Home Biznes Polska Press – firma napędzana liczbami

Polska Press – firma napędzana liczbami

18 min
0
6
2,567

Do niedawna grupa wydawnicza Polska Press była słabo rozpoznawalna – przeciętny czytelnik kojarzy przede wszystkim to, co czyta czyli np. „Dziennik Bałtycki” czy „Gazetę Krakowską”. Tymczasem to niezwykle innowacyjna firma, która znakomicie potrafi wykorzystywać nowoczesne technologie do zarządzania swoim biznesem.

W 2014 roku ówczesna Polskapresse kupiła spółkę Media Regionalne, zaś dwa lata później nastąpiło połączenie obu spółek, tworząc solidny zasięg ogólnopolski obejmujący kilkadziesiąt tytułów.

Fuzja obu wydawnictw oznaczała olbrzymi proces integracji – obie firmy miały własne zaplecza sprzedażowe i redakcyjne, oraz własne systemy, które oczywiście były różne. W tym czasie powstały nowe działy jak na przykład dział analiz, został również połączony dział internetu. Szybko okazało się, że w tak złożonej organizacji wyzwaniem było nawet najprostsze raportowanie – np. w działach sprzedaży korzystających z różnych systemów pojawiało się wiele różnych wyników w zależności od tego, gdzie powstawał raport. Spółka Media Regionalne dysponowała, co prawda hurtownią danych SAP, ale okazała się jednak niewystarczająca do realizacji celów całej firmy i trudna w utrzymaniu.

Dział analiz stanął przed wyzwaniem – jak w krótkim okresie czasu, (2-3 miesięcy) wdrożyć nowe rozwiązanie i połączyć dane w całej organizacji.

W tym momencie pojawił się pomysł skorzystania z systemu business intelligence. Wybór padł na Qlik, który był kompletnie nowym, nieznanym obszarem , zaś pracownicy nie mieli pojęcia jak przejść z arkusza kalkulacyjnego na nowy system. Potrafili jednak przedstawić problem: musimy połączyć dwa systemy, ułożyć definicje i stworzyć niezbędne raporty dotyczące przychodów z obu systemów z podziałem na działy, tytuły itd.

Po 3 miesiącach był już działający system Qlik z kilkoma licencjami, które zostały przekazane analitykom mającym zadanie raportowania do reszty organizacji. Firma wdrożeniowa pomogła w uruchomieniu, ale cała obsługa trafiła do zespołów, które wcześniej korzystały po prostu z excela. Okazało się, że próg wejścia nie jest wysoko postawiony, system był przystępny, a zrozumienie działania skryptów okazało się prostsze niż mogło się wydawać.

Od tego momentu zaczął się nowy rozdział dla całej organizacji, Qlik pozostał w dziale analiz i był wykorzystywany bardzo elastycznie. Dodawane były nowe definicje zgodne z oczekiwaniami biura reklamy i zarządu, a co najważniejsze nie było potrzeby modyfikowania systemów źródłowych, a jedynie dane które z nich spływały.

Jedno źródło prawdy – to spokój i stabilność!

Paradoksalnie wdrożenie przyniosło istotne zmiany nie tylko informatyczne, ale również we wzajemnych relacjach pomiędzy pracownikami. Przeszły do historii dyskusje i indywidualne interpretacje wyników – wszyscy widzieli te same dane, a ewentualne wątpliwości były usuwane poprzez obsługę wyjątków. Główna baza była systematycznie usprawniana, a jednocześnie organizacja uczyła się wykorzystywać dane, poszerzając grono osób korzystających z rozwiązania. Z początkowych 25 analityków liczba użytkowników wzrosła do około 200 osób.

Obecnie Qlik wykorzystywany jest w kontrolingu, finansach, dziale HR, obejmuje również analitykę internetową, dane redakcyjne, dystrybucyjne, płatności sms, kartami, dane zewnętrzne i wiele innych.

Na podstawie danych transakcyjnych pochodzących od kilkuset osobowego działu handlowego tworzone są raporty o efektywności sprzedaży i handlowców. W połączeniu z zadaniami zespołów, oddziałów i handlowców powstają pełne raporty o realizacji celów w różnych kategoriach produktowych, czy powierzchni sprzedawanych reklam.

W kolejnych działach podłączane są dane do systemu, co przekonuje użytkowników, którzy widzą jak łatwo i szybko można mieć dostęp do informacji. W efekcie udało się wdrożyć strategię data driven -pracownicy nie kierują się intuicją – decyzje podejmowane są w oparciu o wiedzę wynikającą z analizy twardych danych. W przeciwieństwie do tego co było wcześniej, wzrosło zaufanie do informacji -definicje są jasne i „sztywne” i dzięki temu nikt nie kwestionuje i nie dyskutuje zebranych wyników.

Wzrosło znaczenie działu analiz od stricte raportującego do równoprawnego partnera dla działów biznesowych i członka wielu grup projektowych.

Dzięki wdrożeniu Qlik i połączeniu różnych obszarów danych po raz pierwszy pojawiły się nowe informacje dotyczące na przykład powiązania poszczególnych artykułów i ich autorów z liczbą generowanych odsłon na stronach, co umożliwiło sobą relokacje zasobów i zmianę procesów.

Nisko wiszące owoce

Qlik służy już nie tylko do raportowania, ale również automatyzacji i usprawniania procesów. Odciąża pracę ludzką polegającą na eksportowaniu, dopisywaniu i obsłudze wyjątków i przekazywaniu dalej. Zautomatyzowany został dzięki temu proces wyliczania prowizji dla kilkuset handlowców, a jest to złożony algorytm uwzględniający wiele czynników i wyjątków. To co wcześniej wymagało zaangażowania wielu osób przez tydzień – dzieje się automatycznie w ciągu kilku godzin.

Na poziomie gmin i powiatów gromadzone są dane oceniające potencjał reklamowy pod względem wskaźników makro – wykorzystujących dane GUS na temat np. średnich płac, urbanizacji, liczby firm i ich wielkości. W kolejnym kroku łączone są ze sprzedażą w tych regionach w podziale na konkretne tytuły. Dzięki temu powstaje mapa potencjału powiatów z naniesioną aktywnością całej grupy w tych rejonach. Białe plamy są weryfikowane pod kątem potencjału na podstawie wskaźników zewnętrznych – czego można oczekiwać? Jakiego ruchu?

Dzięki temu pojawiają się priorytety gdzie powinna być rozszerzona działalność, biorąc pod uwagę „najniżej wiszące owoce”. Zebranie tych danych w i ich wizualizacja na mapach odbywa się właśnie w systemie Qlik.

Qlik tworzy nowe obszary działania

Ponieważ działalność internetowa jest priorytetem istotną rolę odgrywają systemy służące do szczegółowego pomiaru ruchu w Internecie.  Te narzędzia mają często sztywne reguły i definicje, których nie można zmienić, natomiast wykorzystanie Qilk pozwala ułożyć  dane dokładnie tak jak potrzebuje tego organizacja, uwzględniając informacje pochodzące z wewnętrznych systemów.

Pobierane są zatem dane surowe – odsłona po odsłonie, a Qlik odgrywa rolę w tym przypadku hurtowni danych. Daje to możliwości wielu analiz – od popularności poszczególnych artykułów, zmian trendów, sezonowości,  popularności autorów, aż po źródła ruchu.

Pozwala to tworzyć na przykład zestawienia odsłon poszczególnych serwisów, w połączeniu z danymi z adserwera na temat wyświetlanych reklam. Daje to pełną wiedzę – jakie kampanie wyświetliły się w tym czasie i w jakich serwisach, w jakich kategoriach tematycznych i jakie przyniosły przychody i jacy klienci dokonali ich zakupu.

Dane pobierane są również z mediów społecznościowych, co pozwala na analizę poszczególnych postów – ich zasięg, „polubienia”, co pozwala poprawić komunikację z użytkownikami w mediach społecznościowych.

Dział sprzedaży wie jakie były wyświetlane reklamy, przy jakich stawkach, oraz w których miejscach i kategoriach serwisu i jaką miały skuteczność. Tym samym wiadomo które miejsca są skuteczniejsze dla reklamodawców.

W ten sposób Qlik daje możliwości łączenia różnych światów, pozwalając na tworzenie rankingów tematów i autorów, a nawet weryfikować efekty ich pracy nie tylko w postaci wierszówki ale również liczby odsłon. W gronie kilkuset dziennikarzy i setek milionów odsłon  nie jest to możliwe do oceny przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego.

Dzięki Qlik możliwa jest również analiza małej efektywności w określonych grupach klientów, gdzie np. obsługa kosztuje zbyt dużo w stosunku do przychodów.

Pozwala również ocenić czy dobrze wykorzystywana jest powierzchnia reklamowa, czy nie ma błędów na stronach, co pozwala wychwytywać problemy techniczne – wskazując miejsca gdzie reklamy nie wyświetlają się w zakładanej liczbie. Umożliwia rozpoznanie zjawiska ad blocków, czy zwiększonej intensywności działania botów na stronach, które generują odsłony nie wyświetlając reklam. To kolejny obszar, który otworzył się dzięki wdrożeniu Qlik, niejako przy okazji łączenia danych i definiowania problemów.

W konsekwencji powstał osobny zespół zajmujący się optymalizacją powierzchni reklamowej, który posługując się systemem Qlik wskazuje działowi IT problemy i metody ich rozwiązania.

Wcześniej praca polegała na realizowaniu zdefiniowanych zadań i ich raportowaniu oraz wizualizacji. Poszukiwanie problemów polegało na weryfikacji 1-  2 tez, co wymagało wielu godzin pracy z arkuszem. Qlik całkowicie odwrócił metodę działania –  dzięki szybkości przetwarzania danych nie tylko odpowiada na zadane pytania, ale stawia nowe na podstawie analizy zebranych informacji.

Jesteśmy entuzjastami Qlik

Wdrożenie Qlik umożliwiło połączenie dwóch odrębnych światów dając nowe możliwości – w każdej kolejnej porcji danych jest nowa wartość. Co więcej nowy system zwiększył wzajemne zaufanie i stworzył motywację do poszukiwania problemów i ich rozwiązań.

Jak podkreśla Rafał Arciszewski, Dyrektor Działu Badań i Analiz „Qlik pozwolił nam na skuteczne wdrożenie strategii data driven, coraz więcej decyzji jest podejmowana w oparciu o dane, więcej działań jest inicjowanych poprzez wnioski wyciągnięte na podstawie ich analizy, coraz więcej problemów jest rozwiązywanych. Kolejną zaletą jest demokratyzacja danych – dostęp do nich jest powszechny – handlowiec widzi przychody swoje i całego zespołu, a jednocześnie oglądalność serwisów, oraz aktywność poszczególnych autorów. Ułatwia to zrozumienie całej firmy i jej modelu biznesowego. Dzięki dodatkowi Nprinting powstaje około 1000 spersonalizowanych i automatycznych raportów które trafiają do właściwych osób. W konsekwencji grono osób korzystających jest o wiele większe od nominalnych 200 użytkowników. Zmienił się również sposób działania opierający się głównie na intuicji, obecnie przeważa zasada – zanim coś zrobię przeanalizuję to na podstawie danych”.

Pobierz więcej artykułów
Pobierz więcej  Robert Kamiński
Pobierz więcej z Biznes

Dodaj komentarz

Przeczytaj również

MosaicLoader czeka na amatorów pirackich programów

Bitdefender ujawnił malware, które atakuje osoby korzystające z nielegalnego oprogramowani…