Papierowe marnotrawienie czasu w biznesie

Polscy menedżerowie w sektorze MŚP wciąż zwlekają z cyfryzacją przedsiębiorstw. Mimo tego, że aż 80% z nich przyznaje, że inwestycje w narzędzia IT wspierają optymalizację procesów biznesowych, to rodzime firmy wciąż toną w stosach papierów. Poszukiwanie ważnych dokumentów firmowych to prawdziwa zmora przedsiębiorstw. Według badań ICM na tę właśnie czynność pracownicy tracą dziennie od 25 do 30 minut, a to daje łączną sumę aż 90 godzin rocznie!  Jak walczyć z papierowym marnotrawieniem czasu?

„Pamiętnik znaleziony w wannie” autorstwa Stanisława Lema, to powieść przedstawiająca wizję świata, który pogrążył się w chaosie z powodu epidemii „papyrolizy”, czyli zjawiska polegającego na gwałtownym rozpadzie papieru. W lemowskim świecie przed katastrofą papier jest jedynym powszechnym i trwałym nośnikiem danych. Jak się okazuje, mimo, że w fantastycznej wizji polskiego autora brak papieru okazał się przyczyną chaosu, to mogłoby się wydawać, że w dzisiejszej cyfrowej rzeczywistości nagła anihilacja światowego papieru nic wielkiego by nam nie zrobiła. Prawda jest jednak nieco bardziej skomplikowana – zwłaszcza w sferze biznesu. Według badań IDC ze stycznia 2016 roku, zdecydowana większość europejskich firm korzysta obecnie z dwóch, równoległych obiegów dokumentów – cyfrowego i papierowego. Na pełną cyfryzację i implementację automatycznych procesów biznesowych zdecydowana jest zaledwie 1/3 przedsiębiorstw. 

Papierowy skład odchodzi do lamusa

Poza oszczędnościami związanymi z oszczędnością czasu i zwiększeniem wydajności pracy, za zarządzaniem procesami biznesowymi (BPM – Business Process Management), opartym na automatyzacji cyfrowej przemawiają co najmniej dwa bardzo istotne argumenty. Pierwszy z nich dotyczy optymalizacji wykorzystania przestrzeni przeznaczonej na archiwizację dokumentów. Tysiące zgromadzonych papierowych kart to koszmar większości polskich biur. Poza tym, że zajmują one sporo miejsca (a ponadto sporo ważą, o czym przekonał się każdy przedsiębiorca zmieniający siedzibę), to potrafią być także siedliskiem drobnoustrojów, zwłaszcza jeśli od ich sporządzenia minęło kilka wiosen i nie są przechowywane w odpowiednich warunkach, które nierzadko generują dodatkowe wysokie koszty. Papier nie należy do najtrwalszych nośników danych, a więc wspomniane złe warunki mogą doprowadzić również do jego uszkodzenia i utraty dokumentów. W ten sposób przechodzimy do drugiego, równie ważnego argumentu – bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

– Obieg dokumentów, który nawet w części nadal polega na przekazywaniu papierowych kopii jest dużo bardziej zagrożony „wyciekiem” danych, lub po prostu ich utratą. W tej sferze szczególną uwagę należy zwrócić na archiwa zwierające dane osobowe, które posiada każda firma. Nieodpowiednie ich zabezpieczenie może grozić poważnymi konsekwencjami, zarówno w sferze finansowej jak i wizerunkowej. – uważa Marcin Krasnodębski Dyrektor Sprzedaży z firmy LoVo, oferującej rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów w firmach.

Sprawa wygląda podobnie w kwestii wypłynięcia na zewnątrz informacji o kontrahentach, budżetach czy strategii firmy. Jak się przed tym chronić?

Optymalizacja czasu i przestrzeni w chmurze

Jak widać, opieszałość polskich menedżerów może mieć negatywne skutki dla ich biznesu. Trudno walczyć z argumentami mówiącymi o zbawiennym wpływie cyfryzacji na optymalizację procesów biznesowych w firmach, zwłaszcza w zakresie przepływu dokumentów. Dzisiejsze możliwości technologiczne pozwalają zastąpić stosy papierów jednym programem, czy aplikacją działającą w chmurze obliczeniowej. – Takie rozwiązania, poza zaoszczędzonym czasem i miejscem, oferują również dużo większy poziom bezpieczeństwa i gwarancję tego, że nikt niepowołany nie otrzyma dostępu do poufnych danych. – twierdzi Marcin Krasnodębski z firmy LoVo. Światowy rynek związany z usługami optymalizacji procesów biznesowych nieustannie rośnie i według prognoz agencji badań marketingowych TechNavio w 2019 roku sięgnie wartości 10 miliardów dolarów. Okazuje się, że również na polskim podwórku funkcjonują już firmy, które oferują usługi związane z Business Process Management, a niektóre z nich przetestowały wcześniej te rozwiązania najpierw na własnej skórze. – Stworzony przez nas system BPM LoVo, który pozwala na optymalizację i automatyzację procesów zachodzących w firmie, powstał w wyniku wewnętrznej potrzeby naszej firmy. Od dłuższego czasu borykaliśmy się z problemem nieustannego przesyłania dokumentów. System po pierwsze był mało wydajny, a po drugie, wraz z rozwojem firmy, stał się po prostu dużym wyzwaniem logistycznym – mówi Krasnodębski z LoVo. Dlatego postanowiliśmy stworzyć infrastrukturę, która pozwoli nam dokonać cyfryzacji części procesów. Zależało nam na tym, aby wspomniana infrastruktura była na tyle elastyczna, aby pozwalała na utworzenie ścieżek dla jak największej ilości elementów codziennego życia firmy, od obiegu faktur, przez procesy rekrutacyjne, po monitoring i tworzenie raportów.

Ratunek w papyrolizie

Z papierowymi dokumentami zawsze było więcej kłopotu niż pożytku. Do niedawna były one złem koniecznym, ale dzięki nowoczesnym technologiom mogą być z powodzeniem zastąpione przez cyfrowe odpowiedniki. Dokonanie tej zmiany wiąże się niestety z konieczną zmianą mentalności kadry kierowniczej i właścicieli przedsiębiorstw. Ci, którzy się na nią zdecydują zyskają w zamian bezpieczeństwo i wyższą wydajność pracowników, a co za tym idzie – przewagę nad konkurencją.