewentualnymi atakami z Internetu, ale również przed błędami, roztargnieniem czy nawet złą wolą jej własnych użytkowników.

Wiele małych i średnich firm obawia się o bezpieczeństwo połączenia z Internetem podczas korzystania np. z bankowości internetowej czy programów typu Płatnik. Nie jest to jednak problem, gdy firma korzysta z urządzenia z wbudowanym firewallem, który chroni przed atakami hakerów i innymi zagrożeniami z sieci oraz pozwala na ustalanie zaawansowanych reguł dostępu do sieci lokalnej i jej zasobów, a wszystkie próby włamań do systemu są zapisywane w czytelnych logach.

Ogranicz pracownikom dostęp do Internetu

Właściciele małych firm narzekają często także na to, że pracownicy zamiast wykonywać zlecone zadania, przeglądają witryny internetowe, ściągają nielegalne pliki bądź rozmawiają ze znajomymi za pomocą komunikatorów. Ten problem można rozwiązać, korzystając z funkcji routera.

„ethernus 2 pozwala na ustalenie limitów transferu i ograniczenie – także czasowe, np. do konkretnej godziny – przepustowości łącza indywidualnie dla każdego z pracowników, a także całkowite zablokowanie połączeń typu p2p, uniemożliwiając ściąganie plików za pośrednictwem programów eMule, eDonkey oraz korzystanie z komunikatorów” – wyjaśnia Łukasz Bieńko z firmy Embedos. Dzięki przejrzystym statystykom administrator może także stwierdzić, kto i kiedy korzysta z połączenia z Internetem. Wtedy łatwo stwierdzić, kto nie pracuje, lecz surfuje po sieci dla rozrywki. Ponadto korzystającym z serwerów firmom łatwiej kontrolować wychodzące za zewnątrz informacje.

Serwer globalnie dostępny
Nowoczesny serwer potrafi również sprawić, że dostęp do informacji przestanie zależeć od odległości. Dzięki obsłudze technologii VPN, z dowolnego miejsca na świecie – pod warunkiem, że sięga tam Internet – można połączyć się z serwerem i skorzystać z jego zasobów. Będąc np. w zagranicznej delegacji możemy sięgnąć do intranetowej książki adresowej czy pobrać zapomniany plik. Połączenie VPN jest bezpieczne dzięki zaawansowanym metodom szyfrowania danych i uwierzytelniania użytkownika, nie ma więc obawy, że do poufnych danych uzyskają dostęp osoby niepowołane.

Czy moja firma potrzebuje serwera?

 Narzędzia IT usprawniające pracę, poprawiające jej jakość i zapewniające bezpieczeństwo firmowych informacji nie są już w firmie artykułami luksusowymi, ale czymś niezbędnym jak do niedawna papier czy długopis. Po przeanalizowaniu korzyści, które może zaoferować nowoczesny, zintegrowany serwer sieciowy, trzeba zapytać raczej „który serwer będzie najlepszy dla mojej firmy”.