Koszty NKUP w księgach rachunkowych

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które – mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki – nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Właściwa identyfikacja i ewidencja tych kosztów jest kluczowa dla rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz uniknięcia potencjalnych nieprawidłowości podatkowych.​ – Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów to wydatki, które nie spełniają kryteriów określonych w przepisach podatkowych, a tym samym nie mogą pomniejszać podstawy opodatkowania – podkreśla ekspertka Systim.

Jak zaznacza, zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i prawnych (CIT), do NKUP zalicza się m.in.:

• grzywny, mandaty oraz kary pieniężne,

• koszty reprezentacji, takie jak wystawne posiłki czy luksusowe prezenty dla kontrahentów,
• wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą, np. prywatne zakupy czy podróże wakacyjne,
• odsetki od zobowiązań, np. za zwłokę w zapłacie podatków czy składek ZUS,
• wynagrodzenia wypłacane współmałżonkowi lub małoletnim dzieciom w spółkach osobowych,
• koszty dokształcania przedsiębiorcy niezwiązane bezpośrednio z prowadzoną działalnością.

– W jednostkach prowadzących pełną księgowość, koszty NKUP ujmuje się w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach, wpływając tym samym na wynik finansowy jednostki. Jednak, dla celów podatkowych, konieczne jest ich wyodrębnienie, aby nie zostały błędnie uwzględnione przy obliczaniu podstawy opodatkowania – zaznacza Beata Tęgowska.

​Aby ułatwić rozróżnienie między kosztami podatkowymi (KUP) a niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodów (NKUP), zaleca się stosowanie dodatkowych kont pomocniczych, zwanych kontami analitycznymi. – Te konta umożliwiają dokładniejsze śledzenie poszczególnych rodzajów wydatków w ramach głównych kategorii kosztów, co pozwala na precyzyjne określenie, które z nich można uwzględnić przy obliczaniu podatku dochodowego – podpowiada ekspertka.

W opinii ekspertki Systim.pl, prawidłowa identyfikacja i ewidencja kosztów NKUP ma kluczowe znaczenie dla rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz uniknięcia potencjalnych nieprawidłowości podatkowych. – Błędne zakwalifikowanie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów może skutkować zaniżeniem podstawy opodatkowania i narażeniem przedsiębiorcy na sankcje ze strony organów podatkowych – wyjaśnia. – Dlatego też, szczególnie w dobie dynamicznie zmieniających się przepisów warto regularnie konsultować się z doradcą podatkowym, korzystać z rozwiązań systemowych do zarządzania firmą i aktualizować swoje polityki rachunkowości – radzi.