Wirtualne przetargi – realne korzyści

Wielką popularnością cieszą się w naszym kraju elektroniczne aukcje konsumenckie (a zwłaszcza jeden serwis). W tym modelu występuje jeden sprzedawca i wielu potencjalnych kupców. Cenę licytuje się w sposób zwyżkowy, a więc wygrywa ten, kto zadeklaruje najwięcej. Postępowanie kończy się w określonym, z góry założonym terminie, bez możliwości jego zmiany.

Odwrócona licytacja

Interesujący nas zakupowy model business-to-business różni się od aukcji konsumenckich w zasadzie pod każdym względem. Jest to rozwiązanie zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych, a więc może być wykorzystywane jako tryb udzielania zamówień. Ale opiera się na mechanizmie odwróconej licytacji. W tym przypadku chodzi o internetowe narzędzie służące do ustalania najniższej ceny i wskazania najkorzystniejszych warunków. W ustalonym terminie dostawcy zaproszeni do udziału w postępowaniu mają możliwość składania ofert. W czasie licytacji – zaczynając od określonej przez zamawiającego ceny wywoławczej – składają coraz lepsze oferty, deklarując niższą cenę. W aukcji elektronicznej wykonawcy poprawiają swoją ofertę nie poprzez odniesienie do ustalonej przez zamawiającego ceny, ale bazując tylko na rankingu. W efekcie nowelizacji w 2008 r. ustawodawca dopuścił w licytacji elektronicznej również roboty budowlane, a dwa lata później pozwolono kierować bezpośrednie informacje o opublikowaniu postępowania do znanych zamawiającemu wykonawców. Ogólnie można mówić o zmianach na lepsze, między innymi o dążeniu do uproszczenia procesu. Dużą uwagę zwraca się też na poziom bezpieczeństwa, między innymi poprzez stosowanie podpisu elektronicznego w aukcjach elektronicznych.

• Jednostki administracji publicznej należą do największych grup użytkowników platform internetowych. Przy czym korzystanie z usługi jest bardzo proste. Do przeprowadzenia elektronicznego przetargu potrzebny jest, naturalnie, komputer podłączony do Internetu. U operatora wykupuje się dostęp na określoną liczbę postępowań. I w zasadzie to wszystko.

„Zamawiający może prowadzić postępowanie z pomocą operatora albo samodzielnie. Zwykle wystarczają 2-3 godziny szkolenia, bowiem system jest intuicyjny. Pewnym rozwiązaniem może też być połowiczny outsourcing. Zamawiający przygotowuje tylko ogłoszenie i zamieszcza je na stronie internetowej zamawiającego i operatora oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych, zaś przeprowadzenie samego postępowania przetargowego w trybie licytacji elektronicznej zleca operatorowi” – wyjaśnia Jacek Barwicki z PWPW.

Grunt to przejrzystość

Zamieszczenie ogłoszenia oznacza automatycznie zaproszenie potencjalnych wykonawców do licytacji publicznej. Firmy zgłaszające się otrzymują mejle z informacją o terminach rozpoczęcia i zakończenia postępowania oraz początkowej wartości zamówienia. Do licytacji musi przystąpić co najmniej dwóch, a do aukcji – trzech wykonawców. System jest jasny, przejrzysty. W czasie trwania postępowania dostawcy widzą najlepszą w danej chwili wartość oferty, do której się odnoszą i miejsca w rankingu, które sami zajmują. Natomiast zamawiający nie ma żadnej możliwości ingerencji.

• Naturalnie, na początku, przystępując do elektronicznego przetargu po raz pierwszy, trzeba zawsze pokonać czynnik ludzki. Sposób myślenia jest znany. Do tej pory prowadziliśmy tradycyjne przetargi nieograniczone i wszystko jest w porządku. Po co więc te nowe pomysły? Przede wszystkim, czy potencjalni dostawcy zrobią to dobrze? A poza tym, zepsujemy sobie relacje ze sprawdzonymi partnerami.

• Należy powiedzieć sobie wyraźnie: administracja wydaje publiczne pieniądze, a zatem najważniejsza jest przejrzystość formy, w jakiej to robi oraz optymalizacja wydatków. I to jest właśnie odpowiedź: w takim postępowaniu wykorzystuje się narzędzie, którego nie da się oszukać. Zaczyna się od konkretnej ceny, a później w całym procesie chodzi o jej obniżenie. Umowę trzeba podpisać z firmą oferującą najniższą cenę.

Z drugiej strony, należy pamiętać, że jest to tylko narzędzie. Ono nie zastąpi człowieka i nie da się zastosować automatycznie do wszystkiego. Chodzi o dostawę produktów i usług dających się stosunkowo łatwo sklasyfikować i opisać. A to może zrobić tylko doświadczony, rozsądny i odpowiedzialny człowiek. Zamawiający powinni też pamiętać o tym, by nie zamawiać towarów w małych ilościach. Przeciwnie, starać się je jak najbardziej agregować. Bo przecież im większa kwota, tym większe upusty można uzyskać. To niby banał: stara zasada, powszechnie znana – również z realnego świata. Ale warto ją przypominać, bo tym bardziej sprawdza się na platformie elektronicznej.

Wsparcie dla zarządzania

Realizacja procesu zakupów przy wykorzystaniu aplikacji internetowej pozwala na precyzyjne przypisanie odpowiedzialności na poszczególnych etapach oraz pełną transparentność podejmowanych działań. Szybki i łatwy dostęp do informacji dotyczących planów zakupów, projektów zakupowych czy umów umożliwia efektywny nadzór nad pracą służb zakupowych. Natomiast elastyczna konfiguracja ścieżek decyzyjnych pozwala na szybkie dostosowanie aplikacji do zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie.

Platforma internetowa wspiera obsługę procesów planowania potrzeb zakupowych, wyboru dostawców, zarządzania umową oraz bazą dostawców. Pomaga realizować zapotrzebowanie zgłaszane przez organizację, monitorować stan wykonania zawartych umów oraz rozliczać zakupy. Funkcjonalności aplikacji wspierają także obsługę potrzeb zgłaszanych w organizacji, ich agregację oraz generowanie elektronicznych zamówień dla dostawców. We wszystkich elementach procesu aplikacja wyposażona jest w elastyczny mechanizm ścieżek decyzyjnych, dzięki którym możliwe jest odwzorowanie procesu akceptacji wybranych dokumentów, takich jak plan zakupów, projekt zakupowy czy umowa.

„Rozwiązanie oferowane przez platformę internetową pokrywa swym zasięgiem dużo większy obszar funkcjonalności niż jakikolwiek gotowy moduł wchodzący w skład systemów klasy ERP. Kompleksowo odpowiada na potrzeby biznesowe organizacji – zarówno prywatnych, jak i publicznych” – podsumowuje Adam Jonczyk.

• Koszty

Dla zamawiającego koszt jednego postępowania z pełną pomocą Biura Obsługi Klienta Polskiej Platformy Przetargowej (czyli pomoc w doborze i konfiguracji parametrów postępowania, zarządzanie wykonawcami, itp.) oscyluje w przedziale od 700 do 1200 złotych netto. Koszt jednego postępowania jest uzależniony od ogólnej liczby wykupywanych postępowań. (Źródło: PPP)

• Licytacja

Licytacja elektroniczna jest internetowym narzędziem służącym do wybierania wykonawców i ustalania najlepszej ceny. Jest to rozwiązanie w pełni zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych i może być wykorzystywane jako samodzielny tryb udzielania zamówień. Opiera się na mechanizmie odwróconej licytacji. W ustalonym czasie wykonawcy zaproszeni do udziału uzyskują możliwość składania ofert. Począwszy od ustalonej przez zamawiającego ceny wywoławczej, wykonawcy składają coraz lepsze oferty, deklarując, w jakiej cenie oferują zamawiającemu żądany towar lub usługę.

• Aukcja

Aukcja elektroniczna jest internetowym narzędziem służącym do wybierania wykonawców. Może być ono wykorzystywane w ramach postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Rozwiązanie opiera się na mechanizmie licytacji wieloparametrowej i jest stosowane w przypadkach, gdy obok ceny istnieją inne kryteria oceny ofert (które można wyrazić liczbami), takie jak wymierne parametry techniczne lub czas gwarancji.

• Przejrzystość

Obowiązują jasne i przejrzyste reguły, identyczne dla wszystkich dostawców (wykonawców). Dzięki przejrzystości procesu wyboru oferty unika się podejrzeń o nieprawidłowości w związku z zaangażowaniem zewnętrznego podmiotu doradczego. Oznacza to usprawnienie i skrócenie procesu przetargowego, a tym samym obniżenie kosztów obsługi poprzez ograniczenie czasu poświęconego na pracę administracyjną.

• Korzyści dla zamawiającego

– niższa cena

– przejrzystość i wiarygodność procesu

– organizacja pracy

– krok w kierunku rozwoju instytucji

– automatyczne gromadzenie informacji dokumentujących przebieg udzielania zamówień

• Nowoczesna administracja

Korzyści związane z zastosowaniem w zakupach sektora publicznego rozwiązań sprawdzonych w biznesie nie ograniczają się wyłącznie do aspektów technicznych. Nowocześnie funkcjonująca administracja coraz bardziej upodabnia się w swojej działalności do przedsiębiorstw.

Realizując cele o charakterze modernizacyjnym i inwestycyjnym, sfera publiczna musi sprostać rosnącym oczekiwaniom związanym z optymalizacją kosztową działań i dynamicznym tempem prowadzonych prac.

Sferą, gdzie te tendencje możemy zaobserwować, są również zakupy. W sektorze publicznym pojawiają się koncepcje koncentracji kompetencji zakupowych w specjalnych centrach usług, a więc coraz powszechniejsze staje się również wykorzystanie outsourcingu. Myśląc o zmianach w sposobie pracy urzędu, warto wykorzystywać sprawdzone rozwiązania.

Żródło: Cyfrowa Polska