Covert Clouds: droga nieautoryzowana chmura

Badanie wskazuje jednak, że nie jest to całkowicie negatywne zjawisko, ponieważ wynikające z niego wydatki (warte średnio 1,6 mln euro na organizację) mogą przyczynić się do znaczących korzyści biznesowych.

„Badanie wykazuje, że ogromne środki w europejskich przedsiębiorstwach przeznaczane są na zakup nieautoryzowanych rozwiązań chmurowych. Ten fakt nie musi oznaczać marnowania pieniędzy. „Pracownicy wiedzy”, o których mowa w badaniu, często pomijają dział IT kupując rozwiązania, które pozwalają im pracować wydajniej, co w ostatecznym rozrachunku jest korzystne dla firmy” – zauważa Piotr Fąderski, Country Manager na Polskę i kraje bałtyckie w VMware.

Korzyści i zagrożenie

Większość badanych ekspertów IT (72 proc.) podejrzewających istnienie nieautoryzowanych wydatków uważa, że jest to korzystne: nieco ponad połowa (51 proc.) respondentów twierdzi, że dzięki temu firmy mogą szybciej reagować na potrzeby klientów, a prawie jedna trzecia (31 proc.) uznała to za okazję do rozwoju i wprowadzania innowacji. Jednak niemal połowa (48 proc.) widzi jednocześnie zwiększone zagrożenie w zakresie bezpieczeństwa, co prowadzi do powstania konfliktu pomiędzy rosnącym zapotrzebowaniem na elastyczność IT, a potrzebą utrzymania kontroli i zmniejszenia obciążeń związanych z zarządzaniem.

Badanie przeprowadzone przez Vanson Bourne na zlecenie VMware pozwoliło także poznać opinie i poglądy 3000 europejskich pracowników biurowych, na temat tego, jak wykorzystują rozwiązania chmurowe, w celu usprawnienia swojej pracy. Prawie połowa z nich (45 proc.) byłaby gotowa skorzystać lub zakupić nieautoryzowane rozwiązania chmurowe, aby wykonać swoje obowiązki efektywniej, a ponad jedna trzecia (36 proc.) już to zrobiła. Najbardziej aktywnymi użytkownikami tych technologii okazali się  tzw. „pracownicy wiedzy” (knowledge workers) – 58 proc. z nich przyznało, że skorzystałoby z różnych usług bez zgody działu IT.

 „Dział IT doszedł do punktu, w którym nie da się już dłużej ignorować rzeczywistości związanej ze zjawiskiem Covert Clouds. Osoby decydujące o rozwoju IT muszą dostosować się do sytuacji, zapewniając niezbędną pracownikom elastyczność, równocześnie dbając o bezpieczne i odpowiednie zarządzanie firmą” – dodaje Piotr Fąderski.

• Prawie jedna czwarta (23 proc.) pracowników biurowych pobrała i wykupiła produkty tego typu, a ich wydatki wyniosły ok. 2270 euro na osobę. W wielu przypadkach te kwoty były wyższe – jedna na siedem osób (14 proc.) przeznaczyła na te cele ponad 5000 euro w samym tylko 2012 roku. Najbardziej aktywnych pod tym względem pracowników zauważono we Włoszech, Niemczech i Holandii.
• Badanie wskazuje, w jaki sposób pracownicy omijają procedury działu IT i dlaczego. Podstawowe przyczyny to możliwość utrzymania konkurencyjności poprzez wprowadzenie nowego  produktu lub usługi (18 proc.) oraz szukanie szybszych i wydajniejszych metod pracy (30 proc.). Wiele osób (65 proc.) rozlicza tego typu wydatki poprzez budżety poszczególnych działów (43 proc.), wydatki służbowe (38 proc.) lub firmowe karty kredytowe (33 proc.).
• Z badania wynika, że decydenci IT planowali wdrożenie 27 proc. spośród aplikacji i usług chmurowych, o których mówili ankietowani.  Może to oznaczać, że w ten sposób działy informatyczne rzeczywiście oszczędzają swój własny budżet, nie są to jednak oszczędności dla całej firmy. Wynika z tego, że możliwa jest lepsza współpraca pomiędzy departamentem IT a jednostkami biznesowymi przedsiębiorstwa, należy jedynie uwzględniać realne potrzeby pracowników i brać je pod uwagę kształtując przyszłą strategię.

„Prawie połowa (43 proc) decydentów IT szuka okazji do bardziej otwartego dialogu z innymi działami. To wspaniale, że pracownicy podejmują inicjatywę w celu zapewnienia rozwoju i innowacji, ale cena, jaką płacą za to firmy jest zbyt wysoka. Proaktywne podejście ze strony IT, przy odpowiednim poziomie zarządzania, bezpieczeństwa i dostępności sprawi, że zjawisko Covert Clouds zapewni przewagę konkurencyjną zamiast stanowić zagrożenie. Chociaż wiele europejskich firm widzi korzyści płynące z zakupu nieautoryzowanych rozwiązań, należy podjąć stosowne kroki” – stwierdza Piotr Fąderski.

Gdzie egzystuje Covert Clouds?

Analizując problem dogłębniej, eksperci IT wnioskują, że pracownicy, których działania najbardziej wpływają na rozwój Covert Clouds, są zatrudnieni w działach:

1. Marketing/reklama/PR (43 proc.)
2. Sprzedaż (33 proc.)
3. Badania i rozwój (31 proc.)
4. Finanse (23 proc.)

Pięć głównych produktów i usług chmurowych (płatnych lub bezpłatnych), wykorzystywanych przez pracowników biurowych bez oficjalnej zgody działu IT, przedstawia poniższa lista. Wskazuje to potencjalne obszary, w których bezpieczeństwo może być zagrożone:

1. Portale umożliwiające przekazywanie danych i plików (55 proc.)
2. E-mail w chmurze (47 proc.)
3. Komunikatory (44 proc.)
4. Video-konferencje (37 proc.)
5. Zawodowe portale społecznościowe (22 proc.)

Badanie

Prowadząca specjalistyczne badania rynkowe firma Vanson Bourne rozmawiała z 1500 ekspertami IT oraz 3000 pracownikami biurowymi w firmach zatrudniających 100-5000 osób w Wlk. Brytanii, Francji, Niemczech, Holandii, Włoszech oraz krajach nordyckich (Szwecja, Norwegia, Dania, Finlandia) przy zastosowaniu połączenia ankiet telefonicznych i internetowych w okresie marzec-kwiecień 2013.