Dyrektywa UE spopularyzuje e-faktury w Polsce

W poszczególnych krajach UE po wprowadzeniu regulacji, administracja będzie zobowiązana przyjmować od wykonawców zamówień publicznych i koncesjonariuszy faktury w postaci elektronicznej i to w standardzie umożliwiającym automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak np. księgowanie czy ewidencja podatkowa. Dzięki automatyzacji obsługi faktur, administracja i przedsiębiorcy będą mogli dość znacząco obniżyć koszty operacyjne.

Czy używanie e-Faktury jest bezpieczne?

O to zapytałem Sebastiana Christowa, Radcę Ministra w Departamencie GospodarkiElektronicznej, Ministerstwa Gospodarki.

„E-Fakturom w szczególności zabezpieczonym certyfikatem kwalifikowanym można zaufać w stu procentach. Są one oparte na infrastrukturze za którą ręczy i odpowiada Minister Gospodarki jako organ nadzoru. Mamy czterech dostawców w Polsce podpisu kwalifikowanego. Bardzo ładnie ujęło tę kwestię Ministerstwo Gospodarki. Dla faktury elektronicznej jednak ważny jest proces biznesowy, jeżeli chodzi o rozliczenia podatkowe to dokument nie musi być zabezpieczony, ważne aby była zabezpieczona ścieżka audytowa, tak aby nastąpiła modyfikacja tych danych. Czego się boimy, to czy ktoś nie podmienił nr konta, albo nie zmienił wielkości kwoty.” S. Christow dodał, że – „w szczególności te faktury wymieniane w systemach poprzez szyfrowane połączenia kiedy ma się do czynienia z już zaszyfrowanym dokumentem to możliwości podmiany (danych – red.) nie ma.”

Konsekwencje dla przedsiębiorców oraz administracji

Po wejściu w życie nowych przepisów, wszyscy przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Administracja z kolei będzie musiała dostosować swoje systemy informatyczne i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi e-faktur.

Należy zwrócić uwagę na dwie kwestie:

1. rozpowszechniony obecnie w gospodarce PDF, jako format e-faktury, nie spełnia wymogu określonego w Dyrektywie;

2. w UE, w tym także w Polsce, nie ma rozpowszechnionych, a tym bardziej dominujących standardów e-fakturowania, które spełniałyby wymogi Dyrektywy.

Czym jest standard faktury elektronicznej?

„Rozpowszechniony dziś format e-faktury (zwykły PDF) w myśl Dyrektywy nie może być uznany za standard, ponieważ  PDF nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznać  zawartych w dokumencie danych, takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwoty netto, VAT, brutto itd. „Spotykana praktyka nazywania e-fakturą generowanego w PDF obrazu faktury papierowej generuje co prawda oszczędności po stronie instytucji wysyłającej. Po stronie odbiorcy pozostaje jednak kłopot z obsługą takiego dokumentu. Wszystkie dane z PDF trzeba przepisać do systemu finansowo księgowego lub ERP, co wydłuża proces, generuje niepotrzebne koszty i nie pozwala na dalszą automatyzację procesów fakturowania i rozliczeń. W skali krajowej generuje to naprawdę spore straty finansowe” – powiedział  Marek Rudziński z firmy Sage.

Jaka jest z popularność e-faktury w Polsce? Tutaj zdania ekspertów są trochę podzielone.

Według Marka Rudzińskiego członka zarządu i dyrektora finansowego SAGE Polska jest na jednym z ostatnich miejsc na liście krajów. Do takich wniosków można dojść po przeanalizowaniu wyników różnych badań.

Dlaczego?

„Ponieważ z jednej strony w obiegu gospodarczym polscy przedsiębiorcy nie zdążyli upowszechnić PDF-ów jako postaci e-faktury. A z drugiej strony, mamy pełną gotowość po stronie dostawców IT do wprowadzenia standardów e-faktury – tzn. takich, które pozwalają w pełni automatyzować obieg dokumentów między kontrahentami. To oznacza, że Polska ma wielką szansę dokonania cywilizacyjnego skoku z ostatnich pozycji na pozycję pierwszą.” – stwierdził Rudziński.

Z kolei po wypowiedzi Sebastiana Christowa, Radcy Ministra można wnioskować że „nie taki wilk straszny jak go malują” oraz, że zmiany w Polsce idą ku lepszemu.

„Działające pod patronatem Ministerstwa Gospodarki oraz Ministerstwa Finansów Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania dokłada starań, by stworzyć w Polsce warunki umożliwiające szybkie i bezkonfliktowe upowszechnienie efektywnego kosztowo fakturowania. Tym bardziej, że jeszcze przed dwoma laty Polska na tle UE była na ostatnim miejscu na liście krajów adaptujących e-fakturę w obiegu Gospodarczym” – mówi Christow.

Do roku 2017 Komisja Europejska ma wypracować oraz zarekomendować jednolity europejski

• standard dla elektronicznego fakturowania w krajach członkowskich. Obecnie trwają nad tym prace. Pozostaje nic tylko trzymać kciuki, aby nie było żadnych opóźnień podczas wypracowywania nowego standardu.