Kopia zapasowa może ustrzec cię przed bankructwem

Teraz wyobraź sobie, że tracisz dokładnie wszystko, co masz w swoim komputerze – faktury i inne dokumenty księgowe, projekty, dane klientów. Słowem to, co decyduje o być lub nie być Twojej firmy. Niewiele przedsiębiorstw po całkowitej utracie danych przetrwa dłużej niż pół roku. Nikt nie da Ci stuprocentowej gwarancji na bezpieczeństwo Twoich danych. Jednak możesz mieć 99,99% szans, że po pożarze, zalaniu, włamaniu lub zwykłym ataku wirusa Twoja firma będzie normalnie funkcjonować. Rób kopie zapasowe – to wcale nie jest trudne, wymaga tylko konsekwencji. Ale warto, prawda?

W 85 procentach przypadków do utraty danych dochodzi w wyniku bezpośredniej działalności człowieka – jego niedbałości, braku umiejętności, włamania do sieci. Zaledwie w dziewięciu procentach katastrofę powodują niedomagania techniczne sprzętu – awarie i wirusy. Powodzie, pożary czy uderzenia pioruna wpływają na utratę danych w sześciu procentach przypadków.

Jeśli regularnie wykonujesz kopie zapasowe plików i przechowujesz je w innym niż oryginały miejscu, będziesz w stanie odzyskać większość danych.
Kopie zapasowe musisz tworzyć we właściwy sposób. One też zepsują się po pewnym czasie. Ważną częścią operacji tworzenia kopii zapasowej jest sprawdzenie czy ona działa, jeszcze przed utratą danych. Odtwarzając kopię możesz również sprawdzić czy skopiowałeś wszystkie potrzebne informacje.

Co kopiować?

Wybór danych do wykonania kopii zapasowej jest bardzo osobistą decyzją. Najwyższy priorytet mają wszystkie informacje, których nie można łatwo zastąpić innymi. Zanim zaczniesz tworzyć kopie stwórz listę plików do stworzenia kopii zapasowej. Pomoże ona w określeniu zasobów do skopiowania oraz posłuży jako lista odniesienia w przypadku konieczności odzyskania plików.

Na co kopiować?

Wybranie medium, na które będziesz kopiować dane jest niezwykle ważną decyzją. Musisz rozważyć koszta, pewność, prędkość i użyteczność.

Koszty – pojemność nośników, na które zapiszesz kopie zapasowe musi być kilkakrotnie większa niż ilość danych. W większości przypadków wybiera się najtańsze medium.

Pewność działania – nośnik musi przechowywać dane przez kilka lat. Na żywotność kopii może znacząco wpłynąć sposób jej użycia. Twardy dysk znajdujący się na tym samym komputerze co zachowywane dane nie jest najlepszym miejscem do tworzenia kopii zapasowych.

Prędkość nie jest ważna jeśli nie musisz siedzieć przy tworzeniu kopii i kiedy może ona „robić się”, kiedy Ty nie pracujesz przy komputerze.
Użyteczność – im łatwiej tworzyć kopie zapasowe, tym lepiej.

Wybierz oprogramowanie z opcją tworzenia harmonogramu wykonywania kopii zapasowych i za jego pomocą zaplanuj automatyczne wykonywanie kopii. W ten sposób musisz pamiętać o wszystkim, a nawet być przy komputerze. Możesz wybrać taki czas, w którym komputer nie jest używany, np. w środku nocy.

Zwykłe dyskietki 1,44 MB już dawno przestały być wystarczająco pojemnym medium, teraz możesz wybierać pomiędzy wieloma nośnikami.

Kopia zapasowa i przechowywanie danych online

Usługa przechowywania online pozwala na przechowywanie plików w sieci Internet. Jeśli posiadasz dostęp do Internetu, możesz w każdej chwili pobrać pliki z witryny je przechowującej.

Plusy: Automatyczne umieszczanie informacji poza domem lub biurem, dołączone oprogramowanie do pobierania danych i tworzenia kopii zapasowych.

Minusy: Być może trzeba będzie dokonywać comiesięcznych płatności za tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie plików. jeżeli serwery firmy ulegną awarii, dostęp do plików może być niemożliwy, jeżeli firma zostanie zaatakowana przez hakerów, informacje mogą zostać skradzione, jeżeli firma upadnie, rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych zostanie utracone.

Jeżeli chcesz szybko wykonywać kopie zapasowe, rozważ możliwość zastosowania dysków USB o dużej pojemności, które można nosić na breloczku do kluczy lub na smyczy.

Innymi nośnikami używanymi do tworzenia kopii zapasowych są taśmy magnetyczne. Zaletą napędów taśmowych jest ich wysoka niezawodność i trwałość zapisu na nośniku (zwykle około 10-20 lat). Ważna jest również wysoka pojemność, niedostępna przy korzystaniu z innych mediów. Obecnie używane taśmy mogą pomieścić maksymalnie do ponad 100 GB danych, biblioteki taśmowe (łączące napędy taśmowe i urządzenia zmieniające taśmy) osiągają pojemności wielu terabajtów. Nośnik taśmowy jest także najtańszą metodą składowania danych, z najniższym kosztem za 1 GB zapisanej informacji.

Jak często?

Kopie zapasowe danych operacyjnych firmy powinno się tworzyć przynajmniej raz na tydzień. Codziennie natomiast powinny być wykonywane kopie cząstkowe obejmujące dane zmienione od ostatniego kopiowania. Oczywiście, kopie zapasowe powinno robić się jak najczęściej, by ograniczyć do minimum ewentualne straty.

To dopiero początek

Kopie zapasowe musisz dobrze zabezpieczyć, by w razie potrzeby spełniły one swoje zadanie

Informacje przechowuj poza domem lub biurem. Trzymaj kopie zapasowe z dala od komputera – w innym pomieszczeniu, w kasecie ognioodpornej. Jeśli cenne dokumenty papierowe trzymasz w sejfie, przechowuj w nim także dyski kopii zapasowych.

Wykonuj kilka kopii. Kopie zapasowe należy przechowywać w dwóch różnych miejscach, dzięki temu w przypadku zniszczenia w jednym z nich kopie są wciąż dostępne w drugim miejscu.

Utrzymuj porządek w kopiach zapasowych. Od czasu do czasu (w szczególności, gdy przechowywanie jest płatne), usuń stare pliki lub skompresuj informacje, tak by zajmowały one mniej miejsca. Niektóre firmy oferują bezpłatne oprogramowanie do kompresowania danych, np. WinZip (j.ang.) lub NetZip (j.ang.) firmy Real Networks.

Zabezpiecz swoje informacje hasłem. Niektóre formaty nośników umożliwiają ochronę hasłem. Rozważ zastosowanie tej funkcji w przypadku tworzenia kopii zapasowych informacji osobistych lub poufnych. Zapisz hasło i przechowuj je w bezpiecznym miejscu, np. w domowym sejfie lub w skrzynce pancernej wraz z testamentem i innymi dokumentami osobistymi. Dzięki temu, jeśli utracisz dostęp do osobistych informacji, będzie go mieć Twoja rodzina.