Radykalne zmiany w fakturach elektronicznych

W opinii specjalistów nowe przepisy spowodują wzrost zainteresowania przedsiębiorców możliwością wystawiania faktur w Internecie i ich przesyłania e-mailem.

Proponowane zmiany podyktowane są z jednej strony koniecznością dostosowania polskiego porządku prawnego do norm unijnych, z drugiej zaś wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z wiosny tego roku. O rozwiązania zawarte w projekcie rozporządzenia od dawna apelowali polscy przedsiębiorcy i firmy oferujące usługę faktury elektronicznej.

 „Funkcjonujące przepisy prawne w zakresie przesyłania i przechowywania faktury w formie elektronicznej nie nadążają za zmieniającą się rzeczywistością. Powodują one wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej i zwiększenie obowiązków administracyjnych po stronie przedsiębiorców. Dodatkowo nie służą promocji rozwiązań innowacyjnych i przyjaznych dla środowiska naturalnego”. – mówi Sebastian Ptak, przedstawiciel firmy Blue Media, oferującej pierwszą na polskim rynku aplikację umożliwiającą szybkie wystawianie faktur online.

Zmiana zasad przesyłania i przechowywania faktur

Opublikowany 7 października 2010 roku projekt rozporządzenia w sprawie „Przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej” wprowadza dwie istotne zmiany, które umożliwią powszechny obieg faktur tradycyjnych w Internecie. Obecnie najlepszym sposobem wystawiania i przesyłania faktur w sieci jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego i podpisywanie nim faktur. Takie rozwiązanie stanowi istotną przeszkodę dla przedsiębiorców z sektora MSP, których nie stać na zakup specjalnego oprogramowania i sprzętu. Zgodnie z projektem rozporządzenia od 1 stycznia będzie można wysyłać zwykłe faktury drogą elektroniczną bez konieczności posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Drugą barierą dla wysyłania faktur przez Internet jest obowiązek ich przechowywania w formie papierowej. Zgodnie założeniami ministerstwa od nowego roku osoby wystawiające i wysyłające faktury przez Internet będą je mogły przechowywać w formie zdigitalizowanej, np. na serwerze.

 Alternatywa dla tradycyjnych metod fakturowania

W opinii przedstawicieli firm dostarczających internetowe rozwiązania fakturujące, wprowadzone zmiany zachęcą przedsiębiorców do skorzystania z tej usługi. Powodem
ma być prosty mechanizm działania i niskie koszty utrzymania. Przykładem elastyczności rozwiązań, jakie dostarcza faktura wystawiona przez Internet i wysłana e-mailem może być natychmiastowe dostosowanie do zmiany stawki VAT z 22  na 23%. Jak dodaje Sebastian Ptak:

„Firmy korzystające z systemów fakturowania online nie będą musiały pamiętać o konieczności zmiany stawek. Zaplecze technologiczne i kadrowe, jakie oferuje Faktura.pl umożliwia wystawienie faktury zgodne z obowiązującymi stawkami podatkowymi już w dniu ich wejścia w życie. W gorszej sytuacji będą z pewnością użytkownicy tradycyjnych programów offline zainstalowanych na firmowych komputerach. W najlepszym wypadku doczekają się oni aktualizacji programu przez Internet, a w najgorszym będą musieli skorzystać z pomocy fachowców, co często wiąże się z dodatkowymi opłatami”.

Przedsiębiorca, który korzysta z fakturowania przez Internet jest w stanie wystawić dużą liczbę faktur i wysłać je do kontrahenta z załączonym linkiem do płatności. Wiele firm świadczących usługi fakturowania online zapewnia swoje autorskie rozwiązania mające jeszcze bardziej uatrakcyjniać ofertę dla przedsiębiorców.

„Faktura.pl oferuje kontrahentom swoich klientów opłacenie dokumentu bezpośrednio po jego otrzymaniu lub w innym dogodnym terminie przez Internet z dowolnego banku. To innowacyjne rozwiązanie ma na celu poprawić płynność finansową użytkowników serwisu. Innym atutem Faktura.pl jest możliwość sprawdzenia, czy kontrahent nie widnieje w rejestrze Krajowego Rejestru Długów. Użytkownicy serwisu mogą też zamówić monitoring płatności dla wystawianych faktur wraz z usługami prewindykacyjnymi”. – kończy Sebastian Ptak.

Kwota jaką ponosi przedsiębiorca za możliwość korzystania z faktury elektronicznej nie jest wygórowana. Roczny abonament w serwisie Faktura.pl wynosi 100 zł.