Huddle rooms, czyli nowoczesne sale konferencyjne

Zmieniające się potrzeby pracowników uczestniczących w konferencjach online wynikają z ostatnich wydarzeń na świecie oraz często pracy, w której istnieje nastawienie na mniejsze zespoły składające się z kilku osób. Ale nie tylko to powoduje, że huddle rooms – czyli sale konferencyjne przeznaczone do 6 osób stają się istotnym punktem sprawnie prowadzonej komunikacji w zespole.

Przedsiębiorstwa coraz częściej myślą o reorganizacji przestrzeni do pracy – zmiany dotyczą takich miejsc jak sale konferencyjne mieszczące np. 45 osób. Dlaczego? Głównie dlatego, że te przez większość czasu będą stać puste. Potrzeby pracowników obecnie bardzo się zmieniają: spotkania dwuosobowe (tzw. 1-to-1) ze względu na mieszany charakter wykonywania pracy wymagają dostosowania przestrzeni. Co więcej, sale konferencyjne – nawet, jeżeli zostaną wykorzystane, to najprawdopodobniej nie w pełni – część osób będzie chciała “wdzwonić się” na spotkanie z domu. Praca zdalna to obecnie nie tylko benefit, ale i oczekiwanie pracowników. Dobra kondycja tego modelu wykonywania obowiązków wynika ponadto z tego, że firmy chcą prezentować się jako miejsca “odpowiedzialne społecznie” oraz atrakcyjne dla pracownika. Nie jest więc dziwne to, że huddle rooms zyskują na popularności – wraz z nimi pojawiają się szczególne potrzeby przedsiębiorstw w zakresie komunikacji.
Barometrem zmian w firmach, które odbyły się w ostatnim czasie niech będzie przejście z rozwiązań “lokalnych”, czyli oprogramowania instalowanego na komputerze podpinanego do systemu multimedialnego w sali konferencyjnej na platformy dostępne w chmurze, przeznaczone bezpośrednio do wygodnej i sprawnej komunikacji. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet i wiele, wiele innych ułatwiają przedsiębiorstwom utrzymanie sprawnego przepływu informacji między zespołami i pracownikami. Prowadzenie wideokonferencji za ich pomocą jest proste, przyjemne, a także nie spędza snu z powiek wszystkim, którzy narzekają na żmudną nierzadko konfigurację. Szybkość wykonania połączenia w ramach zintegrowanego z salą konferencyjną systemu jest błyskawiczna.

Nowoczesny huddle room – wiele funkcji w jednym miejscu

Warto mieć na uwadze jeszcze jeden aspekt. O ile sala konferencyjna o dużej pojemności jest idealna w trakcie większych narad, tak należy wskazać na to, że huddle room to wcale nie jest wyłącznie miejsce do prowadzenia wideokonferencji. Mniejsze zespoły mogą tutaj w komfortowych warunkach, z dala od biurowego zgiełku, prowadzić prace nad własnym projektem. Pracownicy mają tu wydzieloną przestrzeń do rozwijania owoców swojej pracy, a także – jeżeli istnieje taka potrzeba – mogą skontaktować się z innym zespołem lub częścią pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie.
Bezsprzecznie nowoczesny huddle room jest rozwiązaniem optymalnym dla pracowników w każdej firmie. Oddzielona przestrzeń wspomaga kreatywność, a obecność innowacyjnych, zintegrowanych z platformami komunikacyjnymi systemów jest ogromnym ułatwieniem. Zastosowane w nich rozwiązania, takie jak Rally Bar Mini w łatwy sposób pozwalają łączyć się ze stroną zdalną, poprzez intuicyjne – znane choćby z komputerów – systemy typu Microsoft Teams. To bardzo ułatwia obsługę tego typu sal – mówi Jacek Kalczyński, High Touch Account Manager VC z firmy Logitech.

W takim huddle room bez problemu można organizować wszelkie spotkania – niezależnie od tego, czy jest to daily lub planowane zebranie “statusowe”. Co więcej, w razie potrzeby, możliwe jest szybkie zorganizowanie wideokonferencji z innym zespołem, który współpracuje nad projektem. Jeśli zachodzi potrzeba skontaktowania się z klientem, partnerem – również można to zrobić za pomocą zintegrowanego systemu.
W trakcie takich wideokonferencji istotne jest również to, aby każdy jej uczestnik był odpowiednio słyszalny i widzialny dla osób “po drugiej stronie”. Systemy, kamery do obsługi wideokonferencji korzystają z możliwości sztucznej inteligencji, która jest w stanie między innymi wyciszać dźwięki będące “szumem”, a skupiać się jedynie na ludzkiej mowie. Ponadto, aktualnie mówiąca osoba jest wykrywana automatycznie i to na niej skupiane jest “oko” kamery. Warto mieć na uwadze takie możliwości jak automatyczne kadrowanie, dzięki czemu obiektyw automatycznie podążą za aktualnym mówcą. Takie rozwiązania zapewnia wspomniany wyżej system Rally Bar Mini, a także kamera wideokonferencyjna Logitech MeetUp, wykorzystując technologie wspierane przez sztuczną inteligencję.

Huddle room – połączenie nowoczesnych technologii i walorów praktycznych

Huddle room to również znacznie łatwiejsza do zorganizowania przestrzeń, która spełnia wiele funkcji w przeciwieństwie do większych sal konferencyjnych. Organizując pracę w biurze należy mieć na uwadze to, w jaki sposób pracują zespoły w naszej firmie i do nich dostosowywać liczba oraz pojemność wszelkich pokoi przeznaczonych do współpracy.
Ekran najlepiej zamontować na ścianie za pomocą uniwersalnych zestawów montażowych (VESA). Najprościej jest ustawić je na “krótszej ścianie” i uwzględniając ich położenie, należy ustawić meble.
Złączone biurka lub stół należy ustawić krótszym bokiem naprzeciw ekranów telewizorów. Jeżeli tworzymy mniejszy huddle room, można pomyśleć o krzesłach / fotelach ustawionych na wprost ekranu, z małymi stolikami przed nimi.
Tablica suchościeralna powinna pojawić się albo obok ekranów, albo na prostopadłej ścianie.
Warto zadbać o odpowiedni przeszklenie huddle roomu lub oświetlenie imitujące światło pochodzące z zewnątrz. W pierwszym przypadku konieczne są dobrze pochłaniające światło rolety. W drugim – możliwość przyciemnienia oświetlenia.
Dostęp do wszelkich złącz powinien zostać zapewniony w zasięgu wzroku oraz rąk pracowników – najlepiej na stole, lub w wyznaczonym miejscu “pod ręką”.
Istotne jest jednak zastosowanie odpowiedniego systemu komunikacyjnego, który podniesie walory użytkowe tej przestrzeni. Systemy pozwalające na zintegrowanie platform umożliwiających prowadzenie wideokonferencji to absolutny “must-have”, szczególnie, jeżeli w firmie aktywnie prowadzone są spotkania online. Bardzo ważnymi beneficjentami rozwoju komunikacji są przedsiębiorstwa, których zespoły są rozproszone po różnych siedzibach oraz często odbywające wideokonferencje z klientami oraz partnerami. Czynnikiem wspierającym dalsze przeniesienie istotności huddle rooms jest także model zdalny wykonywania pracy – wszystko to z uwagi na obecną sytuację na świecie oraz pojawienie się dopracowanych rozwiązań software’owych takich jak Microsoft Teams, Zoom i wiele innych.
Dobrze zorganizowany huddle room może być zatem ważnym wsparciem dla procesów w firmie – komunikacja jest jednym z tych czynników, które należy pielęgnować. Wyzwania, przed jakimi stoją przedsiębiorstwa różnych branż obecnie nakładają na zarządzających przestrzeniami biurowymi obowiązek zwracania uwagi na standard komunikacji między pracownikami. Stworzenie huddle room nie rozwiązuje problemu w pełni – istotne jest również jego wyposażenie.