Koszmar księgowego: rozliczenie faktury od oszusta

Jak wynika z opracowanego przez Unifiedpost Group raportu pt. KSeF. Fakty. Obawy. Wątpliwości, wiedza księgowych na temat zasad działania Krajowego Systemu eFaktur nadal pozostaje dyskusyjna. Większość uczestników badania (70 proc.) nie zdaje sobie sprawy z faktu, że każda faktura przesłana do KSeF, automatycznie będzie trafiać do obiegu prawnego. Ankietowani boją się, że przedsiębiorcy nie zrozumieją zasad działania KSeF i związane z tym niezadowolenie zrzucą właśnie na księgowych. Ale co istotne, większość respondentów nie wie wciąż, że wystawienie faktury w KSeF nie będzie wymagać zgody i akceptacji jej odbiorcy.

Najwięcej wątpliwości w odniesieniu do KSeF budzić może wspomniany już przepis, na mocy którego faktura przesłana do systemu, natychmiast trafia do obiegu prawnego. Wystawca dokumentu księgowego nie będzie potrzebował zgody nabywcy na jej wystawienie, a faktur – nawet, jeśli będą bezzasadne –  nie będzie można po prostu zignorować i odrzucić. Sytuacja ta może sprzyjać wielu nadużyciom i próbom wyłudzenia. Firmy mogą bowiem zostać zalane fałszywymi fakturami, wobec których będą bezradne. Jedynym sposobem obrony przed naciągaczami stanie się skierowanie sprawy na drogę sądową. Księgowi, dopóki nie otrzymają od przedsiębiorcy wyraźnego potwierdzenia, że dana płatność jest zasadna, mogą nie chcieć samodzielnie pobierać faktur z KSeF.

– W jaki sposób Ministerstwo Finansów rozwiąże ten problem? Tego wciąż nie wiemy. Podobnie, jak nie znamy ostatecznego kształtu przepisów, na mocy których zacznie w Polsce obowiązywać KSeF. Prace legislacyjne wciąż trwają – powiedział Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group. – Wcześniejsze przygotowanie do wprowadzenia systemu KSeF pozwoli nam uniknąć nie tylko przykrych niespodzianek prawnych, lecz także problemów z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Mam tu na myśli m.in. potrzebę dostosowania wykorzystywanego w firmie oprogramowania księgowego do technicznych wymogów stawianych przez KSeF. Specyfikę samego systemu poznać można już teraz, dzięki wersji, którą ministerstwo udostępniło rok temu.

Jak zauważa Krzysztof Pulkiewicz, który prowadzi platformę Banqup, obsługę KSeF zapewniają i uzupełniają programy komercyjne. – Oprócz samego fakturowania, narzędzia tego typu zapewnić mogą m.in. funkcję płatności uproszczonych, integrację z bankowym API lub zgodność z przepisami podatkowymi obowiązującymi w innych krajach. Co jednak najistotniejsze w kontekście automatycznego wprowadzania faktur do obiegu – umożliwiają przedsiębiorcom odpowiednie oznaczanie napływających faktur kosztowych, co zdejmuje z księgowych ryzyko rozliczenia faktur niezasadnych, wystawionych przez oszustów – tłumaczy Pulkiewicz.

Prace nad zmianami w ustawie o podatku od towarów i usług, na podstawie których wprowadzony ma być KSeF, wciąż trwają i Ministerstwo Finansów zaznacza, że treść nowych przepisów może jeszcze ulec zmianie. Sejm ma się zająć stworzonym przez resort projektem jeszcze w pierwszym kwartale tego roku, a planowany obecnie termin uruchomienia KSeF wyznaczona na 1 lipca 2024 r.