Efektywne zarządzanie dokumentami

Inter Cars to jedna z najszybciej rozwijających się firm w branży dystrybucji części samochodowych w Europie. Na koniec 2007 roku posiadała ponad 90 filii  w Polsce i 15 oddziałów zagranicznych, w których zatrudnionych było ponad 500 osób.

Tak rozbudowana struktura organizacyjna sprawiała, że mieliśmy problemy z zarządzaniem dokumentami, a zwłaszcza z możliwością łatwego dostępu do informacji przez wszystkich pracowników. Proste wyszukanie odpowiedniej procedury zabierało naszym pracownikom dużo czasu i wymagało konieczności angażowania wielu osób – mówi Kamil Gozdek, Manager Projektu w Inter Cars SA.

MS Office SharePoint Server 2007

Wykorzystując istniejącą, opartą na oprogramowaniu Microsoft infrastrukturę informatyczną, a także  wdrażając nowe rozwiązania tej firmy – platformę Microsoft Office SharePoint Server 2007 – Fild.NET przygotował dla Inter Cars portal intranetowy. Stanowi on scentralizowaną bazę, zawierającą całą dokumentację firmy. W ramach portalu wyodrębniono biblioteki, które służą do przechowywania dokumentów opracowanych przez różne departamenty Inter Cars. Materiały są odpowiednio opisywane za pomocą właściwości (np. autor, typ dokumentu, obszar oddziaływania), co znacznie skraca czas potrzebny na wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Dostęp do danych jest regulowany przez system uprawnień, a połączenie z portalem jest możliwe za pomocą przeglądarki internetowej, nawet poza miejscem pracy.

Dzięki portalowi możemy teraz szybciej znaleźć potrzebne informacje, a pozostały czas poświęcić na wykonywanie innych zadań. Ograniczono wysyłanie dokumentów za pomocą poczty elektronicznej, co odciąża łącza w firmie. Nie ma zagrożenia utraty ważnych danych w przypadku zniszczenia komputera – teraz są przechowywane na serwerze w siedzibie firmy. Użytkownicy mogą też wykorzystać portal do pracy grupowej przy wspólnym tworzeniu dokumentów. Jednocześnie dzięki wykorzystaniu dobrze znanego środowiska Microsoft, portal jest prosty w obsłudze i szybko został zaakceptowany przez naszych pracowników – wylicza zalety wdrożenia Kamil Gozdek.

Oddanie do użytku portalu kończy pierwszy etap projektu, który Fild.NET realizuje dla Inter Cars. Kolejnym zadaniem Fild.NET będzie przygotowanie aplikacji HelpDesk – systemu obsługi zgłoszeń od użytkowników systemów informatycznych, które są wykorzystywane w Inter Cars. Aplikacja również powstanie przy wykorzystaniu platformy Microsoft Office SharePoint Server 2007.