11 pomysłów na efektywne ścięcie kosztów IT

Firma doradcza Roland Berger Strategy Consultants radzi żeby w takich przypadkach nie działać panicznie i  podpowiada jak przekuć taką sytuację w sukces.  Pokazuje kilka sposobów na obniżkę kosztów IT. Zdaniem ekspertów mogą ona zapewnić o 20-30 proc. redukcję wydatków, a operacja tak  może być zrealizowana w ciągu 12-18 miesięcy.

Pomysł nr 1 – Eliminacja zbędnych funkcji zarządzania i ogólnych

Identyfikacja i (gdzie jest to możliwe) eliminacja zduplikowanych funkcji zarządczych

i ogólnych może pomóc uniknąć ponoszenia nadmiernych kosztów z nimi związanych i zmniejszyć różnorodność wymagań. Tego typu działanie ma szczególnie duże znaczenie po przeprowadzonej fuzji lub fazie silnego wzrostu.

Pomysł nr 2 – Uproszczenie komercyjnych procedur

Działy IT są często zobligowane do sprostania skomplikowanym wymaganiom polityki cenowej i billingowej. Z tego względu wprowadzenie uproszczonej polityki cenowej i systemu fakturowania może pomóc wprowadzić istotne oszczędności związane z czasem wykonania i zatrudnieniem.

Pomysł nr 3 – Optymalizacja zarządzania portfelem projektów

Utrzymanie i zarządzenie dobrze zdefiniowanym portfelem projektów w celu ich systematycznej oceny w zakresie kosztów/korzyści i związanych z nimi ryzykami, jest na ogół ciągłymi trudnym wyzwaniem. Wprowadzenie efektywnego mechanizmu zarządzania portfelem projektów IT pomaga kompletnie zobrazować portfel, a co za tym idzie, promować te projekty, które mają silne uzasadnienie biznesowe oraz zrównoważony profil ryzyka. Projekt ze zbyt długim okresem zwrotu z inwestycji lub znaczącym ryzykiem powinien być wstrzymany lub przynajmniej powinno się mu nadać odpowiednie priorytety.

Pomysł nr 4 – Ograniczenie budżetów na projekty i utrzymanie

Wprowadzenie zarządzania portfelem produktów zazwyczaj idzie w parze z obniżką i przesunięciem budżetów projektów IT. W praktyce wdrożenie tych dwóch dźwigni częstoprowadzi do niepożądanych efektów: wymagania projektu dzielone są na kilka mniejszych zamówień i realizowane są poprzez procedury utrzymaniowe. Tak więc, oprócz restrukturyzacji budżetów projektów powinno się zdefiniować właściwe poziomy wydatków związanych z procedurami utrzymaniowymi, aby uniknąć przerośnięcia ich budżetów.

Pomysł nr 5 – Optymalizacja procesów rozwoju IT

Aby zapewnić, że projekty w obszarze oprogramowania spełniają oczekiwania pod względem funkcjonalności, kosztów i terminów dostarczenia, niezbędne jest wprowadzenie dobrze

zdefiniowanego procesu rozwoju oprogramowania, który wspomagany będzie przez odpowiednie narzędzia. Ponadto usprawnienie czasem trudnych punktów styku pomiędzy biznesemi IT pomaga zapewnić zgodność z wymogami biznesowymi w trakcie całego procesu.

Pomysł nr 6 – Standaryzacja produktów i usług

Różnorodność produktów i usług IT jest jednym z kluczowych czynników wpływających na złożoność operacji i wsparcia. Mimo tego, że same wysiłki w kierunku standaryzacji mogą nie mieć pozytywnego rezultatu finansowego, zazwyczaj ułatwiają one wprowadzenie innych dźwigni, takich jak industrializacja procesu dostarczania rozwiązań IT.

Pomysł nr 7 – Industrializacja operacji i wsparcia

Przez ostatnie 40 lat IT wspierało wiele sektorów  w dążeniu do większej elastyczności i efektywności kosztowej. Obecnie, dekady po udoskonaleniu procesów przemysłowych przez IT, środowisko to staje w obliczu rosnącej potrzeby industrializacji samej funkcji IT. W oparciu o standaryzacje produktów i usług IT (patrz 6) industrializacja obejmuje konsolidację geograficzną funkcji operacyjnych i wsparcia, jak również wdrożenie zautomatyzowanych procesów dostarczania.

Pomysł nr 8   – Dopasowanie poziomu usług

Poprzez dopasowanie poziomu usług do rzeczywistych wymagań biznesowych można osiągnąć dalsze oszczędności kosztowe. Nasze doświadczenie pokazuje, że świadczone usługi są na nieuzasadnionym biznesowo poziomie oraz, że funkcje IT często nawet przekraczają istniejące wymagania.

Pomysł nr 9 – Uproszczenie architektury

Architektura IT, która rozwijała się w sposób niesystematyczny posiada potencjał do uproszenia, na przykład poprzez zdefiniowanie standardów/wytycznych w zakresie architektury, wycofanie z użycia części aplikacji i infrastruktury, usprawnienie wprowadzania i integracji danych. Dźwignia ta zapewnia istotne korzyści finansowe. Niestety związane z nią jednorazowe koszty często są również wysokie.

Pomysł nr  10 – Usprawnienie modelu outsourcingu

W zależności od poziomu specyfiki i wartości dodanej konkretnej usługi należy przeanalizować możliwości pionowej integracji. Podczas gdy podstawowe usługi IT powinny pozostawać wewnątrz firmy, całkowity lub częściowy outsourcing usług, które nie są kluczowe powinien być wzięty pod uwagę, aby znaleźć odpowiedni – to znaczy maksymalizujący wartość – model outsourcingu.

Pomysł nr  11 – Wzmocnienie siły przetargowej w zakupach

Tutaj celem jest połączenie zakupów (usług, sprzętu i oprogramowania) w ramach całej firmy, aby wzmocnić jej siłę przetargową. Korzyści są szczególnie duże dla wszystkich produktów i usług IT pozyskiwanych od dostawców globalnych. Ze względu na fakt, iż wdrażanie zmian strukturalnych w procesie zakupów jest czasochłonne, renegocjacja kontraktów z zewnętrznymi dostawcami sprzętu, oprogramowania i usług IT może pomóc osiągnąć szybkie efekty bez powodowania zakłóceń w działaniu całej organizacji. W tym przypadku szanse na sukces zdeterminowane są przez zobowiązania umowne, (teoretyczną) możliwość zmiany dostawcy, umiejętności i taktykę negocjacyjną.

Wesoły przekaz o oprogramowaniu dla biznesu