Taką osobą może być nasza osobista asystentka, sekretarka, czy nawet członek rodziny. Będzie ona mogła wspomóc nas w korespondencji i w nadzorowaniu harmonogramu spotkań, a wszystko wykona na swoim komputerze.

Z naszej strony wyłącznie konieczne będzie udzielenie pełnomocnictwa do naszej skrzynki pocztowej w aplikacji Microsoft Outlook 2013 – mówi Mateusz Miciński, menadżer ds. produkcji szkoleń w Onex Group. Należy jednak podkreślić, że funkcja ta jest dostępna dla subskrybentów usługi Microsoft Office 365 i posiadaczy konta pocztowego w aplikacji Outlook Web App – dodaje Miciński.

Ustawienie dostępu krok po kroku

Na początku, w programie pocztowym Outlook 2013 przechodzimy do menu PLIK. W grupie „Informacje” klikamy przycisk „Ustawienia kont” i wybieramy pozycję „Udzielanie pełnomocnictw”. Następnie, w nowowyświetlonym oknie możemy nadać odpowiednie uprawnienia dla wybranej osoby. Najpierw klikamy przycisk „Dodaj” i z listy kontaktów wybieramy osobę bądź w polu na dole okna wpisujemy jej adres e-mail. W drugim kroku określamy uprawnienia, jakie chcemy nadać. Aplikacja Outlook 2013 pozwala nam określić prawa do pięciu typów danych: kalendarza, zadań, skrzynki odbiorczej, kontaktów i notatek. A dla każdego z wyżej wymienionych typów możemy przydzielić jeden z trzech poziomów uprawnień takich jak:
• Recenzent – nasz pełnomocnik będzie mógł wyłącznie odczytywać elementy z danego typu;
• Autor – pełnomocnik, poza możliwością odczytywania elementów, będzie mógł także tworzyć nowe;
• Edytor – w tym przypadku, uprawniona osoba będzie miała pełne prawa: będzie mogła czytać, tworzyć i edytować istniejące elementy
Zanim potwierdzimy wybór uprawnień, należy zwrócić uwagę na trzy dodatkowe opcje.
• „Pełnomocnik otrzymuje kopie wysyłanych do mnie wiadomości dot. spotkań” – opcja ta, domyślnie aktywna, powoduje, że powiadomienia dotyczące zaplanowanych, odwołanych czy zmienionych spotkań, będą przesyłane zarówno do nas, jak i uprawnionej przez nas osoby.
• „Automatycznie wyślij do pełnomocnika wiadomość podsumowująca te uprawnienia” – aktywowanie tej opcji spowoduje wysłanie na adres e-mail wybranej przez nas osoby informacji o udzielonym pełnomocnictwie.
• „Pełnomocnik może widzieć moje prywatne elementy” – kreując nowe elementy w kalendarzu, czy redagując wiadomości e-mail, Outlook 2013 pozwala nam na oznaczenie takich elementów jako prywatne. Jest to jednoznaczne z tym, iż wybrany pełnomocnik nie będzie ich widzieć, a tym bardziej nie będzie mógł na nie odpowiadać, czy edytować.

Po zatwierdzeniu ustawień, wybrana osoba będzie posiadać nadane jej uprawnienia do naszej skrzynki odbiorczej. Należy dodać, że uprawniona osoba musi także posiadać aplikację Microsoft Outlook 2013 zainstalowaną na swoim komputerze. Otrzyma ona powiadomienie z podsumowaniem przydzielonych uprawnień. Pełnomocnik na swoim komputerze będzie musiał wykonać jednorazową konfigurację. Na początku, z menu PLIK wybrać musi wybrać przycisk „Ustawienia kont” i pozycję o tej samej nazwie. Potem w nowym oknie po dwukrotnym kliknięciu nazwy swojego konta i wybraniu przycisku „Więcej ustawień”, w zakładce „Zaawansowane” musi wprowadzić adres naszej skrzynki pocztowej.

Od tej chwili uprawniona osoba posiadać będzie nadane przez nas prawa, dzięki którym w naszym imieniu będzie mogła wysyłać i odpowiadać na wiadomości e-mail, kontrolować harmonogram w kalendarzu, spotkania, czy też inne elementy – mówi Mateusz Miciński.