Zarządzanie informacją

Ktoś na pewno widział ten nagłówek w tym tygodniu: 9 na 10 firm rośnie dzięki lepszemu zarządzaniu informacją. Brzmi jak coś, co warto od razu wdrożyć w poniedziałek. Pytanie, które warto sobie zadać, zanim się do tego zabierzemy: 9 na 10 jakich firm?

Odpowiedź, po sprawdzeniu źródła, jest trochę mniej efektowna niż nagłówek. Badanie zamówiła firma Iron Mountain u agencji badawczej o nazwie FT Longitude — nazwa sugeruje związek z „Financial Times”, ale to osobny podmiot, wynajęty do zrobienia sondażu na potrzeby kampanii marketingowej klienta. Ankietowano 500 liderów dużych organizacji na świecie — firm zatrudniających ponad tysiąc osób, w branżach typu ropa i gaz, telekomunikacja, instytucje finansowe. Średni „dywidendowy” wzrost przychodu w tej grupie miał wynieść 1,9 miliarda dolarów na organizację. To liczba, która robi wrażenie w prezentacji, ale w praktyce mówi więcej o tym, jak wygląda uśrednianie w próbce z udziałem kilku gigantów, niż o tym, co czeka firmę zatrudniającą pięćdziesiąt osób w Radomiu czy w Piasecznie.

Bo tu jest sedno sprawy: polska firma z sektora MŚP nie ma działu GBS przetwarzającego tysiące dokumentów kadrowych dziennie, nie ma centralnego repozytorium do audytu i raczej nie zleci nikomu digitalizacji 18,5 tysiąca stron w trzydzieści dni — to konkretny, ładnie brzmiący przykład z materiału, ale dotyczy banku, nie warsztatu samochodowego czy biura projektowego. Bałagan w dokumentach u mniejszej firmy wygląda inaczej: to foldery na dysku współdzielonym nazwane „wersja_ostateczna_2”, to faktura, której nikt nie może znaleźć przy rozliczeniu VAT, to umowa z podwykonawcą leżąca w trzech różnych skrzynkach mailowych, z czego dwie należą do osób, które już nie pracują w firmie.

I akurat w tym miejscu polskie dane — niezależne od materiału Iron Mountain — mówią coś ciekawszego niż globalne miliardy. Badanie digitalizacji sektora MŚP w sześciu krajach europejskich pokazuje, że polscy przedsiębiorcy deklarują wysoką świadomość: 87 procent uważa cyfryzację za kluczową dla przyszłej rentowności firmy, drugi najwyższy wynik w zestawieniu. Jednocześnie to właśnie polskie MŚP najsilniej odczuwają bariery w procesie digitalizacji spośród badanych krajów. Świadomość jest, chęci są, ale coś systematycznie się zacina między deklaracją a wdrożeniem — i to jest dokładnie to miejsce, w którym rozmowa o „zarządzaniu informacją” przestaje być abstrakcją korporacyjną, a zaczyna być pytaniem o konkretny proces w konkretnej firmie.

Nie trzeba centrum danych ani zewnętrznego operatora archiwizacji, żeby zacząć. Wystarczy odpowiedzieć sobie uczciwie na trzy pytania: gdzie fizycznie leżą najważniejsze dokumenty firmy, kto ma do nich dostęp, i ile czasu zajmuje znalezienie tego jednego, potrzebnego właśnie teraz. Jeśli odpowiedź na trzecie pytanie brzmi „zależy, kogo zapytasz” — to jest sygnał ważniejszy niż jakikolwiek wskaźnik z raportu robionego dla Fortune 1000.