Jak usprawnić pracę małej firmy z Office 365

Microsoft jest nie tylko producentem systemu Windows i pakietu biurowego Office. Oferuje również internetową usługę Office 365 stanowiącą uzupełnienie tego drugiego – to zestaw narzędzi internetowych przydatnych w firmie. Część z nich była dotąd dostępna jedynie dla korporacji dysponujących własnymi serwerami i wyspecjalizowanym personelem IT. Za miesięczną opłatą, niewiele wyższą od ceny typowego konta email, nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mogą korzystać z zaawansowanych rozwiązań do pracy wspólnej.

Pojemna poczta to bezpieczna poczta

Może trudno w to uwierzyć, ale email ma już ponad 40 lat – pierwszą wiadomość wysłano w 1971 roku. Mimo to, poczta elektroniczna jest ciągle głównym i najważniejszym narzędziem komunikacji w bardzo wielu firmach. I nie zapowiada się, by cokolwiek miało to zmienić. Przez skrzynki pocztowe przepływają najbardziej istotne informacje. Zbierane latami archiwa wiadomości służą nie tylko za materiał referencyjny w bieżących sprawach, ale i pełnią często rolę książek telefonicznych (w których można odnaleźć numery klientów i kontrahentów), zeszytów z notatkami, a nawet list zadań do wykonania.

W wielu firmach archiwa te przechowywane są lokalnie, na dyskach komputerów. Ze względu na ograniczenia wielkości skrzynek pocztowych nie jest możliwe pozostawianie wiadomości na serwerze. To oznacza konieczność wykonywania solidnych kopii zapasowych i ryzyko utraty danych w razie awarii.

Rozwiązaniem jest wykupienie konta pocztowego o pojemności pozwalającej przechowywać całą historię poczty – takie konto (mieszczące 25GB danych) stanowi element pakietu Office 365. Tutaj o kopie bezpieczeństwa dbają profesjonalni informatycy zatrudnieni przez Microsoft. A na wszelki przypadek, można przecież nadal zapisywać wiadomości lokalnie – tyle, że nie usuwając ich z serwera.

Konto pocztowe Office 365 ma jeszcze jedną zaletę: pracuje w technologii Microsoft Exchange, a więc doskonale współpracuje ze wszystkimi nowoczesnymi smartfonami. Dzięki temu, zawartość skrzynki pocztowej (a więc również oznaczenie przeczytany/nieprzeczytany, flagi, foldery, itd.) w telefonie i w komputerze jest identyczna. Dzięki metodzie push, wiadomości trafiają natychmiast do pamięci smartfonu, bez konieczności ręcznego odświeżania – dokładnie tak, jak SMSy.

Pecet, notebook, smartfon – wszędzie te same informacje

Kolejnym elementem pakietu są funkcje znane z MS Outlook – kalendarz, książka adresowa i lista zadań do wykonania. W Office 365 masz do nich dostęp za pomocą przeglądarki WWW. Możesz też synchronizować wprowadzane w niej informacje z programem MS Outlook na komputerze (lub komputerach) oraz ze smartfonem.

Spotkanie wpisane do kalendarza na komputerze natychmiast pojawi się w kalendarzu telefonu. To, czy pracujesz na jednym, czy na kilku pecetach na zmianę nie ma najmniejszego znaczenia. Dane zostaną automatycznie zsynchronizowane. Synchronizacja pozwala nie tylko zachować porządek, ale i stanowi dodatkowe zabezpieczenie. W razie kradzieży telefonu albo laptopa nie tracisz umieszczonych w nim informacji – cały czas znajdują się na serwerze oraz w pamięci pozostałych urządzeń.

Wspólna przestrzeń do pracy

Office 365 daje również narzędzia do pracy wspólnej daleko wykraczające ponad to, co dotąd było stosowane w małych firmach. Microsoft udostępnia 10GB przestrzeni do przechowywania dokumentów – plików nie trzeba już wysyłać emailem albo przenosić na pendrive.

Dzięki Office Web Apps można przeglądać i edytować dokumenty MS Word, Excel i PowerPoint bezpośrednio w oknie przeglądarki. Nawet, jeśli dany komputer nie jest wyposażony w pakiet MS Office. Internetowe wersje programów Office mają nieco mniejsze możliwości niż ich odmiany instalowane na dysku, ale mogą doskonale sprawdzić się tam, gdzie inwestycja w pełną wersję pakietu nie ma sensu (okazjonalne korzystanie). Kupując abonament Office 365 zyskujesz możliwość otwierania plików Office stworzonych za pomocą najnowszych wersji aplikacji Microsoftu. Co więcej, Office Web Apps pozwalają kilku użytkownikom na jednoczesną pracę nad tym samym dokumentem. W ramach pakietu udostępniony jest też dedykowany komunikator przeznaczony dla członków zespołu.

Cały pakiet został pomyślany jako narzędzie do pracy grupowej. Przykład? Zależnie od nadanych uprawnień, pracownicy mogą nawzajem przeglądać swoje kalendarze i wprowadzać do nich nowe spotkania. A gdy zatrudnisz kolejnego pracownika, w jego nowym, służbowym telefonie automatycznie może pojawić się książka adresowa zawierająca numery i emaile wszystkich pozostałych członków zespołu.

Szybkie wdrożenie bez inwestycji

Korzystanie z Office 365 nie wymaga żadnych inwestycji. Wystarczy opłacić miesięczny abonament, który wynosi obecnie, w przypadku podstawowego planu przeznaczonego dla niewielkich firm (do 50 użytkowników) równowartość 5,25 euro za konto. Uruchomienie systemu sprowadza się do wypełnienia kilku formularzy na stronie internetowej – nie jest potrzebna pomoc informatyka. Elementy pakietu Office 365 działają w przeglądarce WWW, a więc nic nie trzeba instalować na komputerach. Do poczty można podpiąć dotychczasowe adresy (o ile firma posiadała własną domenę). Przewidziano możliwość bezpłatnego przetestowania pakietu przez 30 dni.