Kontrola UODO? Proszę bardzo

> redakcja

Opublikowane 28 kwietnia 2019

Czy można się przygotować?

Kontroli podlega każdy podmiot, jeśli przetwarza dane osobowe – niezależnie od tego, czy jest przedsiębiorcą. Ustawa o ochronie danych osobowych reguluje zagadnienia jej dotyczące, lecz nie podejmuje tematu zawiadamiania o niej. Należy więc wnosić, że jeśli kontrolowany jest przedsiębiorcą, zastosowanie znajdą do niego przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646 ze zm.). Zgodnie z nimi kontrola musi zostać zapowiedziana w ten sposób, że wszczęcie jej następuje nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. To oznacza, że w najgorszym razie przedsiębiorca będzie miał nie mniej niż 7 dni na podjęcie działań przygotowawczych.

W szczególnych przypadkach kontrola przedsiębiorców może odbyć się także bez zapowiadania. Trudno jednak nie dostrzec, że zgodnie z dotychczasową praktyką organ nadzorczy zawiadamia o kontrolach. Podmiot kontrolowany ma więc szansę podjąć działania weryfikacyjne. W terminie pomiędzy kontrolą a otrzymaniem zawiadomienia o niej możliwe jest choćby sprawdzanie zasad funkcjonowania posiadanych baz danych, a także ustalenie, czy wdrożono dokumentację, spełniono obowiązki związane z monitorowaniem pracowników i obowiązek informacyjny, przeprowadzono analizę ryzyka itp. Przy założeniu, że coś może być niewykonane – choć jasne jest, że powinno to zostać wykonane wcześniej – możemy podjąć działania naprawcze.

Powitajmy naszych gości

Gdy nadejdzie wyznaczony dzień kontroli, warto, aby administrator lub osoba przez niego upoważniona oczekiwali na osoby wyznaczone do jej przeprowadzenia. W razie nieobecności jednego z nich konieczne będzie bowiem dobranie do kontroli osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa lub przywołanego świadka będącego funkcjonariuszem publicznym, co z pewnością nie wpłynie pozytywnie na odbiór kontrolowanego. W tym miejscu warto odpowiedzieć na wielokrotnie powtarzające się pytanie, czy można nie wpuścić osób upoważnionych do kontroli i tym sposobem zapobiec jej przeprowadzeniu. Takie rozwiązanie jest nie do przyjęcia, mając na uwadze, że w dalszej perspektywie nie przyniesie żadnych korzyści kontrolowanemu, a jedynie – nieprzyjemności.

Co ważne, przed umożliwieniem podjęcia czynności kontrolnych należy upewnić się, że osoby, które podają się za uprawnione do kontroli, rzeczywiście mają pełne prawo do jej przeprowadzenia. Obowiązkowo należy zweryfikować imienne upoważnienie do kontroli oraz legitymację służbową, a w szczególności to, czy dokumenty te zawierają wszelkie wymagane informacje oraz czy osoba posiadająca i okazująca legitymację jest rzeczywiście tą, za którą się podaje. Dokładne zapoznanie się z treścią imiennego upoważnienia jest zalecane jeszcze z innego, niebywale ważnego powodu. Powinien w nim zostać wskazany zakres kontroli, a więc granice, w jakich mają prawo poruszać się osoby kontrolujące. Nie wolno im bowiem wykraczać poza wyznaczony zakres.

adw. Aleksandra Piotrowska, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Kontrolowany zobowiązany jest zapewnić zarówno kontrolującym, jak i osobom upoważnionym do udziału w kontroli (np. ekspertom) środki i warunki niezbędne do sprawnego jej przeprowadzenia. Absolutnym minimum wydaje się osobna sala z podstawowym biurowym wyposażeniem.

Zakończenie kontroli

Kontrola kończy się w dniu podpisania protokołu przez kontrolowanego lub – w przypadku gdy nie podpisał on protokołu i nie złożył zastrzeżeń do jego treści – w dniu uczynienia wzmianki o odmowie podpisania protokołu z kontroli. Po zakończeniu czynności kontrolnych oraz całego procesu organ nadzorczy dokonuje analizy zgromadzonego materiału dowodowego. Jeśli uzna, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych, niezwłocznie wszczyna postępowanie administracyjne. W takim wypadku postępowanie administracyjne stanowi kolejny, odrębny od kontroli etap działań podejmowanych przez organ nadzorczy. Jeśli nie dostrzega on naruszeń, wykonywane przez niego czynności kończą się z chwilą zakończenia kontroli.

Zanim jednak dojdzie do kontroli przedsiębiorstwa powinny w pierwszej kolejności podjąć działania wdrożeniowe. Nie warto odkładać czynności związanych z dostosowaniem do RODO, aż do dnia otrzymania zawiadomienia o zaplanowanej wizycie UODO. Przy założeniu, że kontrola w ogóle zostanie zapowiedziana, i tak niezwykle trudne, żeby nie powiedzieć – niemożliwe, będzie rychłe podjęcie czynności wdrożeniowych w taki sposób, aby zdążyć wykonać wszystkie niezbędne obowiązki do dnia jej rozpoczęcia. Warto stale dbać o system ochrony danych osobowych, aby po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli wykonać tylko te czynności, które pozwolą nam przekonać się o tym, że wszystkie konieczne działania zostały podjęte skutecznie i nie ma powodów do obaw.