Rewolucja cyfrowa w prowadzeniu KPiR od 2026 r.

– Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia. Ta rewolucja obejmie zarówno przedsiębiorców, w tym także jednoosobowe firmy, jak i biura rachunkowe obsługujące setki klientów – informuje Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl

Podkreśla, że zgodnie z projektem, od początku przyszłego roku, najważniejszą zmianą będzie całkowite przejście na elektroniczne prowadzenie księgi i obowiązek przekazywania danych do urzędu skarbowego. – Pliki te będą przesyłane do urzędów skarbowych w takiej formie po raz pierwszy w 2027 r. wraz z roczną deklaracją podatkową – zaznacza ekspertka. – To krok w stronę większej transparentności i pełnej integracji z systemami fiskalnymi, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) – ocenia.

Jak zauważa Beata Tegowska, nowe regulacje są znaczące i w wielu aspektach rewolucyjne, co oznacza zmianę systemową. – Przedsiębiorcy, którzy do tej pory prowadzili księgowość samodzielnie w arkuszu kalkulacyjnym, będą musieli przejść na zgodne z JPK_PKPiR oprogramowanie. Dla biur rachunkowych i przedsiębiorców wiąże się to z potrzebą zmiany w zakresie oprogramowania, ale również codziennej organizacji pracy – zapowiada ekspertka Systim. – Choć część obowiązków znika, rośnie znaczenie terminowości i poprawności danych przesyłanych do urzędów – dodaje.

Wśród najważniejszych zmian w projekcie rozporządzenia ekspertka ds. księgowości i płac wymienia m.in. szereg modyfikacji, które wymagają dostosowania nie tylko narzędzi, ale i procedur księgowych, w tym np.:

• Usunięcie uproszczonego wzoru KPiR dla rolników z niskimi przychodami,
• Brak możliwości uzyskania zwolnienia z rozporządzenia na wniosek podatnika. – To oznacza pełny obowiązek stosowania nowych przepisów przez wszystkich, których nie obejmują ściśle określone wyjątki – zauważa.
• Odejście od zbiorczych zapisów i zestawień dziennych – zapisy w księdze będą mogły być dokonywane tylko na podstawie pojedynczych faktur. – Ta zmiana wprowadza rezygnację z tzw. „zbiorczych zestawień” faktur sprzedażowych. W efekcie wzrośnie liczba operacji księgowanych w systemie, a to przełoży się na większy nakład pracy lub konieczność automatyzacji – wskazuje ekspertka Systim.pl

• Zakupy na paragon tylko z ograniczeniami – Nie będzie można zaliczyć do kosztów np. materiałów biurowych zakupionych na paragon bez NIP. Wyjątki dotyczą m.in. zakupu paliwa za granicą – wyjaśnia.

• Ujednolicenie terminu wpisów – wszystkie wpisy do KPiR (zarówno przychodowe, jak i kosztowe) mają być dokonywane do 20. dnia miesiąca po zdarzeniu gospodarczym.
• Korekty raportów fiskalnych tylko na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie na odwrocie raportu jak dotychczas.

• Nowe kolumny w KPiR – m.in. na numer faktury z KSeF i NIP kontrahenta.

W opinii ekspertki projekt nie rozstrzyga kilku ważnych kwestii – np. sposobu ewidencjonowania sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT. Jak ocenia, brak przepisów w tym zakresie może powodować niejednolite interpretacje, co może zrodzić np. problemy przy kontrolach.

– Z punktu widzenia praktyka, rekomenduję rozpoczęcie przygotowań już teraz. Warto postawić na dostosowanie systemów, przeanalizowanie procesów zakupowych oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników. Te działania pozwolą uniknąć niepotrzebnego i często kosztownego zamieszania, kiedy na początku roku firmy staną przed koniecznością natychmiastowego dopasowania swojej działalności do nowych przepisów – podsumowuje Beata Tęgowska.

Nowe rozporządzenie to kolejny etap cyfryzacji systemu podatkowego, ale też duże wyzwanie operacyjne. Ministerstwo Finansów prowadzi obecnie konsultacje publiczne.