Papierowa lawina w firmach – nowy raport o sprawozdawczości

Wyobraź sobie, że musisz wypełnić kilkaset dokumentów rocznie, żeby po prostu legalnie prowadzić firmę. Brzmi jak biurokratyczny koszmar? Według najnowszego raportu Grant Thornton „Sprawozdawczość firm w 2024” to codzienność polskich przedsiębiorców.

„To nie jest abstrakcja, tylko realne obciążenie dla wielu firm” – mówi Beata Tęgowska z Systim.pl. I trudno się z nią nie zgodzić, gdy spojrzymy na liczby.

Kto wymaga najwięcej i od kogo?

Raport analizuje zobowiązania wobec pięciu głównych instytucji: NBP, GUS, skarbówki, ZUS-u i PFRON-u. Łącznie to 324 różne deklaracje. Przy czym skala problemu zależy od tego, czym się zajmujesz i jak duża jest twoja firma.

Małe firmy mogą mieć mniej dokumentów do wypełnienia, ale jak zauważa ekspertka Systim.pl, „nawet niewielka liczba deklaracji wymaga specjalistycznej wiedzy, co przekłada się na dodatkowy czas i koszty”. Dla mikroprzedsiębiorcy każda godzina spędzona nad formularzami to godzina, której nie poświęca na rozwój biznesu.

Co ciekawe, najmniej wymagający jest ZUS – tylko 6 formularzy. Za to NBP może zażądać nawet 384 raportów rocznie od firm prowadzących działalność międzynarodową. Tak, dobrze przeczytałeś – ponad jeden dziennie. To jak praca na drugi etat, tylko że bez wynagrodzenia.

Rekordziści biurokratycznej mitręgi

NBP okazuje się być najbardziej wymagającym urzędem, szczególnie dla firm działających na arenie międzynarodowej. Przedsiębiorcy dokonujący transakcji z zagranicznymi podmiotami mogą być zobowiązani do przesyłania nawet 32 raportów miesięcznie. To prawie 400 dokumentów rocznie!

GUS z kolei nie męczy wszystkich, a jedynie „szczęśliwców” wylosowanych do badań reprezentacyjnych. Natomiast urzędy skarbowe są demokratyczne – wymagają sprawozdań od każdego przedsiębiorcy, od 1 do nawet 115 deklaracji rocznie, w zależności od formy prawnej i rodzaju działalności.

ZUS i PFRON wymagają najmniej dokumentów, ale za to regularnie. Pierwszy oczekuje 6 różnych formularzy, drugi – 12. Przynajmniej w tym przypadku można wypracować rutynę.

Dlaczego toniemy w papierach?

Dlaczego jest tak źle? Raport wskazuje trzy główne przyczyny: nadmierne oczekiwania urzędów, brak komunikacji między instytucjami i niewykorzystanie potencjału cyfryzacji.

„Często te same informacje trzeba raportować do różnych urzędów osobno. To jak opowiadanie tej samej historii pięć razy, tylko za każdym razem innemu urzędnikowi” – trafnie zauważa Tęgowska. Wyobraź sobie, że musisz pięć razy wypełniać formularz ze swoimi danymi osobowymi, bo pięć różnych instytucji nie potrafi się między sobą porozumieć.

Anna Łuńska z Grant Thornton dodaje: „Sama sprawozdawczość jest oczywiście potrzebna dla przejrzystości. Ale jej skala i stopień skomplikowania to już inna sprawa. A do tego dochodzi jeszcze konieczność śledzenia ciągłych zmian w przepisach.”

Cyfryzacja – ratunek czy plaster na ranę?

Jest jednak światełko w tunelu – 99% tych obowiązków można już realizować elektronicznie. Tylko 1% dokumentów wciąż wymaga formy papierowej. Firmy korzystające z nowoczesnych systemów informatycznych znacznie ograniczają ryzyko błędów, a co za tym idzie – czas i koszty.

Ale czy to wystarczy? Cyfryzacja to krok w dobrym kierunku, ale nie rozwiązuje fundamentalnego problemu – nadmiaru wymaganych informacji. To trochę jak zamiana stosu papierowych formularzy na stos formularzy elektronicznych. Łatwiej je wypełnić, ale wciąż jest ich za dużo.

Beata Tęgowska podkreśla, że nowoczesne systemy informatyczne mogą znacząco ułatwić życie przedsiębiorcom. Automatyzacja procesów sprawozdawczych pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów. Ale nawet najlepszy system nie zastąpi zdrowego rozsądku w tworzeniu przepisów.

Co dalej z biurokratycznym labiryntem?

Raport Grant Thornton to nie tylko diagnoza problemu, ale też wołanie o zmiany. Potrzebna jest lepsza koordynacja między instytucjami państwowymi, uproszczenie procedur i wykorzystanie pełnego potencjału cyfryzacji.

Pytanie tylko, czy nie prościej byłoby po prostu zmniejszyć liczbę wymaganych dokumentów? Zamiast cyfryzować chaos, może warto najpierw ten chaos uporządkować?

Na razie przedsiębiorcy muszą radzić sobie sami. Ci, którzy inwestują w nowoczesne rozwiązania informatyczne, mają przewagę. Pozostali tonią w morzu formularzy, deklaracji i sprawozdań, marząc o dniu, gdy państwo zrozumie, że ich czas też jest cenny.