Co druga polska firma oszczędza dzięki outsourcingowi płac

Czy rok 2025 będzie można określić jako rok inwestycji biznesu w HR? Dane z najnowszego raportu SD Worx wskazują, że tak. Odsetek europejskich pracodawców, którzy wskazują optymalizację procesów płacowych jako jedno z największych wyzwań, wzrósł z 11 proc. w 2024 roku do 14 proc. w 2025 roku.

Dla naszego krajowego biznesu ten współczynnik w 2024 roku wynosił 11,9 proc., a dziś uważa tak 24 proc. Firmy inwestują również więcej środków w obszar payrollu niż rok wcześniej, szczególnie w zakresie: dostosowania do zmieniających się przepisów prawa pracy (47 proc.), zabezpieczenia danych płacowych (46 proc.) oraz zrównoważonego przetwarzania danych płacowych (38 proc.). Co ciekawe, połowa europejskich firm odnotowała znaczące oszczędności dzięki outsourcingowi usług kadrowo-płacowych. To wnioski z najnowszego międzynarodowego badania przeprowadzonego przez SD Worx, wiodącego europejskiego dostawcę rozwiązań HR, wśród 5 625 menedżerów HR i 16 000 pracowników z 16 krajów Europy.

Jeden na siedmiu europejskich pracodawców (14 proc.) wskazuje optymalizację procesów płacowych jako jedno z największych wyzwań na 2025 rok. Ten problem szczególnie odczuwają firmy w Rumunii (27 proc.) i Polsce (24 proc.). Znaczenie zyskuje również zgodność z przepisami prawa pracy – 17 proc. pracodawców uznaje ją za istotne wyzwanie, co stanowi zauważalny wzrost w porównaniu z 14 proc. w roku ubiegłym. Również w tym obszarze Polska znajduje się na czele zestawienia (29 proc.), wyprzedzając Chorwację (23 proc.) i Serbię (23 proc.).

Połowa pracowników samodzielnie zarządza sprawami kadrowymi

W tym roku europejskie firmy inwestują w optymalizację procesów płacowych więcej niż w roku ubiegłym. Prawie połowa europejskich (47,3 proc.) i polskich firm (50,3 proc.) przeznacza środki na zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy oraz dostosowanie się do zmieniającego się ustawodawstwa,
co stanowi wzrost w porównaniu do 38 proc. w 2024 roku. Dwie trzecie (66 proc.) europejskich pracodawców deklaruje również aktywne śledzenie unijnych regulacji związanych z obszarem HR.
Na drugim miejscu pod względem inwestycji znajduje się bezpieczeństwo danych płacowych – 46 proc., w porównaniu do 37 proc. rok wcześniej. W naszym kraju na ten aspekt przeznaczyliśmy w tym samym czasie 40,7 proc. i było to aż 7,4 p.p. mniej wydanych pieniędzy, niż w 2024 roku. Trzecim priorytetem jest zrównoważone przetwarzanie danych płacowych, obejmujące m.in. ograniczenie zużycia papieru
i wdrażanie ekologicznych rozwiązań, które wskazało 38 proc. firm europejskich oraz 35,3 proc firm polskich.

Dodatkowo, coraz więcej firm inwestuje w systemy samoobsługowe dla pracowników, umożliwiające m.in. przeglądanie pasków płacowych czy planowanie i składanie wniosków urlopowych. Ponad jedna trzecia (36 proc.) przebadanych firm deklaruje inwestycje w tego typu rozwiązania, w porównaniu do 27 proc. w 2024 roku. Jeszcze lepiej w tym aspekcie wypada Polska, gdzie podobne działanie zadeklarowało 38 proc. firm. Takie oprogramowanie nie tylko skraca czas na otrzymanie interesujących pracownika informacji, ale w wielu przypadkach umożliwia korzystanie ze swoich danych niemal
w dowolnym miejscu. Z kolei badanie przeprowadzone wśród pracowników pokazuje, że 38,6 polskich pracowników samodzielnie realizuje wiele administracyjnych zadań kadrowych za pośrednictwem systemów samoobsługowych.

Co ciekawe, integracja (generatywnej) sztucznej inteligencji z procesami płacowymi znajduje się na samym końcu listy inwestycyjnych priorytetów. W tym aspekcie Polacy wypadają znacznie lepiej od średniej europejskiej. W naszym kraju 16 proc. badanych firm inwestuje w sztuczną inteligencję, podczas gdy średnia dla wszystkich badanych krajów wynosi 11,9 proc. Jednocześnie co piąta europejska firma (19 proc.) inwestuje w help deski lub chatboty dla pracowników, które odpowiadają na pytania dotyczące wynagrodzeń – niezależnie od tego, czy są one wspierane przez AI, czy nie. Co więcej, 3 na 10 europejskich firm deklaruje, że ich systemy płacowe już dziś oferują agentów AI lub chatboty, które umożliwiają pracownikom zadawanie pytań o wynagrodzenie i benefity. Okazuje się jednak, że pracownicy nie zawsze są świadomi, jakim oprogramowaniem skierowanym do zespołów dysponuje ich firma – tylko jedna piąta z nich twierdzi, że ma dostęp do takich narzędzi w swojej organizacji.

Outsourcing usług płacowych wzrośnie z 36 proc. do 41 proc. do 2028 roku

Czasy, gdzie kwestie płacowe były realizowane tylko wewnętrznie już dawno minęły. Od kilku lat rośnie tendencja do outsourcowania tego procesu. Z naszych najnowszych badań wynika, że pracownicy działów HR i payroll przewidują, że (częściowy) outsourcing usług płacowych zyska na popularności w ciągu najbliższych trzech lat. Obecnie 36 proc. (Polska 23,9 proc.) częściowo zleca obsługę płac na zewnątrz, a według prognoz odsetek ten wzrośnie do 41 proc. do 2028 roku. Równocześnie przewiduje się wzrost wykorzystania wewnętrznego oprogramowania wspieranego przez zewnętrznych ekspertów – z 9 proc. do 10 proc. we wszystkich przebadanych krajach do 14,5 proc. w Polsce oraz pełnego outsourcingu payrollu – z 6 proc. do 8 proc.

W przeciwieństwie do tego, modele SaaS oraz systemy wewnętrzne obsługiwane przez własny personel tracą na popularności. Obecnie jedna czwarta europejskich i ponad 38 proc. polskich firm korzysta z wewnętrznego oprogramowania i zespołu do obsługi płac, jednak do 2028 roku odsetek ten ma spaść do 20 proc. W naszym kraju poziom ten powinien obniżyć się w analogicznym okresie do 29,4 proc. Około 26 proc. firm samodzielnie korzysta z oprogramowania dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę (czyli modelu SaaS), ale i ten udział ma zmniejszyć się do 21 proc. do 2028 roku.

Połowa firm osiąga oszczędności dzięki outsourcingowi usług płacowych

Jak się okazuje coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że wydzielenie kwestii płacowej poza strukturę przedsiębiorstwa, daje realne korzyści biznesowe. Połowa europejskich firm, które korzystają z wewnętrznego oprogramowania płacowego wspieranego przez zewnętrznych specjalistów, a także połowa tych, które częściowo lub całkowicie outsourcują payroll, deklaruje znaczące oszczędności w tym obszarze. Dla porównania, odsetek firm osiągających oszczędności wśród tych, które korzystają z modelu SaaS lub całkowicie samodzielnie zarządzają płacami przy użyciu własnego oprogramowania i zespołu, jest znacznie niższy – wynosi odpowiednio 29 proc. i 37 proc. W Polsce dane te wynoszą odpowiednio aż 34 proc i 44,1 proc.

„Outsourcing usług płacowych zyskuje na znaczeniu w dynamicznie zmieniającym się świecie. Dzięki innowacjom technologicznym, takim jak sztuczna inteligencja i oprogramowanie chmurowe od wyspecjalizowanych dostawców, payroll staje się nie tylko tańszy i dokładniejszy, ale również bardziej przejrzysty, intuicyjny i dopasowany do indywidualnych potrzeb. Nowoczesne rozwiązania płacowe są skalowalne i odpowiadają na potrzeby pracodawców, którzy oczekują dostępu do najbardziej precyzyjnych danych w czasie rzeczywistym. Równocześnie pracownicy zyskują natychmiastowy dostęp do informacji o wynagrodzeniu oraz możliwość uzyskania odpowiedzi na pytania z zakresu HR i payrollu 24/7 dzięki inteligentnym technologiom” – podkreśla Daniel Idźkowski, Dyrektor Zarządzający w SD Worx Poland.