Kilka rad, które sprawią, że Twoje maile będą czytane

Pokaż swój charakter

Poczta elektroniczna to narzędzie prostej i szybkiej komunikacji. Dlatego też i treść przesyłanych wiadomości powinna być zwięzła.  Zbytnia rozwlekłość przesyłanych treści powoduje, że maile nie są, po prostu, czytane przez adresatów. Postaraj się zatem, by język którego używasz w korespondencji elektronicznej (jak i na stronie interentowej) był żywy – dokładnie taki, jakim posługujesz się na co dzień.

Jeden z moich klientów, przedstawiciel wielkiej korporacji, nie zgadzał się z tą koncepcją. Mówił tak: „Używanie nieformalnego stylu jest sprzeczne z wizerunkiem naszej marki.” Moja odpowiedź? „Jeżeli idzie Pan na wieczorne spotkanie, reprezentując swoją firmę, ubrany w garnitur, podczas gdy wszyscy inni uczestnicy spotkania będa ubrani na sportowo, to czy w ten sposób tworzy Pan właściwy wizerunek własnej osoby czy też firmy?”

Wysyłaj e-maile sformatowane w HTML

Wiele otrzymywanych przeze mnie wiadomości nie zachęca do ich przeczytania. Często z powodu formy zwykłego (plain), niesformatowanego tekstu, który wygląda jakby był napisany starą maszyna do pisania. Ten sam tekst wyglada zupełnie inaczej, jeśli jest sformatowany w HTML-u, dającym możliwość używania czcionek różnej wielkości i w różnych kolorach, a także stosowania tabel, wypunktowań itd. Nawet jeśli używasz pakiet Office 95, to dzięki dostępnym łatom (patch), możesz odbierać wiadomości napisane w HTML. Warto jednak pamiętać, że działy informatyki niektórych dużych korporacji, jak i administracji publicznej odgórnie zezwalają jedynie na zwykły (plain) tekst. W takim przypadku musisz się do tego dostosować. W naszej bazie danych jest mniej niż 10% subskrybentów, którzy życzą sobie otrzymywać wiadomości zwykłym tekstem.

Format HTML w programach Outlook/Outlook Express

W menu Narzędzia kliknij Opcje, a następnie Format poczty w programie Outlook albo Wysyłanie w programie Outlook Express.

Podpisuj swoje wiadomości

Mój program Outlook jest tak skonfigurowany, że automatycznie wstawia podpis do każdej wiadomości.

Jan Zmyślony
Nowatorskie Strategie
tel. (48 22) 575-5359
jan.zmyslony@nowatorskiestrategie.com

Poniżej podaję, jak utworzyć własny podpis w programie Outlook 2003. We wcześniejszych wersjach skorzystaj z pomocy, by zlokalizować polecenia.

• W menu Narzędzia kliknij Opcje, a następnie kartę Format poczty.

• W polu wyboru Format wiadomości zaznacz format, jaki chcesz wybrać dla swojego podpisu (HTML da Ci możliwość wyboru kolorów, czcionek, pogrubienia itd.).

• Kliknij Podpis, a następnie Nowy.

• W polu Wprowadź nazwę dla nowego podpisu wprowadź nazwę.

• W punkcie Wybierz sposób tworzenia podpisu wybierz pomiędzy Rozpocznij z pustym podpisem a Użyj istniejącego podpisu jako szablonu. Kliknij przycisk Dalej.

• W polu Tekst podpisu wpisz  tekst, który ma się znaleźć w podpisie.

• W pole Tekst podpisu możesz również skopiować tekst z innego dokumentu, na przykład Worda.

• Aby zmienić czcionkę lub wyrównanie, kliknij przycisk Czcionka lub Akapit i wybierz odpowiednie opcje. Opcje te nie są dostępne, jeżeli wcześniej wybrałeś format zwykłego tekstu (w programie Outlook Express 6 wybierz z menu Narzędzia polecenie Opcje, a następnie kartę Wysyłanie).

Sprawdzaj, sprawdzaj i jeszcze raz sprawdzaj

Wciąż uczę się na własnych błędach. Nie ma żadnej wątpliwości, że zawsze trzeba mieć włączone sprawdzanie pisowni i gramatyki, ale też wiadomo, że nie zawsze to wystarcza. Nigdy nie dowierzaj tym czerwonym i zielonym podkreśleniom i nie myśl, że zwalnia Cię to z obowiązku edytowania, sprawdzania i ponownego sprawdzania napisanego tekstu. Jeżeli piszesz i wysyłasz biuletyny elektroniczne, radzę z doświadczenia – odczekaj co najmniej kilka godzin, wydrukuj tekst i sprawdź go jeszcze raz. Sam się zdziwisz, ile niepotrzebnego tekstu wytniesz i ile błędów znajdziesz.

Zbieraj adresy e-mail

Zacznij zbierać adresy e-mail w każdy dostępny sposób. Upewnij się, że baza danych ma pole na adresy e-mail. Następnie dopilnuj, by wszystkie formularze zgłoszeniowe, kupony, formularze rejestracji w konkursach zawierały pole do podania adresu e-mail. Niech Twoi pracownicy call center (albo recepcji) pytają wszystkich o adres e-mail. Przy okazji: upewnij się, czy nie naruszasz obowiązujących przepisów prawa. Pamiętaj, że klient musi wyrazić zgodę na otrzymywanie lub poprosić Cię o nadsyłanie informacji.

Opracowano na podstawie materiałów Microsoft

D.M-S.