Skrzynki e-mail – jak robić to profesjonalnie?

Przygotowaliśmy kilka wskazówek dotyczących tego jak profesjonalnie podejść do tematu skrzynek pocztowych.

Jakie wybierać nazwy?

Powinniśmy skupić się na profesjonalizmie. Na pewno warto posiadać pocztę z nazwą [email protected]. Jeżeli prowadzimy firmę, nazwami będą imiona i nazwiska pracowników oraz nazwy poszczególnych działów np. księgowość@domena.pl, [email protected], [email protected].

W jaki sposób zabezpieczać pocztę?

1. Silne hasło

Poczta jest rzeczą, z której często korzystamy. Nie oznacza to jednak, że powinniśmy mieć w tym celu łatwe do zapamiętania hasło. Wygeneruj silnego, losowe hasła, składającego się z dużych, małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych. Nie musisz go pamiętać, w tym celu, możesz skorzystać z menadżera haseł, bądź innego programu do zapamiętywania.

2. Dwuetapowe logowanie

Jest to rozwiązanie polegające na tym, że oprócz hasła, musimy wpisać dodatkowo kod sms, który dostaniemy na komórkę. Takie rozwiązanie chroni nas na wypadek, gdy ktoś „brute forcem” złamie nasze hasło.

3. Szyfrowanie PGP

Często w naszej pracy / wymianie korespondencji mailowej, zdarza się że przesyłamy komuś wrażliwe dane. Mogą być nimi hasła do nowych serwisów, dane klientów, potencjalne umowy, których nie chcielibyśmy upubliczniać. Ostatnim sposobem ochrony, na wypadek pokonania hasła, dwu-etapowego logowania jest właśnie szyfrowanie wiadomości. Na czym ono polega? Generujemy parę kluczy: publiczny oraz prywatny. Kluczem publicznym możemy zakodować wiadomość, a za pomocą prywatnego odkodować. Jeżeli chcemy, żeby ktoś przesłał do nas zakodowaną wiadomość, udostępniamy takiej osobie nasz klucz publiczny, za pomocą którego zakodowuje wiadomość. Gdy wiadomość do nas dotrze, będzie możliwa do odczytu tylko jeżeli ją odkodujemy (podamy hasło dostępowe, do naszego prywatnego klucza, tzw. passphrase). Jeżeli ktoś włamie się na serwer, na którym przechowujemy wiadomości, będą one bezpieczne (zakodowane). Brzmi to skomplikowanie, ale jest wiele wtyczek które ułatwiają szyfrowanie/deszyfrowanie wiadomości. Cała praca sprowadza się do wybrania, czy wiadomość ma być szyfrowana, jeżeli tak, to podania klucza publicznego odbiorcy.

W jaki sposób mogę mieć adres w domenie xyz.pl?

Na początku musimy się upewnić, że nazwa którą chcemy wykorzystać, jest wolna, tzn. nikt nie wykupił takiego adresu domeny. Jeżeli interesująca nas nazwa jest dostępna, musimy ją kupić. Koszt rejestracji domeny wynosi około 15 zł przez pierwszy rok, przedłużenie na kolejne lata, zaczyna się od 50zł w górę w zależności od providera. Warto zwracać uwagę na to, aby dostawca domen nie podnosił ich cen po roku użytkowania. Jedną z firm, na polskim ryku, która zachowuje zawsze stałe ceny jest Cal.pl. Gdy mamy już zakupioną domenę, np. nazwafirmy.pl, to oprócz tego, że możemy postawić na niej jakąś stronę, nabyliśmy prawa do skonfigurowania poczty. Możemy tworzyć profesjonalne adresy: [email protected], [email protected]. Mając domenę z nazwą swojej firmy oraz stosując odpowiednie zabezpieczenia, dajemy sobie gwarancję jakości. Z jednej strony pokazujemy pracownikom jak należy profesjonalnie działać na kontach pocztowych, z drugiej klientom, że nasza praca jest w pełni profesjonalna i że odpowiednio zabezpieczamy wszelkie przepływające przez firmę dane.